Організація діловодства в музе
p align="left">є) акт про значні пошкодження музейного предмета. При вилученні музейного предмета із зібрання музею у полі “Примітка” в книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книзі робиться спеціальна позначка із посиланням на назву, номер і дату документа, що дозволяє вилучення предмета. Позначка про вилучення предмета з книги надходжень, інвентарної та спеціальної інвентарної книги завіряється підписами керівника музею, головного зберігача фондів (матеріально відповідальної особи) та скріплюється печаткою музею.
Категорично забороняється використання номерів, які звільнилися після вилучення музейних предметів, для записів інших музейних предметів.
Переведення музейного предмета з однієї інвентарної книги до іншої (наприклад, з інвентарної книги “графіка” до інвентарної книги “акварелі”) і відповідно до зміни його інвентарного номера та шифру проводиться за рішенням фондово-закупівельної комісії музею та за наказом керівника музею за умови, якщо предмет залишається в основному фонді музею. Книги надходжень, інвентарні книги та спеціальні інвентарні книги заповнені до видання цієї Інструкції залишаються дійсними, за умови, якщо вони містять усі необхідні відомості про предмет та належним чином оформлені. Заміна книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг на нові відбувається у виняткових випадках з обов'язкового дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей. Після завершення роботи з переписування старих фондових книг і оформлення порівняльної відомості складається акт про погашення старих книг обліку (додаток № 29). Цей акт і порівняльна відомість розглядаються на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Музеї, засновані на державній формі власності, акти про погашення старих книг обліку, порівняльні відомості разом з випискою з протоколу фондово-закупівельної комісії надсилають до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. Музеї, засновані на комунальній формі власності, вищезгадані документи надсилають на розгляд колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та разом з рішенням колегії - до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. До затвердження акта заміни старих книг обліку фондів на нові чинними вважаються старі книги. В акті заміни старих книг з обліку фондів зазначаються: дата, за чиїм розпорядженням здійснено заміну, причина заміни, а також кількість номерів та предметів, що перенесені до нових книг, кількість номерів та предметів, які були раніше вилучені, кількість номерів, що не зазначені. У разі заміни книг обліку - до них переносяться усі музейні предмети із старих книг, крім тих, які вилучені на підставі відповідних документів. У нових фондових книгах проти кожного музейного предмета робляться посилання на шифр і номер за старою книгою, так само як і в старій книзі проставляються новий шифр і номер. При складанні нових книг обліку категорично забороняється знищення або порушення цілості старих книг. Старі книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги постійно зберігаються в музеях поряд з іншою фондово-обліковою документацією. Акт на погашення старих книг обліку (додаток 29) складається у чотирьох примірниках: перший - залишається у діловодстві музею, другий - закладається у погашену фондову книгу, третій - передається до структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, що затвердив цей акт, четвертий - надсилається до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.
3.10. Зберігання обліково - фондової документації музею
Основні фондово-облікові документи - акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання - підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб.
Основні фондово-облікові документи - акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання - зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому (у неробочий час) приміщенні і стороннім особам не видаються.
Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи.
Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів (матеріально відповідальна особа).
У кінці робочого дня документи обов'язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання.
РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ
4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання
Музейні фонди розміщуються в спеціально обладнаних просторих, світлих приміщеннях, з регульованими системами вентиляції і опалення, відповідати умовам нормативного зберігання, а також сприяти вивченню музейних цінностей і їх різнобічного використання.
Для невеликих музеїв рекомендуються об'єднування та організація окремих сховищ за типологічно-матеріальними ознаками з урахуванням категорій безпечного зберігання для великих музеїв - за тематичними, а всередині - за матеріальними ознаками. Сховища музейних предметів, що відрізняються за категорією біологічної небезпеки, розташовують в окремих групах приміщень.
Сховища мають максимально відповідати вимогам протипожежної безпеки, мати запасні виходи і відповідне протипожежне обладнання. Приміщення сховищ повинно перевірятися органами технічного нагляду з метою визначення припустимого навантаження на підлогу.
У сховищах для тканин, ботанічних, ентомологічних і зоологічних колекцій робоче місце охоронця повинно розміщуватися в окремому приміщенні, ізольованому від сховища.
Сховища повинні бути обладнані ізолятором з опаленням, окремим входом, подвійними дверима та складатися з приміщень:
* для роботи співробітників
* для приймання предметів, розпакування та первинного огляду
* для проведення дезінсекції чи дезінфекції (обов'язково з примусовою вентиляцією)
* для витримування предметів після обробки
* для експонатів, що надходять, де їх розпаковують, розбирають, оглядають і де вони проходять ізолятор та дезкамеру
* спеціальну комору для зберігання господарського інвентарю, пакувального матеріалу та запасу матеріалів консерваційного характеру
Для зберігання експонатів тимчасових виставок повинно бути окреме приміщення, обладнане з урахуванням зберігання предметів різних видів.
Музейне обладнання у сховищах розміщують таким чином, щоб прорізи для вікон і дверей залишалися вільними. Шафи і стелажі в сховищах слід ставити впродовж стін або перпендикулярно до них, залишаючи центральний прохід не менше ніж 2,5 - 3,0 м, а проходи між ними не менше ніж 1,0 - 1,5 м, залежно від глибини приміщення і розмірів предметів зберігання.
З метою усунення локальних застійних зон у фондосховищах необхідно підтримувати достатню циркуляцію повітря: не перевантажувати приміщення предметами, не розміщувати шафи та вітрини безпосередньо біля зовнішніх стін будинку. Стелажі для творів живопису повинні бути підняті від підлоги не менше як на 25 см. Збереження невеликими штабелями, які розміщуються на підставках, дозволяється тимчасово. Треба уникати контакту дерев'яних рам з цементною підлогою, викладеною плиткою, укритою лінолеумом. Неприпустимим є зберігання музейних предметів, загорнутих в поліетиленову плівку.
При підвищеній вологості треба уникати зберігання музейних предметів у щільно зачинених шафах, що стоять дуже близько до стін. Відстань між стінами та обладнанням має бути не менше ніж 10 - 15 см. Забороняється розміщення музейних предметів на стінах чи підлозі з підвищеною вологістю. Обладнання для зберігання музейних предметів у сховищах роблять із металу або сухої деревини, обробленої антисептичною речовиною.
Дерев'яне обладнання періодично оглядається для своєчасного виявлення шкідників.
Для розміщення предметів різних категорій використовуються різні типи меблів (див. відповідні розділи цієї Інструкції за категоріями матеріалів).
Обладнання бажано максимально стандартизувати за видами музейних предметів, групуючи за вимогами світлового, температурно-вологісного та біологічного режимів.
При зберіганні музейних предметів забезпечується їх ізоляція від підлоги на відстані не менше ніж 15 см, від бічних поверхонь у середині обладнання - не менше ніж 3 - 5 см, така сама відстань - між музейними предметами. Полиці в шафах мають легко зніматися, протиратися установлюватися на різній висоті.
Для зберігання дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння у сховищах установлюються металеві сейфи, що цілодобово підключені до приладу охоронної сигналізації.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
