Быстрый поиск

Письма - Приглашения, Приветствия, Поздравления - (реферат)

Дата добавления: март 2006г.

    Министерство Общего и Профессионального Образования
    Самарский Государственный Аэрокосмический Университет
    им. академика С. П. Королева
    Факультет Экономики и Управления
    Кафедра Менеджмента
    Реферат по Административным Системам Управления на тему :
    Письма - Приглашения, Приветствия, Поздравления.
    Выполнила : Хасянова Р. Д.
    Группа 735.
    Проверила :
    Самара 1997г.
    - 2
    Содержание.
    1. Введение 3-6
    2. Постановка задачи -7
    3. Контрольное письмо 8-9
    4. Письма-поздравления 10-11
    5. Письма-приглашения 12-14
    6. Письма-приветствия 15-17
    7. Заключение - 18
    8. Список используемых источников - 19
    - 3
    Введение.

Письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо может наилучшим образом представить вашу фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего потенциального партнера.

Прежде всего, письма следует писать с позиции вашего корреспондента. Вы должны посмотреть на проблему с точки зрения лица, которому вы пишете. Деловое письмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи должно быть живым, написанным “с огоньком”, (по принципам составления реклам). Ваша убедительность в неподдельности вашего предложения передается людям и они положительно откликаются на нее.

Прежде, чем писать письмо, следует определить цель и способы ее достижения. Продумать, какие следует использовать для этого факты и высказать идеи, чтобы добиться желаемого результата. В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с нового абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Что касается заключительной фразы письма, то она должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию.

- 4

Не менее важно серьезно отнестись к физическому аспекту письма, его внешнему виду. О внешнем виде письма следует заботиться также, как и о своем личном. Прежде всего фирма должна иметь свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Бланк должен быть простым, красивым, с указанием названия, адреса, а также характера бизнеса вашей фирмы. Эскиз бланка сделать нелегко, но игра стоит свеч.

Деловые письма разных стран по своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 6 элементов:

1) дата-число, месяц, год;

2) внутренний адрес- имя и адрес лица, которому адресуется письмо; 3) вступительное обращение- вежливое приветствие ;

4) текст письма -изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости- вежливое “до свидания”; 6) подпись

    На письме эти элементы расположены следующим образом:
    1Дата November 10, 19...
    2Внутренний адрес Mr Brown Martin
    16 Brodway
    New York, N. Y.
    U. S. A.
    3Приветствие Dear Mr Brown,
    4Текст письма Thank you very
    much for your offer
    to сooperate with
    us.
    - 5
    We shall keep
    you informed as to
    the progress of the
    case.
    Mr Petrov will be
    in New York on
    December the
    first, and he will
    telephone your for
    an appointment.
    5Заключительная форма
    вежливости Very truly yours,
    6Подпись А. Kramov.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке-с права. В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности- Mr John D White, Cashier, должностному лицу без указания имени- Advert. Manager, или самой фирме- Holton Pect Company.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (, ) или (: ).

- 6

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля. Заключительная формула вежливости располагается через 2 интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо или можно пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой . В большинстве деловых писем имя, подписывающего письмо, печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, оставив место для подписи.

    [Из источника N 3, 4]
    - 7
    ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

В данной реферативной работе по дисциплине “Административные системы управления”от нас требовалось сформировать пакет документов, который должен состоять из трех частей.

    Первая часть: поздравления
    Вторая часть: приглашения.
    Третья часть: приветствия.

Всего должно быть составлено 11 писем. Их них 9 писем на русском языке, 2 письма на английском языке.

Также прилагается эталонное письмо, написанное как на русском, так и на английском языках.

Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6. 38-96 и ISO...

    - 8
    Primero Company
    67, Upper Thames Street
    London, EC 4V 3AH
    Telephone: 01 248 2217
    Telex: 886678 LDN

Mr Brown Sadwick, President Your ref: C 345 Cornway & Co. LTD. Our ref: D/ 2543 18 Broadway

    New York, N. Y.
    USA May 15, 1996
    Dear Mr Brown,
    We wish to congratulate you and offer our best wishes on
    the six anniversary of your firm.

We would like to take advantage of this opportunity to thank you pleasant co-operation over these many years.

    Your sincerely,
    P. Martin
    Manager
    [Из источника N7]
    - 9
    Праймеро Компания
    67, Аппэ Тэмз Стрит
    Лондон, EC 4V 3AH
    Tелефон: 01 248 2217
    Телекс: 886678 ЛДН
    Мр Брауну Сэдуику, Президенту Ваш зак: C 345
    Корнуэй и Со. LTD. Наш зак: Д\ 2543 18 Бродвей
    Нью-Йорк, Н. Й.
    США Май 15, 1996
    Уважаемый Мр Браун,
    Хотим поздравить Вас и выразить Вам наши наилучшие
    пожелания в связи с шестилетием основания Вашей фирмы.
    Мы хотели бы воспользоваться предоставленной
    возможностью и поблагодарить Вас за прекрасное
    сотрудничество с нами в течение этих лет.
    С уважением,
    П. Мартин
    Менеджер
    - 10
    Письма - поздравления.

Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный раздел делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения. Приведу некоторые примеры подобных писем.

    (Из источника N 2, 6 )
    Письмо 1.
    Английский вариант письма :

Страницы: 1, 2