Організація діловодства в музе
p align="left">Предмети зі скарбів, які належать до різних типів і видів музейних предметів і музейних колекцій, систематизуються згідно з класифікацією основного фонду за окремими групами відповідно до складу музейного зібрання і записуються до різних інвентарних книг. Належність їх до скарбів зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”. У графі “Назва та розгорнутий опис предмета” у інвентарній книзі, як і в книзі надходжень, назву предмета починають з головного предметного слова, наприклад: комірець білий, шабля козацька. При потребі зазначається: чучело, модель, сухий препарат та ін.
При описі художніх творів враховується наявність художнього постаменту, окладу, рами, які також вписуються в інвентарну книгу, як і сам предмет.
Опис природничих предметів починається з видової назви українською та, латинською мовами (наприклад: горобець хатній - Passer domesticus) і включає усі дані польових етикеток.
Опис документальних матеріалів починається з даних про автора або укладача документа, а за відсутності таких - з назви самого документа.
Опис фотографії починається з прізвища особи, зображеної на ній (для портрета), та року, до якого належить фотографія. Указується тип зображення (голова, погруддя, поясний, на повний зріст та ін.). Опис фотографій з груповими зображеннями починається із загального найменування групи, далі перераховуються усі зображені на фотографії особи. Опис фотографій, що відтворюють різні події, виробничі процеси, види місцевості, починається з назви сюжету. При описі фотовідбитків і негативів зазначаються, якщо відомо, час і місце фотозйомки та прізвище особи, яка проводила фотозйомку.
Розміри зазначаються в сантиметрах (для графіки, нумізматики) і у міліметрах (для предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння) у такій послідовності:
а) для об'ємних предметів: h - висота, а - ширина, l - довжина /глибина/
б) для прямокутних предметів: h - висота, а - ширина
в) для круглих та еліпсоподібних - найбільший діаметр або d-діаметр (у планах, технічних кресленнях).
Висота скульптури вказується разом з плінтом, якщо вони становлять єдине ціле. Розміри ваз визначаються їх висотою та найбільшим діаметром. Для творів графіки зазначаються два розміри: аркуша та зображення, для творів живопису - розміри підрамника або дошки. Для костюмів - ширина плеч або пояса та довжина.
При встановленні розмірів небажано користуватися м'яким сантиметром.
Графа “Маса” (інвентарна книга, додаток) заповнюється найменуваннями музейних предметів, які містять дорогоцінні метали (у грамах), дорогоцінного каміння (у каратах), дорогоцінного каміння органогенного утворення (у грамах), а також для предметів нумізматики незалежно від матеріалу та для зразків цінних мінералів і великих друз кристалів (у грамах).
Графа “Стан збереженості” у інвентарній книзі заповнюється за схемою: без пошкоджень, задовільний, незадовільний. У графу вписуються усі дефекти: пошкодження, втрати, тріщини, сколи, осипи фарбового шару, відсутність будь-якої частини або фрагмента та ін. Дані про наступні зміни, стану збереженості музейного предмета вписуються в інвентарні книги на підставі акта їх обстеження.
Вартість предмета визначається на підставі Інструкції “Про порядок визначення оціночної та страхової вартості пам'яток Музейного фонду України” від 13.07.98р. № 325, зареєстрованої Міністерством юстиції України 6 серпня 1998р. за № 496/2936 (зі змінами).
Після реєстрації в інвентарних книгах музейних предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, їх обліковують у спеціальних інвентарних книгах.
3.5. Організація обліку музейних предметів
Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються на підставі договору, укладеного між двома сторонами, страхового полісу та з дозволу (наказу) Міністерства культури і туризму України на погоджений термін.
Для одержання дозволу до Міністерства культури і туризму України подаються такі документи:
а) клопотання центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на державній формі власності
б) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
в) клопотання музеїв, юридичних осіб, до яких передаються музейні предмети і колекції
г) гарантійний лист приймаючої сторони
ґ) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і колекції
д) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням: назви предмета, інвентарного номера, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби, стану збереженості, страхової вартості
е) страховий поліс з урахуванням усіх видів ризику на час транспортування та експонування або державні гарантії повного фінансового покриття страхових витрат.
Музейні предмети, які передаються на тимчасове зберігання за межі України, обов`язково супроводжуються реставратором та матеріально відповідальною особою, яка призначається наказом керівника музею.
Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання іншим музеям, юридичним і фізичним особам у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються, та на підставі угоди, укладеної між двома сторонами:
а) за рішенням МКТ України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на державній формі власності
б) за рішенням структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності.
Для одержання дозволу подаються такі документи:
а) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
б) клопотання музеїв, установ, організацій, до яких передаються музейні предмети, що містить гарантію дотримання умов зберігання, експонування та вчасного повернення
в) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети
г) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних і страхової вартості
Музейні предмети, що надійшли в музей на тимчасове зберігання, реєструються у книзі обліку надходжень на тимчасове зберігання (додаток 21).
Передання предметів на тимчасове зберігання, що надійшли до музею, але ще не набули статусу музейних предметів і не зареєстровані у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах, не дозволяється.
Категорично забороняється передання музейних предметів, що перебувають на тимчасовому зберіганні, без згоди їх власника.
Керівник музею має право продовжити термін видавання на тимчасове зберігання, але не більше ніж на рік.
Пакування і передання музейних предметів здійснюється у присутності особи, яка їх приймає та за наявності доручення та гарантійний листа приймаючої сторони. Відправлення і транспортування музейних предметів здійснюється у супроводі матеріально відповідальної особи (представника сторони, яка приймає або передає).
До акта видачі або приймання додаються залізничні, авто- або авіанакладні на відправлення вантажу.
Повернення музеєм предметів, одержаних на тимчасове зберігання від юридичної чи фізичної особи, відбувається за розпорядженням керівника музею, який їх повертає, і оформлюється актом про повернення предметів до фондів музею з тимчасового зберігання (додаток 13), підписаного головним зберігачем фондів, завідувачем відповідного відділу (якщо зберігання здійснюється за відділами), а також матеріально відповідальною особою, під контролем якої зберігалися ці предмети.
Використання музейних предметів з метою копіювання може здійснюватися з науковою, учбовою цілями, а також як авторське. У всіх зазначених випадках ці роботи виконується за згодою музеїв та дозволу органів виконавчої влади, у підпорядкуванні яких вони знаходяться.
Копіювання музейних предметів образотворчого мистецтва студентами художніх навчальних закладів здійснюється на підставі угоди про співпрацю між музеєм і навчальним закладом під наглядом музейних працівників. Копії виконані студентами залишаються в навчальному закладі.
Тимчасове видання творів авторам з метою копіювання здійснюється за згодою музею, на підставі дозволу органу виконавчої влади, у підпорядкуванні якого знаходиться музей та за наявності клопотання місцевого відділення Національної Спілки художників України. У цих випадках складаються акти про тимчасове видання, угода з автором, обумовлюються терміни виконання роботи та повернення твору до музею, розміри авторської копії, яка не може співпадати з оригіналом (більша або менша).
Копіювання музейних предметів, занесених до Державного реєстру національного культурного надбання України з метою їх використання у виставковій діяльності музеїв, погоджується з Міністерством культури і туризму України.
Акти про приймання або видачу на тимчасове зберігання нумеруються порядковими номерами із зазначенням додаткового шифру “ТЗ” роздільно, наприклад: ТЗ № 71. Окремо пронумеровані акти про тимчасове зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
