Коммерческое бюджетирование

p align="left">Составление бюджетов это достаточно сложный и трудоемкий процесс, поэтому в нем зачастую не избежать ошибок и неточностей. При этом стоит учитывать, что на данный период времени система бюджетирования ООО «Сибирский Коммерческий Центр» нельзя назвать достаточно автоматизированной.

Любое планирование основывается на анализе фактических данных, т.е. на бухгалтерской информации. По идее, здесь в простых случаях может хватить энтузиазма работников и возможностей электронных таблиц (например, Microsoft Excel) для составления плана. Тем самым можно в принципе решить одну из главных задач бюджетирования - формирование бюджета. Именно такой способ и применяется на данный момент в ООО «Сибирский Коммерческий Центр».

Но при этом варианте другая, не менее важная задача сопоставления плана с фактом и анализа отклонений представляется весьма затруднительной. Да и возможности корректировки такого бюджета весьма ограничены (равно как и анализ чувствительности показателей). Большей частью такого бюджетирования становятся множественные и скрупулезные расчеты разнообразных показателей, а также поиск неизбежных ошибок, так как электронная таблица не сможет даже подсказать, где они возможны.

Другим важным моментом является безопасность информации. Ведь бюджет, составленный на краткосрочный или долгосрочный период, представляет собой коммерческую тайну. Обеспечить ее защиту в электронных таблицах затруднительно.

Таким образом, такое бюджетирование не слишком то выгодно для предприятия и часто расходы превышают экономический эффект.

Выход из сложившейся ситуации заключается в использовании для бюджетирования специального программного продукта, обладающего достаточной гибкостью для надстройки под конкретное предприятие.

Не смотря на различные отраслевые и другие особенности, процесс бюджетирования на самых разных предприятиях обладает определенными общими правилами, которые позволяют создать программный продукт его автоматизации, регулирующий все необходимые функции и настраиваемые для каждого предприятия. Эти принципы заключаются, в первую очередь, в методе моделирования деятельности предприятия и в функциональном подходе к бюджетированию.

Медель - ядро всей системы автоматизации бюджетирования, которое определяет все потенциальные возможности системы и накладывает ряд непреодолимых ограничений на пользователя. Так, например, набор связанных электронных таблиц Excel тоже модель, естественными ограничениями которой являются число таблиц, их формат и связи между клетками.

Функциональный подход к бюджетированию заключается в следующем. Любое предприятие в каждый период можно представить набором определенных характеристик, таких, как объем продаж продукции, нормы переменных затрат, остаток денежных средств на расчетном счете и т.д. Причем эти характеристики могут быть связаны сложными отношениями.

Подобные соотношения (или связи) заранее неизвестны, а значит, входят в модель предприятия и так или иначе вводятся пользователем. Функциональный подход к бюджетированию позволяет легко описать все связи. Для этого необходимо представить плановые характеристики предприятия как результат определенной деятельности предприятия, как части его процессов. При этом данные процессы можно формировать с разной степенью детализации. Например, все цикл товарооборота продукта можно представить одним процессом, а можно разбить на отдельные стадии. Ясно, что в первом случае не будет никакой возможности получить информацию о том, что происходит внутри этого процесса.

Таким образом, в рамках функционального подхода запрещено планировать характеристики, не связанные ни с каким процессом.

Данный способ моделирования деятельности предприятия достаточно эффективен, так как множество возможных характеристик значительно больше множества процессов, т.е. многие совсем разные на первый взгляд характеристики сходны по оказываемому влиянию (действию) на другие характеристики. К тому же функциональный метод позволяет назначить процесс (а значит, и человека), ответственный за определенное изменение той или иной характеристики, что позволяет контролировать планирование деятельности предприятия на более высоком уровне.

Минимальные требования, предъявляемые к системе автоматизации бюджетирования, следующие:

обеспечение информационной безопасности;

наличие открытого интерфейса (возможности интеграции);

стандартные требования;

функциональные возможности (OLAP).

Итак, рассмотрим перечисленные требования подробнее.

Под безопасностью следует понимать наличие сразу нескольких факторов:

разграничение прав доступа к информационным ресурсам (базам данных);

защита от несанкционированного доступа;

отказоустойчивость баз данных;

обеспечение сохранности информации при различных неполадках оборудования.

Разграничение прав доступа к информации баз данных для сотрудников организации необходимо не столько для сокрытия определенной информации от некоторых из них (что иногда также необходимо), сколько для удобства работы и собственно безопасности системы. Ведь чем больше у сотрудника прав (в доступе к ресурсам), тем больше у него потенциальных возможностей что-то сломать.

Защита от несанкционированного доступа подразумевает комплекс мероприятий, направленных на недопущение пользователей (внутренних или внешних) к тем данным, права доступа к которым у них нет. Меры по обеспечению данного вида безопасности должны носить регулярный характер. Степень защиты будет зависеть как от программного обеспечения, так и от действий, предпринимаемых руководством организации.

А вот отказоустойчивость системы, т.е. ее застрахованность от возможных системных ошибок, способных нежелательным образом изменить информацию или доступ к ней, почти полностью зависит от программного обеспечения. Эта безопасность должна осуществляться на всех уровнях системы, начиная с операционной системы.

Обеспечить сохранность информации при неполадках в оборудовании можно регулярным копированием баз данных на съемные носители информации. Кроме того, известно много аппаратных решений этой задачи, например, установить на компьютер два жестких диска.

Наличие открытого интерфейса.

Для систем бюджетирования в первую очередь подразумевается интеграция с бухгалтерскими программами, которые уже активно применяются в ООО «Сибирский Коммерческий Центр».

На первый взгляд бюджетирование имеет далекое отношение к бухгалтерским данным, так как оперирует плановыми величинами, а бухгалтерия - фактическими. На самом же деле базы данных бухгалтерских программ просто необходимы для эффективного выполнения следующих функций бюджетного процесса:

планирование элементарных показателей (выполняет на основе информации за длительный промежуток времени);

контроль исполнения плана, а также выявление причин расхождения плана и факта.

Если посмотреть на проблему интеграции с чисто технической стороны, то можно отметить тенденцию всех производителей программных продуктов к облегчению возможностей межпрограммного взаимодействия на всех уровнях. Для этого разрабатываются новые стандарты, новые технологии, обеспечивающие универсальные механизмы обмена информацией. Одним из шагов на пути к достижению этих целей было создание и стандартизация языка SQL (Structured Query Language (структурный язык запросов)), другим - широкая распространенность языка и формата XML (Extensible Markup Language - расширяемый язык разметки), который является стандартом в обмене информацией. Современная программа, использующая эти стандарты, называется программной с открытым интерфейсом.

Открытый интерфейс - это новое требование к программам, которое свидетельствует о возможности интеграции данного приложения с другими (тоже обладающими открытым интерфейсом), удовлетворяющими этому требованию.

Необходимо упомянуть также еще о двух требования, которые относят к стандартным:

удобный и понятный пользовательский интерфейс;

гибкость в настройке систем для нужд предприятия.

В то же время нет современных программных продуктов, которые бы не удовлетворяли данным требованиям.

Однако, немного остановимся на втором требовании - гибкость. Здесь разработчики некоторых систем доходят до того, что придумывают собственный метаязык, описывающий настройки данной программы. А поскольку этот метаязык далек от совершенства, то обычному пользователю бывает весьма трудно изменять эти настройки. Соответственно, такие программы использовать нецелесообразно.

Говоря о функциональных возможностях, следует иметь в виду, что минимальные требования кним больше относятся к экономической сфере, нежели к технической, и будут зависеть от конкретного предприятия.

При составлении бюджетов используются таблицы, но на самом деле информация представлена многомерным кубом, а таблицы лишь срезы (проекции) этого куба. Такая информация (таблицы) должна формироваться оперативно. Технология, которая реализует такую возможность в программе, называется OLAP (On-Line Analytical Processing - аналитическая обработка).

Система бюджетирования должна реализовывать технологию OLAP. Для полноты картины следует отметить, что OLAP в значительной степени относится и к применяемой базе данных, поскольку для ее эффективного применения необходимо построить базу данных таким образом, чтобы время, затрачиваемое на извлечение нужных данных, было минимальным. В противоположность этому есть системы OLTP (On-Line Transaction Processing - обработка трансакций в реальном времени), для которых важнее быстро (в реальном времени) добавлять, удалять, либо изменять данные (проводить трансакции) вместо быстрого формирования отчетов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16