Выставки - (курсовая)
Выставки - (курсовая)
Дата добавления: март 2006г.
ВВЕДЕНИЕ
Выставки —эффективный ресурс для организации и проведения социо-культурных и маркетинговых исследований, т к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.
Ценность исследований на выставках состоит атом, что они, с одной стороны, : • дают возможность получить богатый объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях,
• позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных
• поскольку многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число так трендов может достигать значительной величины;
• исследования на выставках позволяют определить новые тенденции в развитии рынка, выявить образовавшиеся лакуны и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными. Участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информации;
Часть I. Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта Каждый выставочный проект в ходе подготовки “обрастает”огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Т. о. , подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота. Организационный план- эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки
Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки). Организационный план выставочного проекта
Организационный план выставочного проекта “делит” время подготовки и проведения выставки на 5 этапов : • подготовительный этап
• “запуск” выставки “финишная прямая” " проведение выставки • подведение итогов выставки
Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения. Ряд из них подробно рассматривается в отдельных главах, другие содержат комментарии непосредственно в документе. I. Подготовительный этап
Организационные мероприятия
1. 1 Разработка концепции выставочного проекта
Документальное обеспечение
Концепция выставочного проекта
Комментарий. При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы: " готовность рынка /отрасли к проведению данного проекта
• наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки • наличие аналогичных выставочных проектов
Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, “живой работы” на конкурентных выставках. Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть“прозрачной”. В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей. В концепции необходимо отразить:
• обоснование “содержательной” состоятельности проекта для рынка • уникальные стороны проекта
• тематико-экспозиционный план выставки, принципы
организации экспозиции, партеры по организации
экспозиции " структуру экспонентов выставки
• мероприятия деловой программы выставки (протокольные
мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы)
• подпрограммы и сопутствующие мероприятия
• конкурсную , презентационную программу
• медиа- план, план РР работы, структуру Ргоmotion
• рекламное обеспечение
• инфраструктурное обеспечение
Документ, разработанный по такому плану, является “сеткой”для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и“обкатки” проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри.
1. 2 Анализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв. м. выставочной площади
Экспертное заключение
1. 3 Заключение договора на аренду выставочной площади
Договор аренды
1. 4 Заключение договора на застройку с генеральным подрядчиком Договор о застройке
1. 5 Подготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проекта
Состав
Организационного
комитета
1. 6 Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет)
Константы фирменного стиля выставки
1. 7 Подготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставки
Информационное письмо, программа мероприятий
КомментарийИнформационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма— не более 2 страниц.
1. 8 Подготовка заявочной документации по проекту
Бланк заявки-договора
Комментарий. Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.
Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам: тематический рубрикатор
классификатор продукции, представляемой экспонентом (для
формирования систем поиска товаров )
информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе
стенда
потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.
служебных и инфраструктурных помещениях и услугах
участие в информационных продуктах (справочниках, СО,
электронных информационных системах)
1. 9 Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP.
База данных по клиентам
Комментарий. Источники для формирования “фирменной” клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, “ведомственные”базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д. ) Интернет и др.
Путем “сканирования”периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима“точечная работа”.
Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени“обработки”данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций
1. 10 Разработка рекламной кампании проекта
Разработка структуры Promotion проекта
План Promotion проекта
Формирование системы информационной поддержки проекта
Договоры об информационной поддержки проекта
Разработка Медиа-плана
Медиа-план
Мракетирование рекламы, текстовое содержание
Макеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белая
Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания
Номенклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое задание
Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций
План-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламы
Подготовка и сдача в печать рекламных буклетов
Рекламные буклеты
1. 11 Разработка индивидуальных и спонсорских программ
