Быстрый поиск

Курсовая работа: Учет счет-фактур

2. Журнал учета счет-фактур

Счет-фактура №

Дата

Стоимость

Ставка НДС

Сумма НДС

Всего с НДС

1.5 Алгоритм решения задачи

1. Сбор первоначальной информации:

· получение счет – фактуры;

· контроль ввода.

2. Блок создания справочников.

Работа со справочниками предусматривает создание БД. Внешний вид БД представлен следующими справочниками:

Справочник Поставщиков;

Справочник Покупателей;

Справочник Товаров;

Справочник Организаций;

Справочник Грузоотправителей;

Справочник Грузополучателей;

Справочник Единиц измерения.

Основные справочники ведутся самими пользователями, т.е. добавляются записи самостоятельно по мере необходимости.

3. Обработка информации.

Обработка приходящих документов осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется в диалоговом режиме с использованием первичных документов по учёту счет – фактур и справочников БД. Работа со справочниками и ведение экранной формы предполагает корректировки и просмотр документов введённых ранее.

4. Формирование выходной информации.

Основными выходными документами являются:

1) Выходной документ Счет-фактура.

2) Журнал учета счет-фактур.

5. Печать отчётов.

· печать счет-фактур;

· печать журнал учета счет-фактур.

Основные формулы:

Поле «Стоимость» вычисляется:

Стоимость: [Таблица ПОДЧИНЕННАЯ]! Кол_во*[Таблица ПОДЧИНЕННАЯ]! Цена;

Сумма НДС: [Стоимость]*[Таблица ПОДЧИНЕННАЯ]! [Ставка НДС];

Всего с НДС: [Стоимость]+[Сумма НДС].

Расчет общей суммы производится путем суммирования итогов по Стоимости, Суммы НДС и Всего с НДС с использованием «SUM».

1.6 Технологическая сеть проектирования документа «Постановка и алгоритм решения задачи»

П1 – описание организационно-экономической сущности задачи.

D1 – технико-экономическое обоснование задачи;

D2 – предпроектное обследование объекта;

D3 – техническое задание на АС «Учёт счет – фактур»;

D4 – организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа).

П2 – проектирование входной информации.

D3 – техническое задание на АС «Учёт счет – фактур»;

D4 – организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа);

U1 – унифицированные формы входных документов;

D5 – формы входной информации (Счет – фактура).

П3 – проектирование нормативно-справочной информации.

D6 – перечень материалов на складах;

D5 – формы входной информации (Счет – фактура).

U2 – перечень систем классификации и кодирования;

U3 – структуры файлов;

D7 – классификатор кодов.

П4 – проектирование форм выходных документов.

U1 – унифицированные формы входных документов;

D7 – классификатор кодов;

D3 – техническое задание;

D8 – формы выходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура).

П5 – разработка алгоритма решения задачи.

D4 – организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа);

D8 – формы выходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура);

D5 – формы входной информации (Счет – фактура);

D7 – классификатор кодов;

D9 – алгоритм решения задачи.

П6 – собирательный преобразователь.

D8 – формы выходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура);

D5 – формы входной информации (Счет – фактура);

D7 – классификатор кодов;

D9 – алгоритм решения задачи;

D10 – постановка и алгоритм решения задачи.

2. Руководство пользователя

2.1 Назначение и условия применения программы

программа счет фактура информация

База данных «Учет счет – фактур» предназначена для автоматизации учёта поступающих счет – фактур и НДС.

Для правильной работы программы необходимы следующие технические и программные средства: персональный компьютер от Pentium II, не менее 32 Мб оперативной памяти, не менее 50 Мб свободной памяти на жестком диске, Windowse 98/2000/XP и MS Access 2000/2002/XP.

Уровень подготовки пользователя: пользователь должен обладать навыками основной работы в MS Access 2000/2002/XP.

2.2 Подготовка к работе

База данных состоит из одного файла Учёт счет – фактур.mdb, который содержит семь справочников, главную и подчиненную таблицу, а также формы, запросы и отчёты.

Главное меню сделано в виде кнопочного меню. На экране пользователю предоставлена возможность выбора любого подменю меню. Передвижение по меню осуществляется курсором посредством манипулятора «Мышь» и клавиатуры.

Для запуска программы необходимо создать на жестком диске папку «Учет счет – фактур» и скопировать в неё файл Учет счет – фактур.mdb. Открыть программу можно двумя способами:

1) Меню Пуск > Программы > Microsoft Access, затем меню Файл > Открыть и указать местоположение файла Учет счет – фактур.mdb;

2) Дважды щелкнуть по ярлычку программы или в контекстном меню выбрать «Открыть».

2.3 Описание операций

Работа с базой данных начинается с заполнения справочников, которые служат для последующего заполнения формы «Учет счет – фактур». Заполнение происходит в следующей последовательности:

Справочник Товары;

Справочник Единицы измерения;

Справочник Организации;

Справочник Поставщики;

Справочник Покупатели;

Подменю «Таблицы»

Данное подменю предназначено для ввода и корректировки информации. При неверном вводе выдается сообщение и предлагается сделать исправление.

Справочники можно заполнять с помощью таблиц или форм. Для заполнения справочников необходимо из меню «Таблицы» или «Формы» выбрать соответствующий справочник.

Заполнение справочников начинается с пустой строки: поочередно вводим код, который должен быть больше нуля и наименование. Если какое-то поле не будет заполнено, то появится сообщение об ошибке. Новые записи сохраняются при закрытии таблицы или формы.

Справочник Товары

Справочник Единицы измерения

Справочник Организации

Справочник Поставщики

Справочник Покупатели

После заполнения справочников вводится оперативная информация с использованием подстановок в таблицу или форму «Учет счет-фактур», которая также выбирается из меню.

Основные данные по «Учет счет-фактур»

Подменю «Запросы»

Данное подменю предназначено для получения оперативной выходной информации. Число и форма запросов не ограничено. При необходимости можно сформировать новые запросы и удалить ненужные.

Базовый запрос – выводит всю информацию из базы данных на экран в виде таблицы