Організація діловодства в музе
p align="left">Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів (додатки 16,18). Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на тимчасове зберігання, видачі на тимчасове зберігання. Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї.
3. 6. Організація обліку інших фондів
Матеріали, які віднесені фондово-закупівельною комісією до науково-допоміжного фонду, оформлюються актом про приймання та заносяться до книги обліку науково-допоміжних матеріалів (додаток 22).
Наукова інвентаризація матеріалів науково-допоміжного фонду не ведеться.
Переведення матеріалів з науково-допоміжного до основного фонду здійснюється за рішенням фондово-закупівельної комісії та за наказом керівника музею. Переведення матеріалів з основного до науково-допоміжного фонду здійснюється за рішенням Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.
Передання матеріалів науково-допоміжного фонду на постійне зберігання іншим музеям здійснюється на підставі дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, для державних музеїв та структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади - для комунальних музеїв.
Передавання матеріалів науково-допоміжного фонду з музеїв на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за наказом Міністерсва культури і туризму України.
У музеях художнього і меморіального профілів використання предметів науково-допоміжного фонду ведеться за правилами використання музейних предметів основного фонду.
Сировинні матеріали вписуються в книгу обліку сировинних матеріалів (додаток 23) на підставі акту про приймання.
3.7. Організація обліку музейних предметів у філіях та відділах
Порядок обліку музейних предметів і колекцій у музейних об'єднаннях, філіях та окремо розташованих від музею відділах проводиться відповідно до загальних вимог.
Питання обліку музейних предметів у філіях музею та в окремо розташованих від музею відділах в кожному конкретному випадку вирішується центральним музеєм. У музейних об'єднаннях облік музейних предметів проводиться кожним музеєм самостійно згідно з цією Інструкцією.
У філіях музею та відділах, розташованих окремо від музею, облік здійснюється в центральному музеї. У філіях та відділах зберігаються: другі примірники актів приймання предметів на матеріально відповідальне зберігання актів приймання та видавання предметів на постійне і тимчасове зберігання науково уніфікованих паспортів на музейні предмети, а також картотеки.
У окремих випадках, якщо філії мають значні зібрання, сформованих протягом багатьох років, то облік музейних предметів здійснюється самостійно. При цьому філії зобов'язані направляти до центрального музею по одному примірнику актів приймання та видавання, а також науково уніфікованого паспорта.
У фондово-обліковій документації, крім шифру центрального музею, проставляється шифр філії.
Щорічні звіти відповідно до установленої форми музейні об'єднання, філії та окремо розташовані відділи подають центальному музею.
3.8. Допоміжні форми обліку та додаткові описи
Допоміжний музейний облік здійснюється для оперативної та наукової роботи з колекціями музею і має переважно довідковий характер. Облік проводиться за допомогою карток та різноманітних допоміжних описів, які юридичних документів не замінюють.
У музеї можуть створюватися такі картотеки: облікова інвентарна топографічна картотека збереженості систематична тематична предметна хронологічна іменна географічна.
Для кращого контролю за своєчасним поверненням тимчасово виданих з музею предметів створюються спеціальні контрольні картотеки актів видавання, систематизованих за датами повернення (за місяцями). На картку записуються: номер акта, дата, кому видано, термін видавання.
Метою додаткових описів є об'єднання музейних предметів та музейних колекцій у групи за тими або іншими ознаками (тематичними, топографічними, систематичними та ін.).
На всі місця зберігання (сейф, вітрина, шафа, стелаж, полиця та ін.) у фондосховищах та експозиційних залах складаються топографічні описи (штандорти) таким чином: порядковий номер, номер за книгою надходжень, номер за інвентарною книгою, номер за спеціальною інвентарною книгою, найменування предмета, кількість та комплектність, примітка. Переміщення предметів відмічаються у графі “примітка” і фіксуються у контрольному талоні, який знаходиться на місці постійного зберігання предмета. У разі зміни місцезнаходження предмета - останній викреслюється з топографічного опису, а в топографічній картці робиться спеціальна позначка. У разі повернення предмета - контрольний талон знищується. Топографічні описи підписуються матеріально-відповідальною особою. Топографічний опис складається у двох примірниках: один залишається у матеріально-відповідальної особи, другий, - прикріплюється на місце зберігання музейного предмета. Обов'язково проставляється дата. Компактною і зручною формою додаткового опису є надрукована в друкарні “Книжка музейного зберігача” .
3.9. Організація звірення предметів з обліково- фондовою документацією
З метою контролю за станом ведення фондово-облікової документації та фактичної наявності музейних предметів музеї щорічно зобов'язані проводити перевірку наявності і стану збереженості музейних предметів і колекцій, звірення їх з актами, книгами надходжень, інвентарними, спеціальними інвентарними книгами та іншою фондово-обліковою документацією.
Звірення музейного зібрання здійснюється у відповідності до затвердженого керівником плану, яким передбачаються черговість, терміни звірення кожної групи зберігання музейних предметів і колекцій.
Музеї з невеликим (до 3000 предметів) зібранням щорічно проводять повне звірення їх наявності. Музеї з великим зібранням щорічно проводять перевірку з окремих груп зберігання предметів згідно з планом.
Звірення музейних предметів і колекцій з фондово-обліковою документацією проводиться комісією у складі не менше трьох осіб, призначеної наказом, і з обов'язковою участю зберігача фондів (матеріально відповідальна особа) даної групи музейних предметів і колекцій.
Підсумки звірення фіксуються в окремих актах, що підписуються головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа) та членами комісії, і затверджуються керівником музею. На підставі актів звірення за групами зберігання складається підсумковий акт про повне звірення наявності всього музейного зібрання, який підписується керівником і головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа додатки 26, 27).
Завершення звірення музейного зібрання обговорюється на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Підсумковий акт, протокол фондово-закупівельної комісії, пояснювальна записка керівника музею в разі втрати предмета і вжиті заходи, висновки реставраторів та інша необхідна документація надсилаються органу виконавчої влади, якому підпорядкований музей для розгляду та затвердження.
Повне звірення наявності основного фонду музею дає можливість упорядкувати основний фонд шляхом звільнення від музейних предметів, які є непрофільними, втратили музейне значення через незадовільний стан збереження, підлягають обліку у науково-допоміжному фонді, номерів помилково наданих двом різним предметам, або навпаки, двох облікових номерів - одному предмету, музейних предметів, які не знайдені, викрадені, втрачені під час аварій. Розмір збитків від розкрадання , нестачі, знищення (псування) музейних предметів і колекцій, в тому числі занесених до Державного реєстру національного культурного надбання, визначається фондово-закупівельними комісіями музеїв (заповідників) на підставі їх оціночної вартості, зафіксованої в актах про приймання на постійне зберігання.
Вилучення зареєстрованих музейних предметів у інвентарній книзі здійснюється лише у разі крадіжки (після закриття справи), невиявлення музейного предмета під час звірення, втрати ним музейного значення на підставі наказу Міністерство культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, за погодженням з Міністерства культури і туризму України.
Для одержання дозволу на вилучення музейних предметів до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи (в залежності від конкретного випадку):
а) клопотання та витяг з протоколу колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
б) витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії музею
в) підсумковий акт про звірення наявності музейних предметів з фондово-обліковою документацією
г) висновок реставратора про стан предмета і неможливість його реставрації
ґ) акт, у якому зафіксовано обставини крадіжки
д) документи про вжиття заходів дирекцією музею до розшуку викрадених предметів, притягнення винних до відповідальності у відповідності до законодавства України
е) документи органів Міністерства внутрішніх справ України про розшук або припинення розшуку викраденого музейного предмета
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
