Реферат: MS Access

Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access. Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет база данных (database).

База данных  это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы  создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных. Для создания базы данных  необходимо выполнить следующие шаги :

·     Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database  и автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить.

·     В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не сделали.

·     Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list.

·     Нажмите на кнопку  OK.

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window.

Окно Базы данных:

Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием. Все операции такого рода -  операции  управления базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access  или в окне базы данных. Например, операция  открытия базы данных включает следующие шаги:

·     Если необходимо, активизируйте Microsoft Access.

·     Из меню File  выберите директиву Open Database (или щелкните кнопкой Open Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access  высвечивает диалоговое окно Open Database.

·     В строке File Name  выберите соответствующее имя базы данных, предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий Directories list  и соответствующий накопитель в строке Drives.

·     Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При открытии базы данных  можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг  пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской  системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).

Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).

Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать  в меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access  автоматически уничтожает  исходную(несжатую) версию.

Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от  просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database (расшифровать - Decrypt   Database). В появившемся диалоговом окне  выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и  щелкните на кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно  целевого файла,  где следует указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована/расшифрована, то  Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования.

В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной. Для  восстановления базы данных служит директива Repair Database (восстановить базу данных) в меню File. Эту операцию рекомендуется  применять в целях профилактики так как Access не замечает, что база данных была повреждена. В диалоговом окне ремонта нужно ввести имя,  директорию и накопитель поврежденной(или подозреваемой в повреждении) базы данных и нажать кнопку OK. После этого Access займется “починкой” заданной базы данных и спасет то, что еще можно спасти.

Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует закрыть. Для этого:

·     Активизируйте окно базы данных, если это необходимо.

·     В меню File выберите директиву Close Database.

Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на  кнопке  вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl + F4).

Таблицы.

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е. создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.

ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

 Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы  нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:

1.   С помощью Конструктора таблиц.

·     В окне базы данных щелкните на кнопке Table.

·     Выберите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table. 

·     Выберите кнопку TableWizards(Конструктора таблиц).

·     В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в Вашей таблице.

2.   Без помощи Конструктора.

·      В окне базы данных щелкните на кнопке Table (или выберите директиву Tables в меню View).

·     Нажмите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.

·      Нажмите кнопку New Table.

Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы. Оно будет выглядеть так:

 В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.

Access различает следующие типы данных полей:

·     Text   Текстовые поля  содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра Field Size(размер поля).

·     Memo           В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов.  Поля этого типа данных не могут индексироваться.

·     Number         Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).

·     Date/Time     Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от  100 до 9999 года.

·     Currency       В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.

·     Counter         Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных. 

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8