Реферат: Использование Excel
Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.
Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
· Числа
· Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)
· Логические значения
· Значения ошибок
· Пустые ячейки
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.
Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию
или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок .
При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.
При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.
Рис. 29. Окно сортировки
Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.
Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа.
Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки”. С помощью этого окна вы можете:
· Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по
· Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв
· Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)
5.5. Фильтрация данных в списке
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.
В Excel для фильтрации данных используются команды
Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для
выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр в ячейках
выделенных заголовков должны появиться новые элементы: . C их помощью можно устанавливать
критерии фильтрации данных.
Рис. 30. Выбор критерия
Рис. 31. Условия критерия
При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.
Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.
5.6. Подведении итогов в базе данных
Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов.
После выполнения команды Данные | Итоги вы можете выполнить следующие операции:
· выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам
· выбрать функцию для подведения итогов
· выбрать данные, по которым нужно подвести итоги
· Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет:
· выводить одну строку итогов по нескольким столбцам
· выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам
· выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки
· скрывать или показывать детальные данные в этом списке
Команда Итоги вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.
Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка)
Номер_функции - это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка.
Номер функции |
Функция |
1 | СРЗНАЧ |
2 | СЧЁТ |
3 | СЧЁТЗ |
4 | МАКС |
5 | МИН |
6 | ПРОИЗВЕД |
7 | СТАНДОТКЛОН |
8 | СТАНДОТКЛОНП |
9 | СУММ |
10 | ДИСП |
11 | ДИСПР |
Ссылка - это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.
Если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ.
5.6.1. Вставка промежуточных итогов
Для каждого товара можно ввести в таблицу промежуточные итоги - суммы по полям: Количество, Сумма закупки, Сумма реализации, Прибыль и среднее значение поля Закупочная цена (руб).
Сначала заполняются поля, содержащие исходные данные: “Наименование”, “Фирма-поставщик”, “цена (руб)” и “количество”. Вычисляемые поля таблицы заполняются формулами. Для создания формулы в поле “цена ($)” и пользуется имя, присвоенное ячейке, содержащей числовое значение текущего курса валюты. Для создания формул в поле “Сумма реализации” и пользуется частичный запрет модификации адреса ячеек (с помощью значка $ перед номером строки), содержащих розничную цену для каждого из товаров.
Промежуточные итоги заполняются через меню Данные | Итоги... | Промежуточные итоги:
Рис. 32. Вывод Промежуточных итогов
Предварительно необходимо выделить область таблицы, в которой Вы собираетесь подводить итоги, включив в нее строку с названиями полей. В приведенном выше примере ‑ это заголовок таблицы ("№ п/п"; "Наименование";..."Валовый доход") и все записи по товарам (запись ‑ это одна строка в таблице, начинающаяся с порядкового номера записи и заканчивающаяся цифрой валового дохода).
1. В списке При каждом изменении в: установить значение “Наименование”.
2. В списке Операция установить значение Сумма
3. В списке Добавить итоги по: отметить элементы: "Сумма реализации", "Сумма закупки", "Количество", "Валовый доход".
4. Взвести флажки: Заменить текущие итоги и Итоги под данными.
5. Такие формулы должны быть записаны в ячейки таблицы:
Таблица 5
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
|
5 |
№ п/п | Наи-мено-ван. | Фирма поставщик | цена' (руб) | цена' ($) | Кол-во | Сумма закупки | Сумма реализац. | Валовый доход |
6 |
1 | Бана-ны | Frutis | 2 |
=D6/ |
200 | =D6*F6 | =F6*I$2 | =H6-G6 |
7 |
2 | Бана-ны | SUMP | 2.32 |
=D7/ |
80 | =D7*F7 | =F7*I$2 | =H7-G7 |
8 |
3 | Бана-ны | Forum | 1.98 |
=D8/ |
165 | =D8*F8 | =F8*I$2 | =H8-G8 |
9 |
4 | Бана-ны | Like | 1.86 |
=D9/ |
320 | =D9*F9 | =F9*I$2 | =H9-G9 |
10 |
5 | Бана-ны | UFO | 2.05 |
=D10/ |
120 |
=D10* |
=F10*I$2 | =H10-G10 |
11 |
средн: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫE.ИТОГИ (1;D6: |
Итого: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;F6: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;G6: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;H6: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;I6: |
||
12 |
6 | Вино-град | Frutis | 4 |
=D12/ |
90 | =D12*F12 | =F12*I$3 | =H12-G12 |
25 |
Итог: | Итог: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;F6: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;G6: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;H6: |
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;I6: |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16