Реферат: Контрольная
Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, мы можем создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью «полноценных» языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
1. Работа с мастерами.
Мастер (Wizard) – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет нас за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с нашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.
2. Контекстно-зависимая справка и Помощник.
Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы мы не испытывали затруднения при работе с системой, нам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей нас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access 97 (как и во всем Microsoft 97) компании Microsoft добавила новое средство – Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.
3. Структура таблицы и типы данных.
3.1. Таблицы.
Все составляющие базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, - она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей – 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.
При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
· использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;
· мастер таблиц позволяет выбрать поля данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты;
· ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
· определение всех параметров таблицы в режиме конструктора.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.
3.2. Формы.
Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем из этих таблиц.
С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде – в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют выводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.
Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии – являются элементами управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.
3.3. Запросы.
Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.
С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.
Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:
арифметическими: *,+,-,/,^;
сравнения: <,<=, >, >=, =, <>;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like – для использования логики замены в выражениях,
In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
Between…And – для выбора значений из определенного интервала.
Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.
Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входящие в список условия.
3.4. Отчеты.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.
3.5. Макросы и модули.
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
Модуль – это программа на языке Access Basic.
II. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц
Этапы работы:
1. Проектирование структуры базы данных.
Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.
2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме Таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.
3. Создание схемы базы данных.
В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код, в таблице Группы – поле Учебная группа.
4. Ввод данных в таблицы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.
Ход работы:
Задание 1. Создание таблицы Группы.
