Реферат: Основы работы на ПК

1.    Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.

Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

2.    Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

3.    Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.

Изменение структуры сводной таблицы

Представление сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Если необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.

Изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.

Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции, вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.

Промежуточные итоги автоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в сводной таблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлении промежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.

Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных

При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете.

Для указания и поиска данных обычно используется мастер сводных таблиц. В мастере сводных таблиц можно открыть файлы запроса, а также создать новые запросы с помощью мастера запросов или Microsoft Query.

В следующих ситуациях передача внешних данных с помощью мастера сводных таблиц невозможна:

·     если для передачи данных используется шаблон отчетов, который не включен в сводную таблицу, необходимо сначала открыть шаблон отчетов, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;

·     если для передачи данных используется запрос с параметрами, необходимо сначала создать запрос с параметрами, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;

·     если для передачи данных через Интернет используется Web-запрос, необходимо сначала создать запрос на Web, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные.

Анализа «что-если»

Создание таблицы подстановки с одной переменной

Следует сформировать таблицу подстановки с одной переменной так, чтобы введенные значения были расположены либо в столбце (ориентированные по столбцу), либо в строке (ориентированные по строке). Формулы, используемые в таблицах подстановки с одной переменной должны ссылаться на ячейку ввода.

1.    Либо в отдельный столбец, либо в отдельную строку введите список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода.

Если значения расположены в столбце, то введите формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения. Правее первой формулы введите любые другие формулы.

2.    Если значения расположены в строке, то введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. В том же столбце, но ниже наберите любые другие формулы.

3.    Выделите диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки.

4.    Выберите команду Таблица подстановки в меню Данные.

Если таблица подстановки данных ориентирована по столбцам, то введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в.

5.    Если же таблица подстановки данных ориентирована по строкам, то ссылка на ячейку ввода вводится в поле Подставлять значения по строкам в.

Создание таблицы подстановки с двумя переменными

Таблицы подстановки с двумя переменными используют одну формулу с двумя наборами значений. Формула должна ссылаться на две различных ячейки ввода.

1.    В ячейку листа введите формулу, которая ссылается на две ячейки ввода.

2.    В тот же столбец ниже формулы введите значения подстановки для первой переменной. Значения подстановки для второй переменной вводятся в строку правее формулы.

3.    Выделите диапазон ячеек, содержащий формулу и оба набора данных подстановки.

4.    Выберите команду Таблица подстановки в меню Данные.

5.    В поле Подставлять значения по столбцам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в строке.

6.    В поле Подставлять значения по строкам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в столбце.

Поиск определенного результата для ячейки с помощью подбора значения другой ячейки

1.    Выберите команду Подбор параметра в меню Сервис.

2.    В поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку, содержащую необходимую формулу.

3.    Введите искомый результат в поле Значение.

4.    В поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на ячейку, содержащую подбираемое значение.

Создание сценария

1.    Выберите команду Сценарии в меню Сервис.

2.    Нажмите кнопку Добавить.

3.    Введите необходимое имя в поле Название сценария.

4.    Введите ссылки на ячейки, которые необходимо изменить, в поле Изменяемые ячейки.

5.    Установите необходимые флажки в наборе флажков Защита.

6.    Нажмите кнопку OK.

7.    Введите необходимые значения в диалоговом окне Значения ячеек сценария.

8.    Чтобы создать сценарий, нажмите кнопку OK.

Для создания дополнительных сценариев нажмите кнопку Добавить, а затем повторите шаги с 3 по 7. После завершения создания сценариев нажмите кнопку OK, а затем – кнопку Закрыть в диалоговом окне Диспетчер сценариев.

Постановка задачи и оптимизация модели с помощью процедуры поиска решения

1.    В меню Сервис выберите команду Поиск решения.

2.    Если команда Поиск решения отсутствует в меню Сервис, установите соответствующую надстройку.

3.    В поле Установить целевую ячейку введите адрес или имя ячейки, в которой находится формула оптимизируемой модели.

4.    Чтобы максимизировать значение целевой ячейки путем изменения значений влияющих ячеек, установите переключатель в положение максимальному значению.

Чтобы минимизировать значение целевой ячейки путем изменения значений влияющих ячеек, установите переключатель в положение минимальному значению.

Чтобы установить значение в целевой ячейке равным некоторому числу путем изменения значений влияющих ячеек, установите переключатель в положение значению и введите в соответствующее поле требуемое число.

5.    В поле Изменяя ячейки введите имена или адреса изменяемых ячеек, разделяя их запятыми. Изменяемые ячейки должны быть прямо или косвенно связаны с целевой ячейкой. Допускается установка до 200 изменяемых ячеек.

Чтобы автоматически найти все ячейки, влияющие на формулу модели, нажмите кнопку Предположить.

6.    В поле Ограничения введите все ограничения, накладываемые на поиск решения.

7.    Нажмите кнопку Выполнить.

8.    Чтобы сохранить найденное решение, установите переключатель в диалоговом окне Результаты поиска решения в положение Сохранить найденное решение.

Чтобы восстановить исходные данные, установите переключатель в положение Восстановить исходные значения.

Статистический анализ

Статистический анализ

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для проведения анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет проведен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон.

Чтобы вывести список доступных инструментов анализа, выберите команду Анализ данных в меню Сервис. Если команда Анализ данных отсутствует в меню Сервис, то необходимо запустить программу установки Microsoft Excel. После установки пакета анализа его необходимо выбрать и активизировать с помощью команды Настройки. Чтобы получить более подробные сведения о пакете анализа, нажмите кнопку  .

Для успешного применения процедур анализа необходимы начальные знания в области статистических и инженерных расчетов, для которых эти инструменты были разработаны.

Открытие совместного доступа к книге

С помощью Microsoft Excel и других программ Microsoft Office можно открывать совместный доступ к файлам, и несколько пользователей могут работать с данными одновременно. Эти программы упрощают возможность просмотра чужих файлов и предоставления другим пользователям своих.

·     Существует возможность подготовки копий книги и распределения их для просмотра и внесения пометок.

Чтобы распределить книгу для просмотра, отправьте ее с помощью электронной почты или проведите ее в общу папку Microsoft Exchange. Если необходимо иметь отдельный набор комментариев от каждого лица, то отправьте им по отдельной копии книги. Чтобы получить совокупное множество комментариев, в котором каждый человек видит изменения, внесенные предыдущими пользователями, проведите или направьте книгу в общую папку.

При получении копий книги с пометками, имеется возможность либо просмотра и объединения изменений каждой копии, либо слияния всех изменений в одну копию книги.

·     Если необходимо, чтобы с данными одной книги одновременно работали несколько человек, то ее следует сохранить как общую книгу,, а затем сделать доступной в сети. Общая книга помещается в общий сетевой каталог или в общую папку на компьютере.