Деловая беседа: психологические аспекты

Что? -- Кто? -- Какими средствами? -- Где? -- Почему ? -- Как ? -- Когда ? Этот последовательный ряд позволяет охватить всю проблемную ситуацию для ее словесно-логического анализа.

Вариант 2. Другой вариант анализа проблем -- набор из шести вопросов, список которых выглядит так:

Факты. (Каковы факты, относящиеся к данной ситуации?)

Чувства. (Что я чувствую по отношению к ситуации в целом? Что могут чувствовать другие?)

Желания. (Чего я хочу в действительности? Каковы желания других?)

Препятствия. (Что мешает мне? Что мешает другим?)

Время. (Когда и что следует делать?)

6. Средства. (Какие средства имеются у меня и других для решения этой проблемы?)

Для того чтобы организовать внутренний диалог, вы можете использовать любой из предложенных вариантов и с его помощью проанализировать несколько трудных для вас ситуаций, требующих каких-либо действий. Когда возникает проблема, нужно обязательно проанализировать ее с помощью вопросов и только затем начинать действовать. Собственно говоря, организация внутреннего диалога есть не что иное, как организация собственного мышления. Для пояснения этого я хотел бы сказать следующее. Мысли приходят в голову без всяких усилий, и сам факт их наличия еще не означает, что мы мыслим. Мышление есть усилие, доводящее наши мысли до ясности. Внутренний диалог есть средство, помогающее нам эти усилия осуществлять.

Поговорим теперь о диалоге внешнем. Давно замечено, что для поддержания беседы лучше задавать вопросы, чем произносить монологи. Ясно, что тот, кто спрашивает, является лидером в диалоге. Это -- во-первых. Во-вторых, самим вопросом вы показываете, что хотите участвовать в общении и обеспечиваете его течение и углубление. В-третьих, спрашивая, вы выражаете свой интерес к собеседнику, свое стремление установить с ним позитивные отношения. Но все это происходит при условии, что ваша беседа не выглядит как допрос.

Поэтому перед началом деловой беседы подготовьте для партнера по общению серию вопросов. А перейдя к деловой части разговора, задайте ему эти вопросы. Таким образом, вы обеспечите себе некоторое (иногда весьма ощутимое) психологическое преимущество. Поставить перед собеседником точные вопросы всегда лучше, чем изрекать самые блестящие истины. Ведь искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести партнера к нужному выводу, а не в том, чтобы навязывать этот вывод силой логики, голоса или авторитета.

В какой форме могут ставиться вопросы?

Вопросы внешнего диалога бывают:

информационными;

зеркальными;

эстафетными.

Информационные вопросы. Это вопросы, построенные так, чтобы вызвать содержательные ответы (мысли, суждения, изложение фактов, позиций и т. д.). Вопросы, рассчитанные только на ответы «да» или «нет», не являются информационными. Их мы называем «закрытыми» - ведь целью таких вопросов является получение согласия или отказа собеседника. В закрытых вопросах всегда присутствует элемент принуждения, а это закрывает диалог, затрудняет дальнейшую беседу. «Вы действительно думаете, что приняли все необходимые меры?» -- вот пример закрытого вопроса. Информационные вопросы не направлены на получение односложных ответов. Они «открытые». «Какие меры вы приняли?» -- вот пример открытого информационного вопроса.

Зеркальные вопросы. Зеркальный вопрос есть повторение с вопросительной интонацией части утверждения собеседника с целью заставить его увидеть сказанное с другой стороны. Зеркальный вопрос позволяет (не противореча собеседнику и не опровергая его утверждений) создавать в беседе новые элементы, придающие диалогу новый смысл.

Вопросы, начинающиеся с «Почему?», не являются зеркальными, ведь они обычно вызывают защитную реакцию, оговорки, поиски мнимых причин… Они исключаются из числа зеркальных вопросов.

Как строятся зеркальные вопросы?

В любой фразе вашего собеседника есть ключевое слово, выделенное интонационно. Например, во фразе «Никогда больше не поручайте мне этого!» ключевыми словами могут быть и «никогда больше», и «мне», и «не поручайте». Смысл утверждения зависит от ключевого слова. Первое, что вы должны сделать, -- это выделить ключевое слово.

Вопрос начинается с повторения ключевого слова с вопросительной интонацией.

Далее следует позитивное утверждение, заставляющее партнера реагировать.

В приведенных ниже примерах попробуйте определить ключевое слово:

Никогда больше? Я был бы рад это сделать, но это не всегда возможно...

Не поручать? Что ж, я подумаю. Но я вам так доверяю и ценю вашу способность брать на себя решение задач...

Не поручать вам? Но есть ли еще кто-то, кто так же хорошо мог бы справиться?..

Эстафетные вопросы. Это вопросы, направленные на опережение. Они требуют способности схватывать на лету реплики партнера и провоцировать его на дальнейшее раскрытие позиции. Примеры: «Этим вы хотите сказать, что...?», «Наверное, из этого следует, что...?»

Применение в деловой беседе вопросов всех видов позволяет не только сохранить инициативу в разговоре, но и добиться, цели -- выяснить проблему, позиции и согласовать их.

В заключение позволю себе сформулировать несколько выводов, суммирующих все, что было сказано.

ВЫВОДЫ:

Деловая беседа является одним из основных видов управленческого общения. Суть деловой беседы -- выяснение проблемы (проблем) и согласование позиций.

Повышению эффективности деловой беседы способствуют следующие условия:

хорошая подготовка;

активное использование коммуникативных средств взаимодействия с партнером (рефлексивное слушание, постановка вопросов и т д.).

3. Подготовка к деловой беседе как обязательный компонент ее организации включает в себя:

предварительный анализ позиции партнера;

подготовку вопросов, направленных на выяснение деталей его позиции.

4. Эффективность деловой беседы как вида управленческого общения зависит от использования коммуникативных средств взаимодействия с собеседником.

ЛИТЕРАТУРА

Гришина Н.В. Я и другие: общение в трудовом коллективе. - Л., 1990.

Емельянов Ю.Н. Обучение паритетному диалогу. -- Л., 1991.

Иствуд А. Я вас слушаю. -- М., 1984.

Мицт П. Как проводить деловые беседы. -- М., 1987.

Панасюк А.Ю. Управленческое общение: практические советы. -- М., 1990.

Панфилова А.П. Деловые беседы. -- Л., 1989.

Петровская Л.А. Компетентность в общении. -- М., 1989.

ЛЕКЦИЯ

ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

План:

I. Понятие о переговорах. Психологическая сущность переговоров.

Психологические аспекты подготовки к переговорам.

Психологическое обеспечение процесса переговоров.

Недобросовестные приемы ведения переговоров и противостояние им.

Завершение переговоров. Психологическое обеспечение надежности соглашения.

I. ПОНЯТИЕ О ПЕРЕГОВОРАХ. ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ПЕРЕГОВОРОВ

В современной психологии управления само понятие «переговоры» используется в двух смыслах: широком и узком. Что такое переговоры в широком смысле слова? Это любой обмен информацией с целью принять общее решение. Каждый день супруги, семьи, соседи, начальники, продавцы, организации и даже государства оказываются перед проблемой, как сказать друг другу «нет», не прибегая при этом к войне. Каждый человек, хочет он этого или не хочет, нравится ему такое занятие или не очень, ежедневно является участником переговоров: ведь они служат основным средством, позволяющим получить от людей то, что вы хотите.

В любой сфере деятельности большинство решений принимается путем переговоров. Но, несмотря на это, многие из нас не умеют вести их правильно и эффективно. Почему? Потому что занимают лишь две позиции: стараются быть или податливыми (мягкими), или жесткими. Смена этих позиций называется «стандартной переговорной стратегией». Такая стратегия часто вызывает у людей чувство неудовлетворенности и отчуждения. В чем здесь дело?

Мягкий по характеру человек, желая избежать межличностного конфликта и обострения отношений и ради достижения соглашения, идет на уступки. Но при этом часто чувствует себя ущемленным и обиженным. С другой стороны, жесткий участник переговоров рассматривает любую ситуацию как некое состязание воли и силы. Он относится к партнерам по переговорам, как к противникам, и хочет их победить. Однако такое отношение часто вызывает столь же жесткую реакцию у представителей другой стороны. То, что происходит потом, изматывает ваши силы и часто приводит к разрушению отношений с партнерами. Кроме того, соглашение, полученное, а точнее «вырванное», в результате давления на «соперников», на самом деле соглашением не является. Для того чтобы оно было реализовано, снова потребуется давление, а это делает сами переговоры бессмысленными.

Жизнь без переговоров невозможно себе представить. А жизнь менеджера -- тем более. Умение вести переговоры (и с положительным результатом!) -- профессиональное менеджерское умение. Переговоры вряд ли будут успешными, если ориентироваться только на «стандартную стратегию», игнорируя психологические аспекты этого вида взаимодействия. Сколько сделок не состоялось из-за неумения организовать психологические «мелочи»! Сколько достигнутых с огромным трудом соглашений остались невыполненными по той же причине! И, тем не менее, пренебрежение психологическими аспектами организации и ведения переговоров стало профессиональной болезнью руководителей. Многие вообще исходят из идеи: «У нас есть предложение -- у них есть предложение. Нас устраивает -- их устраивает. Все в порядке, и нечего здесь мудрить!» А психологические аспекты считают непозволительной роскошью. Что ж, все это так. И в узком смысле слова переговоры есть специально организованная процедура обмена мнениями (предложениями) с целью выработки приемлемого для обеих сторон соглашения. Но учет психологических аспектов этого вида взаимодействия помогает:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7