Дипломная работа: Автоматизированная система утверждения электронных документов на основе MS SharePoint 2007
1. Сотрудник создает первую версию документа.
2. Документ передается для визирования и рецензирования сотруднику, первому в списке рецензентов.
3. Документ возвращается с замечаниями (для внесения изменений) или с визой. Если документ утвержден, происходит возвращение к шагу 2 для следующего сотрудника из списка рецензентов. Иначе выполняются следующие шаги.
4. На основе замечаний автором документа создается следующая версия документа.
5. Переход к шагу 2 для сотрудника, первого в списке рецензентов.
Производимая работа направлена на создание автоматизированной системы утверждения документа для АГТУ. Для учреждения такого масштаба, включающего в себя более 35 отделов и более 60 кафедр, проблема управления документооборотом весьма актуальна, поскольку в процессе документооборота принимает участие больше количество сотрудников ВУЗа. Это не только научно-педагогический (профессорско-преподавательский состав, научные работники), но и инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный, учебно-вспомогательный персонал. Виды документов, составляющих документопотоки в АГТУ, разнятся как по способу фиксации информации, так и по способам согласования, степени гласности, юридической силе и многим другим параметрам. Вот некоторые виды документов:
· учебные планы;
· графики учебного процесса;
· докладные и служебные записки;
· заявления (на увольнение, на трудоустройство, пр.);
· трудовые договоры и договоры на оказание услуг;
· приказы;
· уставы, инструкции и т.д.
Для каждого документа установлен свой порядок визирования. Большая часть документов визируется сотрудниками АГТУ в порядке возрастания полномочий их должностей; при этом визирование должно производиться строго последовательно. При отсутствии сотрудника соответствующей должности виза ставится его уполномоченным заместителем. Так или иначе, все документы пишутся на имя ректора АГТУ и визируются им в последнюю очередь. Так как процесс автоматизации всего документооборота чрезвычайно велик и не укладывается в рамки дипломного проекта, в качестве процессов для автоматизации были выбраны процессы утверждения учебных планов и графиков учебного процесса. Учебные планы в АГТУ визируются в следующем порядке:
1. заведующий кафедрой;
2. директор института или декан факультета, за которым закреплена кафедра;
3. начальник учебного отдела;
4. проректор по учебно-методической работе;
5. ректор.
Графики учебного процесса в АГТУ визируются в следующем порядке:
1. директор института или декан факультета;
2. заведующие кафедрами, которые закреплены за институтом/факультетом;
3. начальник учебного отдела;
4. проректор по учебно-методической работе;
5. ректор.
При изучении неавтоматизированного процесса утверждения документов были выявлены следующие недостатки:
· невозможность версирования документов;
· ненаглядность процесса утверждения;
· возможность утери, порчи документа.
При наличии же автоматизированной системы согласования процесс визирования станет наглядным, появится возможность версирования документов и отслеживания перемещений документов между сотрудниками, принимающими участие в документообороте. Это станет возможным за счет репозитария с возможностью хранения информации о дате, времени внесения изменений, а также об авторе изменений. Автоматизированная система позволит рассылать оповещения пользователям о том, что документ ожидает рецензии пользователя, или о том, что документ был утвержден. Также потребуется разработать модуль интеграции для взаимодействия с уже разработанными системами.
При анализе предметной области были выявлены следующие аналоги, наиболее популярные в России:
· «ДЕЛО» - «Предприятие»:
Комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.
Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – назначение штрих-кодов документам, печать штрих-кодов (при наличии соответствующего оборудования);
· «Босс» - «Референт»:
Система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Система нацелена на автоматизацию традиционного документооборота, преимущественно для повышения эффективности работы с заявками.
Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – реализация совместной работы;
· «Евфрат» - «Документооборот»:
Система предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами, документами организации.
Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – генерация отчетов и статистики по документообороту.
Сравнение аналогов приведено в табл. 1.1.
Таблица 1.1
Сравнение аналогов
|
Название системы |
Интегра-ция с пакетом MS Office |
Интуитивно понятный интерфейс |
Доступ по web |
Возможность доработки системы штатным персоналом |
Возможность разработки модулей интеграции |
|
Босс «Референт» |
- | + | - | - | - |
|
Дело «Предпри-ятие» |
- | + | - | - | - |
| Евфрат «Докумен-тооборот» | + | - | + | - | - |
Стоимость систем колеблется в пределах от 50000 до 68000 рублей за 80 копий (без учета стоимости БД). Серьезными недостатками приведенных аналогов являются невозможность доработки силами штатных специалистов, невозможность удаленного доступа через веб-интерфейс, невозможность разработки модулей интеграции в ранее установленное программное обеспечение. Также, учитывая необходимость обучения персонала, настройки и установки каждой копии программы, доработки систем под индивидуальные особенности АГТУ, стоимость вырастет в несколько раз. Преимуществом разрабатываемой системы должно стать исключение этих недостатков: возможность разработки модулей интеграции в уже существующие системы, разработка процессов утверждения, требующих минимального вмешательства пользователя, возможность настройки системы силами штатного состава специалистов.
Необходимо разработать автоматизированную систему, автоматизирующую процессы утверждения учебных планов и графиков учебного процесса, и модуль интеграции для взаимодействия с программой «Редактор учебных планов». Создаваемая система должна позволять сотрудникам отслеживать этапы процесса в течение времени, производить поиск документов, назначать задачи пользователям, предоставлять возможность централизованно хранить документы, а также иметь возможность сохранения версий одного документа (версифицирование).
Также среди функций, предоставляемых системой, должны быть функции задания разрешений на директории и файлы, ролевая политика безопасности.
Целью дипломного проекта является разработка проекта и создание автоматизированной системы утверждения учебных планов и графиков учебных процессов, изучение структуры и принципов работы с документами в АГТУ, изучение технологии утверждения учебных планов и графиков учебного процесса, а также интегрирование в уже существующую систему редактирования учебных планов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
