Быстрый поиск

Реферат: Использование Excel

2.6. Формат данных

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек, в котором нужно выбрать вкладку Число.

В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. Рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рисунке из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Рис. 14. Формат числа

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Можно форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке и вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.

Для форматирования расположения текста в ячейке используется закладка Выравнивание в диалоговом окне Формат ячеек.

Здесь Вы можете расположить текст для чтения снизу-вверх, сверху-вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки.

С помощью остальных закладок Вы можете отформатировать шрифт, параметры рамки вокруг ячейки, способы заливки ячейки различным цветом, включить или снять защиту с ячейки.

Рис. 15. Выравнивание ячейки

Стиль представления данных

Пока данных в вашей таблице немного и проблем работы с ними тоже немного, но когда вы войдете во вкус работы с таблицами в Excel, у вас появится естественное желание упорядочить форматы данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата может вызвать серьезные проблемы.

Одним из способов упорядочения данных является введение стиля. Вы вводите телефонные номера — один стиль, заполняете таблицу продаж — другой стиль, вводите данные в телефонно-адресную книгу — третий стиль. После этого для изменения представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные, отображаемые этим стилем, изменятся автоматически.

Рис. 16. Стиль оформления

В понятие стиля входят формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль, как к выделенной области ячеек, так и к любому рабочему листу рабочей книги.

Для создания стиля используется команда Формат | Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога Стиль.

Стили можно создавать по образцу, по определению, копированием из другой рабочей книги. Вы можете определить стиль ячейки, выбрав нужную комбинацию форматов и приписав ей имя. Стиль можно переопределить, изменяя в нем характеристики форматирования ячейки.

В поле ввода Имя стиля выводится имя стиля, который применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили.

Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат Ячеек, в котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После определения стиля в окне диалога Формат Ячеек, нажмите кнопку Добавить для добавления выбранного стиля.

Для копирования стилей из одной рабочей книги в другую нажмите кнопку Объединить и в окне диалога Объединить стили из выберите рабочую книгу, стили из которой вы собираетесь копировать.

Кнопка Удалить удаляет стиль, выделенный в поле Имя стиля.

3. Вычисления в Excel. Формулы и функции

Основным достоинством электронной таблицы Excel является наличие мощного аппарата формул и функций. Любая обработка данных в Excel осуществляется при помощи этого аппарата. Вы можете складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо чисто вычислительных действий с отдельными числами, вы можете обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, средне-квадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

3.1. Формулы

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=“. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

В качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни квадратного трехчлена: ax2+bx+c=0. Они введены в ячейки A2 и A3 и имеют следующий вид:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

=(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

В ячейках A1, B1 и C1 находятся значения коэффициентов a, b и с, соответственно. Если вы ввели значения коэффициентов a=1, b=-5 и с=6 (это означает, что в ячейках A1, B1 и C1 записаны числа 1, 5 и -6), то в ячейках A2 и A3, где записаны формулы, вы получите числа 2 и ‑3. Если вы измените число в ячейке A1 на -1, то в ячейках с формулами вы получите
числа -6 и 1.

3.2. Использование ссылок и имен.

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Имя - это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка | Имя | Присвоить... Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

· Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.

Например, формула “=Активы-Пассивы” гораздо понятнее, чем формула “=F6-D6”.

· При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте — в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.

· После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.

· Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “Присвоить имя”, если активен другой рабочий лист книги.

· Excel автоматическое создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа. Подробной информация о создании таких имен содержится в главе “Базы данных”.

· После того, как имя определено, вы можете:

· Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.

Например, определив имя “Прибыль” как “=$F$12”, можно заменить все ссылки на ячейку $F$12 именем “Прибыль”.

· Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.