Реферат: Word

Преобразование таблицы в текст происходит в обратном порядке.

Сортировка и проведение вычислений в таблицах.

Сортировка таблиц

            Как правило, таблицы создаются для того, чтобы определенным образом упорядочить данные по столбцам и строкам. Можно изменить порядок строк в заполненной таблице. Элементы таблицы можно упорядочить в алфавитном или цифровом порядке, а также отсортировать их по дате. Например, можно упорядочить записи в таблице, являющейся телефонно-адресной книгой. При этом вначале записи упорядочиваются по фамилии, затем — по дате рождения, и в заключение — по месту проживания (город или улица). Всего для сортировки записей могут быть использованы значения трех столбцов, в каждом из которых вы можете задать направление сортировки — по возрастанию или по убыванию.

Сортировка информации в таблице

-   Выделите строки, которые вы хотите отсортировать, или всю таблицу.

-   Выберите команду Таблица | Сортировка. На экране появится окно диалога “Сортировка”.

-   По умолчанию MS Word предлагает вам упорядочить строки по элементам первого столбца. Если у вас на этот счет имеется собственное мнение, укажите первый столбец, по значениям которого будут сортироваться строки.

-   Из раскрывающегося списка Тип выберите Текст, Число или Дату.

-   Установите переключатель По возрастанию или По убыванию.

-   Если вы хотите использовать для сортировки значения дополнительных столбцов, повторите пп. 3 — 4 с помощью раздела “Затем”.

-   Если в таблице имеется заголовок, который не следует включать в сортировку, установите переключатель Без строки заголовка.

-   Для того чтобы сделать сортировку чувствительной к регистру, нажмите кнопку Параметры, установите флажок С учетом регистра и нажмите кнопку OK.

-   Нажмите кнопку ОК.

Аналогичным образом вы можете упорядочить строки текста или списки, которые не входят в состав какой-либо таблицы. Обязательным условием является разделение текста символами табуляции, запятыми или аналогичными знаками. Вы даже можете отсортировать абзацы текста.

Выполнение вычислений в таблице

-   Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.

-   Выберите команду Формула в меню Таблица. На экране появится окно Формула.

-   Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула.

-   В списке Вставить функцию выберите функцию, необходимую для работы. Например, для складывания чисел выберите SUM.

-   Для ссылки на ячейки таблицы введите их в скобках в формулу. Например, для ссылки на ячейки A1 и B4 введите =SUM(a1,b4)

-   В поле Формат числа введите формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.

Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки можно обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

Функции, используемые полем = (Формула)

В поле = (Формула) можно использовать значения, возвращаемые перечисленными ниже функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок.

Примечание.   Ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов следующих функций:  AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Функция	Возвращает
ABS(x)	Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AND( x;y)	1 (истина), если оба логические выражения x и y истинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE( )	Среднее значений, включенных в список.
COUNT( )	Число элементов в списке.
DEFINED(x)	1 (истина), если выражение x допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE	0 (нуль).
IF(x;y;z)	y, если условие x истинно, или z, если оно ложно. y и z могут быть числами или строками.
INT(x)	Целая часть числа или значения формулы x.
MIN( )	Наименьшее значение в списке
MAX( )	Наибольшее значение в списке.
MOD(x;y)	Остаток от деления x на y.
NOT(x)	0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или 1 (истина), если оно ложно.
OR(x;y)	1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( )	Произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189.
ROUND(x;y)	Значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). x может быть числом или значением формулы.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если x > 0) или –1 (если x < 0).
SUM( )	Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE	1.

Понятие макроса.

Макрос- последовательность операций Word, которую можно записать напрямую или в виде команд языка Visual Basic для приложений. При запуске макроса записанные действия выполняются снова.

Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени  повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

Макросы часто используются для следующих целей:

-   для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

-   для объединения сложных команд;

-   для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

-   для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Создание и редактирование макросов.

Макросы можно создавать двумя способами:

-   в редакторе Visual Basic.

-   с помощью диалогового окна Запись макроса

Первый способ позволяет быстро создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Для изменения инструкций макрос следует открыть в редакторе Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом.

Создание макросов при помощи редакторе Visual Basic.

Выходит за рамки нашего курса впрочем, как и знакомство с основами языка программирования Visual Basic.

Создание макросов при помощи окна «Запись макроса».

Подготовка к записи макроса.

-   Выполните процедуру, записываемую в макрос, установите порядок следования команд.

-   Откройте документ, для которого создается макрос. Если создается макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть основан на  обычном шаблоне.

-   Приведите документ в то состояние, в котором обычно начинаете вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.

-   Определите для себя удобный способ выделения текста и перемещения по нему в процессе записи макроса.

В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С помощью мыши можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и выделять его части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с помощью команд и клавиатуры.

Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения по документу и выделения его частей при записи макроса:

-   Перед записью можно пометить рабочую область закладкой с помощью команды Правка | Закладка. В процессе записи переход к ней осуществляется выбором команды Правка | Перейти.

-   Для перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+F5

-   Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+Home

-   Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End

-   Для выделения всего документа выберите команду Правка | Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A

Запись макроса.

-   Выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Начать запись. 

-   В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

-   Выберите в поле Макрос доступен для шаблон или документ, в котором будет храниться макрос.

-   При желании введите краткое описание макроса в поле Описание.

-   Если макросу не надо присваивать кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, нажмите кнопку OK, чтобы начать запись макроса.

-   Выполните действия, которые следует включить в макрос.

Действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Используйте клавиатуру для записи таких действий, как выделение текста или перемещение курсора. Мышь может быть использована для выбора нужных команд и параметров.

-   Для приостановки записи макроса нажмите кнопку Пауза.

-   Выполните действия, которые не должны быть записаны.

-   Для возобновления записи нажмите кнопку Возобновить запись.

-   Для окончания записи макроса нажмите кнопку Остановить запись.

Если новому макросу будет присвоено имя уже существующего макроса, то последний будет заменен.

Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого типа и удалить его из шаблона «Обычный» используя, диалоговое окно Организатор.

Изменение макросов.

Как уже ранее говорилось изменять, редактировать макрос можно только в редакторе Visual Basic.

-   Выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Макросы.

-   Выберите имя макроса, который требуется отредактировать, в списке Имя.

-   Если имени нужного макроса нет в списке, выберите в поле Макросы из другой список макросов.

-   Нажмите кнопку Изменить. Внесите необходимые исправления, удалите ненужные действия или добавьте инструкции, которые нельзя записать обычным способом.

-   Закройте окно редактора.

Использование макросов.

После записи макроса следует проверить его работоспособность. Для этого в окне диалога “Макрос” выберите записанный макрос и нажмите кнопку Выполнить. Теперь нужно выбрать удобный способ запуска макроса. Можно по своему усмотрению воспользоваться следующими вариантами запуска:

-   Создать специальную кнопку на панели инструментов

-   Создать собственную команду меню

-   Назначьте макросу комбинацию клавиш

Назначение макросу кнопки запуска

-   Если вы находитесь в окне диалога “Запись макроса”, нажмите кнопку Панели. В качестве альтернативного способа выберите команду Сервис | Настройка. Откроется окно диалога “Настройка”, вкладка “Панель инструментов”.

-   В списка элементов Категории выберите Макросы, поскольку требуется назначить кнопку панели для созданного макроса. В списке имен выберите имя созданного макроса. При нажатии мышью на выделенную область появляются очертания кнопки, которые следует переместить на панель инструментов.

-   Если требуется изменить рисунок кнопки, стиль или другие параметры нажмите кнопку Изменить выделенный объект, откроется окно диалога с помощью которого можно внести необходимые изменения.

-   По окончании изменения внешнего вида кнопки нажмите OK. На этом процедура назначения кнопки заканчивается.

Назначение макросу клавишной команды.

-   Выберите команду Сервис | Настройка, нажмите кнопку  “Клавиатура”.

-   В списке Категории выберите Макросы, в списке макросов — макрос, для которого назначается клавишная команда.

-   Нажмите сочетание клавиш, которое хотите присвоить макросу. Назначенное сочетание появится в поле Новое сочетание клавиш.

-   В поле Сохранить изменения в выберите шаблон, для которого создавался макрос.

-   Нажмите кнопку Назначить, затем Закрыть.

Назначение макросу команды меню

-   Выберите команду Сервис | Настройка, перейдите на вкладку “Меню”.

-   В списке Категории выберите Макросы, в списке макросов — макрос, для вы предполагаете назначить команду меню. При нажатии мышью на выделенную область появляются очертания кнопки, которые следует переместить в выбранное меню.

-   Для изменения названия команды меню, назначения ей кнопки и т.п. нажмите кнопку Изменить выделенный объект. Если вы хотите назначить для команды меню оперативную клавишу, установите подчеркивание для одной из букв в имени команды. Для этого поместите перед этой буквой символ  & (амперсант).

Для запуска макроса существует еще один способ. Специально для этой цели предусмотрено поле {MACROBUTTON}. При вставке этого поля в документ макрос запускается двойным нажатием кнопки мыши на поле {MACROBUTTON}. Поле {MACROBUTTON} может быть вставлено с помощью команды Вставка | Поле или вручную.

Удаление, переименование, копирование макросов.

Удаление, переименование, копирование макросов

            Макросы можно удалить, переименовывать и копировать.

Удаление макроса

-   Откройте документ, основанный на шаблоне, к которому относится удаляемый макрос.

-   Выберите команду Сервис | Макрос.

-   Выберите в списке имя макроса.

-   Нажмите кнопку Удалить. На экране появится запрос о подтверждении удаления макроса. Нажмите Да.

-   Нажмите кнопку Закрыть.

Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка, команда меню или клавишная команда, запускающая его.

Макрос, находящийся в открытом окне редактирования, удалить нельзя. Для его удаления следует закрыть окно редактирования, затем поступить так, как описано выше.

Для переименования и копирования макроса используется команда Сервис | Макрос | Организатор.

Переименование макроса.

-   Откройте документ, основанный на шаблоне, в котором содержится макрос, требующий переименования.

-   Выберите команду Сервис | Макрос.

-   Нажмите кнопку Организатор.

-   В списке макросов выберите необходимый.

-   Нажмите кнопку Переименовать.

-   В окне диалога “Новое имя” введите новое имя макроса.

-   Нажмите OK.

-   Нажмите Закрыть.

Копирование макроса из одного шаблона в другой

-   Откройте шаблон, содержащий макрос, который нужно скопировать, и шаблон, в который требуется поместить копию макроса. Для макроса, созданного в обычном шаблоне откройте любой документ, основанный на обычном шаблоне.

-   Если шаблон защищен, то снимите защиту с помощью команды Сервис | Снять защиту.

-   Выберите команду Сервис | Макрос.

-   Нажмите кнопку Организатор.

-   В списке шаблонов и документов окна выберите шаблон, содержащий требуемый макрос.

-   В другом списке шаблонов выберите, тот в который нужно скопировать макрос.

-   В списке макросов выберите копируемый макрос.

-   Нажмите кнопку Копировать. Макрос будет скопирован из шаблона в шаблон.

-   Нажмите кнопку Закрыть.

Если шаблон, из которого требуется скопировать макрос, не появляется ни в одном из этих списков, нажмите кнопку Закрыть файл. Нажмите кнопку Открыть файл, чтобы выбрать нужный шаблон или документ.

Не забудьте сохранить макрос с помощью команды Файл | Сохранить все.

Получение справочной информации о макросах.

            В MS Word имеется обширная справочная информация о макросах. Для получения справки о макросах, выберите в предметном указателе тему “Макрос”, и вам будет предоставлена подробная справка о всех вопросах, касающихся макросов.

            Вы можете получить информацию о конкретном выражении или функции макроса. Для поиска информации о конкретном выражении, аргументе или функции следует воспользоваться командой Сервис | Макрос | Изменить, а в окне редактирования макроса — установить курсор на интересующем вас выражении и нажать F1.