Реферат: Excel
Размещение полей на оси страниц
Чтобы более внимательно просмотреть информацию в поле сводной таблицы , его можно переместить на ось страниц. Для этого просто перетащить заголовок поля выше левого верхнего угла сводной таблицы. При перетаскивании заголовка указатель примет вид трех небольших страничек. Когда будет видно изменение указателя , надо отпустить кнопку мыши , и заголовок поля будет помещен в область страниц.
Цикл по элементам на оси страниц
Когда выводится поле на оси строк или столбцов, то для просмотра всех элементов этого поля достаточно прокрутить таблицу. Но если поле находится на оси страниц , то можно увидеть только один элемент этого поля. Чтобы увидеть другой элемент поля , нужно выбрать его в раскрывающемся списке этого поля. Последовательно выбирая элементы в списке , можно видеть двумерные «срезы» данных для соответствующих значений поля , помещенного в область страниц.
Вывод итогов для поля страницы
Внизу каждого раскрывающегося списка поля страницы виден элемент ( Все ). Выбор этого элемента списка позволяет вывести на экран итоговые значения для каждого поля на оси страниц.
Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги
Даже если сводная таблица содержит ось страниц , вся таблица хранится на одном листе книги. С помощью кнопки Отобразить страницы на панели инструментов Сводные таблицы можно создать ряд связанных сводных таблиц , каждая из которых будет отображать один элемент поля страницы.
Изменение расположения кнопок полей
страниц
Обычно Excel выводит кнопки полей страниц в одном столбце над левым верхним углом таблицы. Если полей на оси страниц достаточно много , можно разместить их кнопки в нескольких столбцах. Для этого надо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. Используя раскрывшийся список Макет страницы и поле Число полей в столбце окна диалога Параметры сводной таблицы задаем нужное расположение кнопок.
Обновление сводной таблицы
Как уже отмечалось , сводная таблица связана с исходными данными, но она не обновляется автоматически при изменении исходных данных. Чтобы обновить сводную таблицу , надо выделить в ней любую ячейку и затем в меню Данные выбрать кнопку Обновить данные или нажать одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы.
Обновление таблицы при открытии
файла
Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом открытие книги, в которой она находится, выберете команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводная таблица. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы устанавливаем флажок Обновить при открытии.
Если для получения данных используется запрос к внешнему источнику , занимающий достаточно много времени , то флажок Обновить при открытии лучше снять.
Обновление связанных сводных
таблиц
Если одна сводная таблица служит источником данных для другой , то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.
Обновление сводной таблицы , связанной с внешними данными
Если сводная таблица построена на основе внешнего источника данных , то Excel может выполнить запрос к нему в фоновом режиме, что позволяет работать с таблицей во время ее обновления. Чтобы включить этот режим обновления , нужно выделить в таблице любую ячейку и выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы установить флажок Фоновый запрос. В том случае , когда в сводной таблице используются поля страниц , можно установить такой режим выполнения запроса , при котором Excel запрашивает только данные , необходимые для текущей просматриваемой страницы. Этот режим предъявляет более скромные требования к ресурсам компьютера , поскольку при выполнении запроса расходуется меньше оперативной памяти , что может оказаться немаловажным при работе с большой внешней базой данных. Кроме того , можно предпочесть этот режим при редком переключении страниц.
Чтобы запрашивать внешний источник данных только для одной страницы , нужно дважды щелкнуть на кнопки любого поля страницы. В окне диалога , которое появится , следует нажать кнопку Далее. Затем в окне диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы установить переключатель Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента.
Выделение элементов сводной
таблицы
При работе со сводными таблицами в Microsoft Excel 97 мы можем использовать новый режим выделения , который называется структурным выделением. Если этот режим включен , то при выделении элементов в сводной таблице Excel автоматически расширяет выделение , включая в него все остальные экземпляры этого элемента.
Структурное выделение облегчает сравнение связанных элементов в сводной таблице. Не менее важным является то , что при включенном структурном выделении все форматы , примененные к выделенным ячейкам , сохраняются даже после обновления или реорганизации сводной таблицы.
Тем не менее Excel позволяет отключать этот режим , поскольку структурное выделение существенно отличается от обычного выделения ячеек в рабочих листах.
Включение и выключение структурного выделения
Чтобы включить или выключить структурное выделение , выделим любую часть сводной таблицы. Затем выберем команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
Когда структурное выделение включено , кнопка слева от команды Разрешить выделение находится в нажатом состоянии , и три верхние команды этого подчиненного меню становятся доступными.
Если режим структурного выделения выключен , то кнопка выглядит не нажатой , а три первые команды не доступны.
Выделение только заголовков или только данных
Команды из подчиненного меню Выделить и соответствующей кнопки на панели инструментов Сводные таблицы позволяют выделить только заголовка или только данные. Если бы мы хотели выделить заголовки без соответствующих данных , то надо было бы нажать кнопку Только заголовки. Чтобы восстановить полный режим выделения , мы должны нажать кнопку Заголовки и данные.
Выделение всей сводной таблицы
Чтобы выделить сводную таблицу целиком ,необходимо выбрать команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в подчиненном меню Выделить выбрать команду Таблица целиком.
Форматирование сводной таблицы
Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования. Excel сохранит форматы и после обновления или реорганизации таблицы при условии , что не снят флажок Сохранить форматирование в окне диалога Параметры сводной таблицы. Чтобы примененные форматы не терялись при обновлении или реорганизации таблицы , надо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. В окне диалога Параметры сводной таблицы необходимо установить флажок Сохранить форматирование.
Применение автоформата к сводной
таблице
Обычно Excel применяет к только что созданным сводным таблицам автоформат , используемый по умолчанию. Но можно применить другой автоформат. Для этого выделим любую ячейку сводной таблицы , в меню Формат выберем команду Автоформат и затем в появившемся окне диалога выберем нужный автоформат.
Любые форматы , примененные другими способами до или после использования автоформата , имеют преимущества над установками автоформата. Например , мы можем отформатировать всю таблицу с помощью автоформата и затем изменить форматы отдельных ячеек. И до тех пор , пока включен режим структурного выделения , Excel будет сохранять назначенные форматы при обновлении и реорганизации сводной таблицы.
Чтобы создать сводную таблицу без автоформатирования , нажмем кнопку Параметры в четвертом окне диалога мастера сводных таблиц и затем снимем флажок Автоформат.
При удалении автоформатирования из существующей таблицы , выделим в ней любую ячейку , выберем команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы , снимем флажок Автоформат и затем нажмем кнопку ОК.
После этого в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы выберем команду Выделить и затем - Таблица целиком. И на конец , в меню Формат выберем команду Стиль и применим стиль Обычный.
Применение числовых форматов
Если включен режим структурного выделения , то можно изменять числовой формат ячеек в сводной таблице , выделяя эти ячейки и используя стандартную технику форматирования. Чтобы применить числовой формат сразу ко всем ячейкам сводной таблицы , воспользуемся следующей процедурой:
