Організація діловодства в музе

p align="left">В окремих випадках науково-допоміжні матеріали можуть бути переведені до основного фонду (наприклад, точні копії втрачених унікальних предметів).

2.4. Фонд сировинних матеріалів

До фонду сировинних природничо-наукових матеріалів належать:

об'єкти неорганічної та органічної природи, що є наслідком лабораторних досліджень і препарування (шкурки тварин, вологі експедиційні матеріали, зразки сільськогосподарських культур нетривалого зберігання тощо), матеріали, підготовлені для тривалого зберігання та ін.

Сировинні природничо-наукові матеріали (в залежності від наслідків подальшої обробки) реєструють у основному або науково-допоміжному фонді.

Належність предметів до певного фонду підтверджується рішенням фондової закупівельної комісії музею і оформлюється протоколом, який затверджується керівником та скріплюється печаткою музею.

З основного фонду може бути виділений обмінний фонд, який складається із музейних предметів, що не відповідають профілю музею, а також із зайвих дублетних екземплярів (понад п'ять). Музейні предмети з обмінного фонду можуть передаватися на постійне зберіганням іншим музеям в порядку обміну з дозволу (наказу) Мінкультури або для тимчасового користування. Музейні предмети з обмінного фонду при надходженні до музею реєструються як предмети основного фонду, а їх належність до обмінного фонду фіксується в картотеці чи в графі “Примітка” книги обліку. Обмінний фонд як самостійна облікова структура не існує.

З науково-допоміжного фонду також може виділятися обмінний фонд, який фіксується у книзі обліку.

РОЗДІЛ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В МУЗЕЇ

3.1. Облік музейних фондів

Облік музейних предметів і колекцій забезпечує систему збирання даних і реєстрації необхідної інформації (відомостей) про пам'ятки, які є національно-культурним надбанням. Музейні предмети і колекції підлягають музейному обліку, який забезпечує охорону та створює необхідні умови для їх вивчення і використання. Державний музейний облік здійснюється шляхом включення кожного музейного предмета і колекції до державної частини Музейного фонду України.

Усі пам'ятки історії та культури (речові, об'єкти природи, твори всіх видів образотворчого і декоративно-прикладного мистецтва, пам'ятки писемності, фото-, фоно-, кіно-, відеопам'ятки), що зберігаються в музеях і заповідниках, бухгалтерському обліку не підлягають, їх відображення на балансі юридичної особи, в користуванні якої вони знаходяться забороняється.

Музейний облік музейних предметів і колекцій передбачає дві стадії:

первинна реєстрація - облік предметів, які надійшли до музею. Фіксуються основні відмінні ознаки предметів в актах приймання, книзі обліку надходжень (основного фонду) або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів на підставі результатів їх попереднього вивчення (первинної атрибуції)

наукова інвентаризація - облік основного фонду. Фіксуються результати розгорнутої атрибуції музейних предметів в інвентарних та спеціальних інвентарних книгах з метою юридичного закріплення предметів за певною музейною колекцією та охорони наукових даних про предмети.

Основними документами обліку музейних предметів і колекцій є акти приймання і акти видавання, книги надходжень (КН), інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги. Науковий інвентар є найбільш повним за обсягом документом, що характеризує музейний предмет і фіксує наслідки його наукового вивчення. Категорично забороняється зберігання і використання в музеях предметів і колекцій, не оформлених юридичними документами.

Книги надходжень(КН), інвентарні та книги спецобліку до заповнення мають бути пронумеровані, прошнуровані, опечатані печатками музею та центрального органу виконавчої влади для музеїв державного підпорядкування (місцевого органу виконавчої влади для музеїв комунальної власності), завірені підписами головного зберігача, завідувача відділу або матеріально відповідальної особи.

Фондово-облікова документація друкується за встановленими формами (див. додатки) і заповнюється від руки чорною чи синьою пастою, чорнилом або тушшю.

Акти, книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги музею заповнюються розбірливо, чітко, без помилок, підчисток і необумовлених виправлень. Виправлення записів у фондово-обліковій документації допускаються лише на підставі рішення фондово-закупівельної комісії, про що фіксується у протоколі. Виправлення у фондово-обліковій документації робляться червоними чорнилом, тушшю або пастою, помилкові записи закреслюються однією лінією. Нові записи вписуються чітко. Правильний запис вписується над закресленим текстом, затверджується підписом головного зберігача фондів або матеріально відповідальної особи і скріплюється печаткою музею.

Усі суттєві виправлення атрибуції (стан збереженості, розміри, матеріал та ін.), що вносяться до книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг, завіряються особою, яка відповідає за облік на підставі спеціального акта (додаток 14), який підписується керівником або його заступником з наукової роботи, головним зберігачем фондів і реєструється у спеціальній книзі (додаток 19).

Оформлення облікової документації за допомогою автоматизованих інформаційних систем передбачає обов'язкову наявність рукописного примірника книги надходжень. Інвентарні книги і спеціальні інвентарні книги можуть заповнюватися у спосіб комп'ютерного набору за наявності рукописного примірника книги надходжень і паспорта музейного предмета (як зразок для ідентифікації і захисту інформації про предмет, виконаного у електронний спосіб). В роздрукованому вигляді ця інформація має бути в формі тому інвентарної книги чи спеціальної інвентарної книги, ступінь захисту якої визначається цією інструкцією.

Музеї обліковують і зберігають документи, які належать Національному архівному фонду України, та використовують їх згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

Музеї щорічно подають до державних архівних установ відомості про склад і обсяг документів Національного архівного фонду України за формами, встановленими Держкомархівом України (відомості про зміни у складі та обсязі фондів, картка музею, архівний опис).

Відомості про об'єм, склад, зміст і стан документів Національного архівного фонду України вводяться в облікові книги та картотеки основного фонду музею.

3.2. Порядок приймання музейних предметів (на постійне зберігання)

Усі предмети, що надійшли до музею, підлягають обов'язковому документальному обліку. Оформлення приймання і видача предметів здійснюється при їх надходженні або видаванні за відповідними актами. Акт про приймання і акт про видачу є первинними юридичними документами обліку музейних фондів. Зберігання в музеях предметів і колекцій, не оформлених актами приймання, категорично забороняється.

Акти про приймання або акти про видачу предметів заповнюються за допомогою друкарської машинки, комп'ютера, або від руки чорним чи синім чорнилом (пастою).

Акти про приймання складаються за встановленою формою (див. додатки). Якщо на предметі є старі облікові позначення (з виставок, з іншого музею), вони проставляються у графі “Примітка”. Нові облікові позначення, що присвоєні предмету за книгою надходжень, проставляються у відповідній графі. У разі закупівлі або попередньої експертної оцінки в акті про приймання зазначається вартість предмета. Акти підписуються особами, що здають і приймають предмет. Акти затверджують керівник музею або особа, яка його заміщує, скріплюються печаткою музею та видаються особам, які його підписали.

Акти про приймання складаються у декількох примірниках (не менше трьох). Перший примірник залишається у головного зберігача фондів або у відділі /секторі/ обліку другий - передається у відділ, до якого предмет переданий на зберігання або з якого виданий (якщо зберігання відбувається за відділами) третій - особі, яка здала або прийняла предмет. Якщо головний зберігач фондів є матеріально відповідальною особою, перший примірник акта зберігається у керівника. До акта додається історична довідка (легенда) про історію предмета, його походження, час і місце побутування, перебування на виставках та ін.

Якщо предмет потребує особливої атрибуції, до акта додаються висновки експертів, завірені і скріплені печаткою відповідної установи, що проводила його експертизу. У разі надходження до музею матеріалів з археологічних, геологічних та інших експедицій акти про приймання складаються на підставі польових або колекційних описів, або списків предметів, завірених начальником експедиції.

У разі передавання предметів на постійне зберігання їх власником, - спочатку науковий співробітник складає акт про приймання предметів у тимчасове зберігання (додаток 2). Одночасно між власником предмета і музеєм укладаються договори: у разі дарування предмета - договір про дарування (додаток 4), у разі закупівлі - договір про купівлю-продаж (додаток 5), у разі благодійництва - договір про благодійний внесок (додаток 6). Якщо предмет надходить до музею або видається з нього на тимчасове зберігання, укладається договір про схов (додаток 7). У разі організації виставки - договір про організацію і проведення виставки. У разі позитивного рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предмета до музейного зібрання, предмет залишається у музеї на постійному зберіганні, а колишній власник предмета згідно з договором передає музею усі права власності на предмет: майнові, економічні, зокрема й авторські. Договори підписуються обома сторонами. У разі укладення договору між юридичними особами - договір скріплюється печатками обох сторін. Якщо одна сторона договору є фізичною особою, договір складається в присутності двох свідків. Під договором ставляться підписи фізичної особи та двох свідків, з одного боку, і печатка юридичної особи (музею), з другого боку. Без печатки договір не дійсний. Акт про приймання не дійсний без договору.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16