Выставки - (курсовая)
p>• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции3. 17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок
Сценарий съемок и фоторепортажей
3. 18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год
Заявка и рекламные материалы на следующий год
3. 19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут) План тематических экскурсий и посещений
3. 20 Подготовка материалов
к раздаче среди участников деловой
программы
Папка участника деловой программы”:
программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция 3. 21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки
Организационный план работы сотрудников на выставке
IV. Проведение выставки
Организационные мероприятия
Документальное обеспечение
1. Застройка
Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т. д. )
Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона
Организация сервис-бюро
Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы)
“Папка экспонента”
2. Рабочие дни выставки
Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР
Реализация деловой программы:
Регистрационные листы
Социологическое исследование
Отчетные и рекламные материалы мероприятия
Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест) Регистрация участников, раздача материалов
Ведение протокола
Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы
Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия Подготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона
Программа дня
Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки
Работа сервис-бюро дирекции
ксерокопирование
фотография
ламинирование
Р/С, машинопись и т. д.
Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы)
Обеспечение работы VII5зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций)
Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне
Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке
Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение
Наборы рекламной продукции
Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра
График объявлений и тексты
Организация графика встреч официальных лиц и партнеров
База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами
Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования)
Результаты социологического исследования
Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т. д. )
Организация видео- и фотосъемки
Видео-, фотоматериалы
Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года
Заявки на участие в выставке следующего года
Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ
Договора и протоколы о намерениях,
3. Демонтаж выставки
V. Подведение итогов выставки
5. 1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком
Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком 5. 2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами Заявки на участие в выставке следующего года
5. 3 Подготовка Официального отчета дирекции:
Официальный отчет проекта
Комментарий. Официальный отчет включает в себя:
• введение
• экспозиционная информация; общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.
• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы • отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта
• результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту
• приложения (состав рабочих органов, Распоряжения Правительства по выставочному проекту, положения о конкурсах, заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др. )
• резюме
Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку.
5. 4 Подготовка дайджеста прессы Дайджест прессы
5. 5 Обработка видео и фото материалов выставки
Монтаж
видеоматериалов и электронных демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки
5. 6 Формирование “музея” проекта
Пакет рекламно-информационных материалов проекта, сувениры, отклики, и т. д 5. 7 Обработка материалов социологического исследования
5. 8 Подготовка Архива проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства, ассоциации и организации)
документация внутренняя и внешняя (официальные бумаги
письма и т. д. )
сметы, программы и др. материалы
Социологическое исследование рынка Архив проекта
Часть II. Структура мероприятий деловой программы выставки
Современная выставка —многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту“профессиональную”составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.
Для компаний-организаторов деловая программа выставки — инструмент “принудительного” привлечения целевой аудитории. Официальные мероприятия
К официальным, “протокольным” мероприятиям относятся:
церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой степени), визиты официальных лиц. официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т. д...
Профессиональные мероприятия
Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:
А) Конгресс — “съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения”). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс
Б) Форум — “массовое собрание, съезд”. По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями). В) Конференция- “большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп”. Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке. Г) Совещание- “заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса”. Целесообразно “подтягивание”к выставке отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки— профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию. Д) Семинар-“групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации”. Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено Распространенный тип делового мероприятия на выставке
Е) Симпозиум- “совещание, конференция по специальному научному вопросу”Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию Ж) “Круглый стол”-обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию Принцип организации равноправие участников
3) Заседание профессионального клуба, объединения, союза
И) Специальные показы-используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях
К) Специализированные салоны (аукционы, смотры)
Конкурсная программа
