Реферат: MS Access
· Войдите в режим проектирования запроса, для этого из меню View выберите директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в пиктографическом меню.
· В нижней части окна проектирования, в строке Criteria в ячейке Category Name введите выражение критерия отбора.
После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Access проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам.
Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой “сигма”. Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.
После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы.
С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве программиста.
Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы.
Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.
Наряду с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.
Запросы действия.
С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить данные таблицы, а также актуализировать, добавлять или удалять группы блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset. Различают четыре типа запросов действий: запрос добавления, запрос удаления, запрос актуализации и запрос создания таблицы.
Параметрические апросы.
Часто используются запросы,которые представляют собой незначительно
видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя.
Запросы кросс-таблиц.
Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.
Формуляры.
Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.
Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.
Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора.
· окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.
· Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.
· строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.
· Нажмите кнопку Form Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Form Wizard.
· Выберите AutoForm. Нажмите OK.
В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы, и на основе Ваших ответов Конструктор создаст формуляр.
Если пользователь уверен в том, что сможет самостоятельно спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная ситуация при наличии достаточного опыта), то ему следует создать пустой формуляр и затем внести в него требуемые поля, элементы оформления и управляющие элементы.
· окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.
· Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.
· строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.
· Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр). Access индицирует окно формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и другие элементы.
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов. Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties. Можно также выполнить двойной щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо вывести на экран.
Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.
Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей, который будет виден на экране после обращения к директиве Field List в менюView.
При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Речь идет, например, о командных кнопках, списках, иллюстрациях и пр. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом (полем) в таблице (или запросе), на которой базируется форма.Например, связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет постоянно отображать содержимое “своего” поля активной записи таблицы. Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы управления приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при просмотре прототипа распечатки (режим Preview). В режиме же проектирования они обычно представлены условными обозначениями, зачастую близкими к реальному виду обозначаемых элементов.
Для размещения в формуляре несвязанного управляющего элемента следует вызвать на экран инструментальное меню (View/Toolbox), щелкнув в нем мышью на кнопке с изображением размещаемого элемента и разместить элемент в окне проектирования фиксацией курсора мыши на нужном месте в прототипе формуляра. В результате таких действий в прототип формуляра будет помещен выбранный контрольный элемент с характеристиками по умолчанию. Для создания управляющего элемента “нестандартного” размера после фиксации курсора мыши следует, не отпуская кнопку мыши, переместить ее, обозначив тем самым главную диагональ прямоугольника, охватывающего размещаемый контрольный элемент.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
