Реферат: Учет операций с ценными бумагами
2.1.6 Отдел учёта движения ценных бумаг
Если в одном организме может быть два нервных центра, то вторым центром в бэк-офисе является отдел учёта движения ценных бумаг. Иметь сбалансированный и достоверный stock-record (так по-английски именуется журнал учёта движения ценных бумаг) - значит, иметь порядок на фирме. Может быть, наилучшая аналогия учёту движения ценных бумаг - это обычный складской учёт, объектами которого являются товары, поступающие на склад, находящиеся там и покидающие его. Торговая организация, не знающая, что творится на её складе, рано или поздно понесёт убытки и разорится. То же самое произойдёт с брокерской фирмой, не ведающей, где и в каком количестве находятся ценные бумаги в данный момент времени.
Возможна ситуация, что какая-либо фирма существует три-четыре года без сток-рекорда и разоряться не собирается. Единственная причина этого - мизерное количество сделок. Российским брокерам просто не знакомы сколько-нибудь серьёзные объёмы. Без сток-рекорда фирма почувствует лёгкое недомогание при десяти сделках в день, удушье - при 50, а при 100 она может испустить дух.
Необходимость держать свой склад в порядке служит важнейшей причиной использования брокерскими фирмами весьма сложной системы счётов. Эта система состоит из трёх частей. Во первых, счета открываются каждому клиенту и контрагенту. Во-вторых, счета присваиваются тем местам, где могут находиться ценные бумаги (“ящик”, сейф фирмы, депозитарий и др.), и даже тем состояниям, в которых они могут находиться (в пути, не получены, не поставлены, потеряны). В-третьих, счета открываются для учёта движения ценных бумаг, купленных и проданных самой фирмой (торговые счета).
Как и при кодировании выпусков ценных бумаг, при разработке этих счетов необходимо учитывать специфику фирмы. Например, весьма недальновидно определить для клиентов бухгалтерский счёт 76 и придать им порядковые номера (76.1, 76.2, 76.3 и т.д.). Счёт как набор символов должен нести смысловую нагрузку, облегчающую контроль за работой брокеров и соблюдением нормативов.
Вот как выглядит один из клиентских счетов крупнейшей канадской инвестиционной фирмы RBC Dominion Securities:
· первые три разряда - для кода регионального офиса фирмы;
· следующие пять разрядов - для числового идентификатора клиента;
· последние три разряда - для кода менеджера счёта;
· специальный разряд - для типа счёта (наличный, наличный управляемый, наличный дискреционный, кредитный и т.д.).
Толковая всеохватывающая система счётов очень важна для эффективного учёта и фиксации ответственности отделов и сотрудников. В отличие от “блоттера” (являющегося амбарной книгой) журнал учёта движения ценных бумаг ведётся в соответствии с принципом двойной записи и по смыслу аналогичен бухгалтерскому балансу. Вместо денег здесь фигурируют количества ценных бумаг. В этом журнале итог подводится ежедневно в виде книги ценных бумаг. Каждый дебет должен иметь равноценный кредит, и наоборот. В противном случае появляется «брейк», дисбаланс. Обнаружив брейк, операционнист обязан как можно скорее “поднять” первичные документы и найти его причину. Чем старее ошибка, тем труднее её исправить. Когда причина ясна, баланс восстанавливается путём корректирующей записи в журнале. Чаще других имеют место следующие ошибки:
· неверная запись по дебету или кредиту;
· запись делается не на том счёте;
· не та ценная бумага поставлена.
Сразу после заключения сделки в журнале учёта движения ценных бумаг открываются позиции сторонам сделки. Количество ценных бумаг заносится в дебет счёта покупателя и в кредит счёта продавца. Эта запись означает, что покупатель должен получить, а продавец - поставить данное количество. Первый имеет дебетовое сальдо (ему должны), второй - кредитовое (он должен). После оплаты и поставки ценных бумаг журнал корректируется: то же количество заносится в кредит счёта покупателя и в дебет счёта продавца. Счета обнуляются, позиции закрываются, никто никому ничего не должен.
На практике такое обнуление скорее исключение, чем правило. Ценные бумаги могут принадлежать клиенту и годами храниться в сейфе фирмы. В счёте клиента будет фигурировать открытая позиция по дебету, а в счёте сейфа - по кредиту до тех пор, пока клиент не распорядится о передаче ему ценных бумаг.
Между конечными пунктами движения ценных бумаг может быть несколько станций и состояний.
Например:
· продавец не поставил сертификат в срок (дебет счёта продавца, кредит счёта “Не получено”);
· сертификат наконец-то получен и отправлен в “ящик” (дебет счёта “Не получено”, кредит счёта “ящика);
· сертификат отправлен из “ящика” в центральный депозитарий (дебет счёта “ящика”, кредит счёта депозитария).
Вот перечень “дебетовых” и “кредитовых” позиций под фирменным углом зрения:
дебетовый остаток;
не поставлено (фирма своевременно не поставила ценные бумаги);
клиринговая компания;
заём (фирма одолжила ценные бумаги у своего клиента или другой организации);
кредитовый остаток;
сейф;
“ящик”;
хранение;
депозитарий;
регистратор;
замена (замена сертификатов при реорганизации эмитента);
не получено (фирма не получила в срок ценные бумаги);
клиринговая компания;
ссуда (фирма одолжила ценные бумаги своему клиенту или другой организации);
банковская ссуда (получена ссуда под залог ценных бумаг);
потеряно (ценные бумаги потеряны);
в пути.
Если, например, счёт депозитария показывает дебетовый остаток, то произошла ошибка: получается, что фирма забрала оттуда больше ценных бумаг, чем поместила.
В маленькой фирме, где весь бэк-офис может размещаться в одном углу комнаты, нет нужды присваивать счёта всем возможным звеньям операционного процесса. Например, достаточно одного счёта для всех кассовых функций. Вообще, как и в бухгалтерском учёте, в учёте движения ценных бумаг следует учитывать особенности организации и пристрастия работников. Главное, чтобы не терялась цель -изо дня в день держать в равновесии журнал учёта движения ценных бумаг.
В маленькой фирме этот журнал может вести один сотрудник с помощью одного компьютера, а то и вручную. В большой фирме, имеющей операционные отделы, возможна локальная вычислительная сеть, а то и центр электронной обработки информации со своим менеджером. Сеть должна охватывать те участки бэк-офиса, которые имеют счета в журнале учёта движения ценных бумаг. Получил кассир сертификат от продавца и тут же ввёл запись; вложил “боксмэн” сертификат в “ящик” и тут же записал операцию и т.д. Весь рабочий день журнал пополняется записями, а вечером трудится центр электронной обработки информации, чтобы на следующее утро были готовы все необходимые отчёты: “блоттеры”, калькуляции, извещения о сделках, сверочные ноты, дневники активности счётов, книги ценных бумаг и денежных средств и т.д.
2.1.7 Отдел дивидендов
Журнал учёта движения ценных бумаг используется и для других целей, например для ведения инвестиционных портфелей и начисления дохода. Если ценная бумага попала в портфель, то клиенту причитается доход (проценты, дивиденды). Заглядывать в каждый портфель, чтобы узнать это, неудобно. Поэтому при начислении дохода клиентам (если он поступает на фирму в силу номинальной регистрации) используется алфавитный перечень выпусков с разбивкой по счетам. Этот перечень - побочный продукт журнала учёта движения ценных бумаг. Указанные в нём количества должны совпадать с итогом инвентаризации сейфа перед начислением дохода. Если расхождений нет, то доход отражается по кредиту клиентских счетов, фигурирующих в перечне.
Стоит ли создавать отдел дивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирма выступает номинальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей, связанных с номинальным владением, то можно создать целый отдел проблем номинального владения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу, как сбор и пересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, не желающих участвовать в собрании акционеров.
2.1.8 Бухгалтерия
Как уже говорилось, после совершения сделки её надо оприходовать. Генерируемые сделкой денежные суммы разносятся по счетам, фиксирующим доходы и расходы будущих периодов. После улаживания эти счета тоже “обнуляются”, показывая, что фирма свои комиссионные получила, с клиентами рассчиталась, налог на операции с ценными бумагами удержан и т.д. Ежедневно приходится учитывать и другие денежные операции: получение дохода, вложение клиентом денег на его счёт, изъятие со счёта, перевод денег с одного счёта на другой.
Для учёта движения денег требуется своя система счетов. Она состоит из обычных бухгалтерских счетов и счетов клиента. Последние выступают как субсчёта первых. Это уже знакомая бухгалтерам область.
Записи в журнале учёта денежных потоков прямолинейны: когда клиент вносит деньги на покупку ценных бумаг, его счёт кредитуется; оплата ценных бумаг отражается по дебету, получение дивидендов и выручки от продажи ценных бумаг - по кредиту, изъятие денег со счёта - по дебету. Как и в журнале учёта движения ценных бумаг, в этом журнале итог подводится каждый день в виде книги денежных средств.
Теперь, когда операции с ценными бумагами учтены с обеих сторон - количественной и стоимостной, можно подготовить ещё один важный документ - справку об активности клиентского счёта. В этом документе перечислены все операции за отчётный период в количественном и стоимостном разрезах, а также приводятся балансовые показатели (портфель ценных бумаг) и некоторые другие полезные для клиента сведения . С принятием “Стандартов внутреннего учёта...” фирмы будут обязаны регулярно отчитываться перед клиентами. Это способствует нормализации отношений с клиентами .
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35
