Особенности управления финансами в отделах образования
ами же бюджетные учреждения несут ответственность за:§ целевое использование бюджетных средств;§ соблюдение нормативов финансовых затрат на предоставление государственных услуг при утверждении смет доходов и расходов;§ эффективное использование бюджетных средств;§ достоверность и своевременность представления отчетов и других сведений, связанных с использованием бюджетных средств.Перечисление средств бюджета Санкт-Петербурга на счета главных распорядителей бюджетных средств и бюджетных учреждений, открытые в учреждениях банков, не производится, за исключением бюджетных счетов, открытых для получения финансирования следующих расходов:оплата труда и начисления на оплату труда;канцелярские и хозяйственные расходы;командировки и служебные разъезды;оплата междугородних переговоров;социальные и компенсационные выплаты (расходы)Как было отмечено выше, отдел образования представляет органу, исполняющему бюджет, заявки на расходование бюджетных средств с указанием показателей бюджетной классификации Российской Федерации. К заявкам применяются правила оформления документов в соответствии с инструкциями органа, исполняющего бюджет, и Банка России.
Орган, исполняющий бюджет проверяет представленные документы на предмет целевого использования бюджетных средств, наличия достаточного остатка лимитов, открытого финансирования, соблюдения установленных правил расчетов, правильности указания реквизитов. При этом часть заявок может быть отложена, отбракована или исполнена частично. Орган, исполняющий бюджет, принимает решение о зачислении средств на лицевой счет получателя средств. Орган, исполняющий бюджет, производит отражение сумм перечисленного получателю финансирования на его лицевом счете в день осуществления операции.
Заявка отдела образования исполняется платежным поручением органа, исполняющего бюджет, на банковский счет контрагента, указанный в заявке на расходование бюджетных средств от получателя средств. Списание средств с лицевого счета получателя средств производится следующим операционным днем. При этом сумма списания отражается по дебету лицевого счета получателя средств и по кредиту счета органа, исполняющего бюджет. На следующий день после совершения операций по лицевому счету орган, исполняющий бюджет, выдает выписку из лицевого счета с приложением документов (заявок), явившихся основанием для осуществления операции.
Получатель средств до осуществления расходного платежа по его лицевому счету представляет органу, исполняющему бюджет, средств документы, подтверждающие наличие у получателя средств денежных обязательств, возникших в результате заключения договоров, соглашений, контрактов с исполнителями работ (услуг), оплата которых производится за счет средств городского бюджета. Несоответствие представленных документов сметным назначениям, в необходимых случаях - Государственному заказу, а также сомнительность представленных документов служит основанием для отказа в приеме заявки и осуществлении расхода бюджетных средств.
Процедура осуществления кассового расхода за счет средств городского бюджета состоит из передачи органом, исполняющим бюджет, в учреждение банка собственных платежных поручений, подготовленных на основании заявок получателей средств с отражением операций на лицевом счете.
Ежемесячно, не позднее 5_го числа месяца следующего за отчетным, получатели средств и орган, исполняющий бюджет, осуществляют сверку операций по финансированию и расходованию средств, учтенных на лицевых счетах получателей средств. Сверка производится путем представления органом, исполняющим бюджет, получателю средств выписки из лицевого счета и копии карточки лицевого счета в электронном виде и на бумажном носителе, составленных на 1_ое число месяца, следующего за отчетным, сформированных нарастающим итогом с начала отчетного месяца.
Средства из бюджета на содержание учреждений и проведение мероприятий выделяются на основе утвержденных смет расходов.
Смета расходов - основной плановый и финансовый документ, определяющий объем, целевое направление, поквартальное распределение средств, выделяемых из бюджета на содержание учреждений. Предусмотренные в смете ассигнования являются предельными, и расходование сверх этих сумм не разрешается. Нельзя производить расходы, не предусмотренные сметой, если нет экономии средств. Перераспределять средства возможно.
Формы сметы, основные показатели, по которым она составляется, нормы и расценки для определения размера расходов сообщаются вышестоящими организациями. В типовой смете содержатся данные, общие для всех бюджетных учреждений. Она состоит из трех частей: в первой части указывается наименование и адрес учреждения, бюджет, из которого оно финансируется (раздел, параграф бюджетной классификации), и свод расходов по статьям с распределением по кварталам; во второй части отражаются показатели оперативного плана начало и конец года, а также среднегодовые; в третьей части приводятся расчеты и обоснования по каждой статье расходов и отдельным ее элементам.
Порядок ведения бухгалтерского учета смет в отделе установлен Инструкцией о ведении бухгалтерского учёта №70н, которая предусматривает:
план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;
мемориально-ордерную форму ведения учета (приложение 6);
способ применения субсчетов плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов и расходов как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;
формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;
методы оценки активов и обязательств;
корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;
другие вопросы организации бухгалтерского учета.
Основываясь на Инструкции рассмотрим виды расчётов и расходов.
Учёт с поставщиками и подрядчиками. У отдела образования, как и во всех других организациях, есть свои поставщики и подрядчики. Организация покупает товары, питание для учеников, товарно-материальные ценности, пользуется услугами телефонных компаний, получает счета за свет и т.д.… Но прежде всего организация заключает договора на оказание услуг и поставку товара, в которых прописана ответственность, сроки действия, порядок оплаты и другие условия. Чаще всего по таким договорам оплата происходит после оказания услуг. Например, отдел образования закупил партию столов для школ, предварительно заключив договор с организацией-поставщиком, последний, в свою очередь, вместе с товаром передаёт отделу образования документы на мебель, счет, накладную и счёт-фактуру (оплата по безналу с отсрочкой). Отдел образования приходует себе на склад столы, одновременно делая запись в журнале расчётов с поставщиками и подрядчиками о сумме задолженности перед организацией - поставщиком. Когда по договору наступает время оплаты товара, то отдел образования делает платёжное поручение на имя поставщика и вместе с документами, подтверждающими получение товара передаёт в районное отделение комитета финансов Санкт-Петербурга. Отдел образования составляет поручения на оплату расходов за поставленные товары, выполненные работы, предоставленные услуги в соответствии c заключенными договорами, счетами-фактурами, актами выполненных работ, иными документами, являющимися основанием для финансирования, зарегистрированными в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами при осуществлении закупок товаров и услуг, а также на расходы, предусмотренные утвержденной сметой доходов и расходов отдела и в пределах лимитов бюджетных обязательств на месяц, утвержденных главным распорядителем средств.
После получения выписки с лицевого счёта о перечислении денежных средств поставщику, делает запись в регистре по учёту с поставщиками и подрядчиками о списании задолженности перед организацией-поставщиком.
В договоре может быть прописана любая форма оплаты (наличный и безналичный расчёт), а также может быть отмечена предоплата. В учёте в связи с этим практически ничего не изменяется, только при предоплате возникает задолженность организации-поставщика отделу до момента отгрузки товара. При оплате за наличный расчёт меняется только перечень документов, передаваемых организацией-поставщиком отделу образования: cчёт на оплату меняется на кассовый чек и корешок от приходного кассового ордера.
На отчётную дату все полученные, но не оплаченные накладные, счета-фактуры и акты оказания услуг составляют кредиторскую задолженность отдела образования, указанную в балансе за отчётный период. Оплаченные счета, услуги по которым ещё не выполнены, или не привезены товарно-материальные ценности, представляют собой выданные авансы поставщикам, которые уменьшают в балансе сумму кредиторской задолженности отдела.
В учёте расчётов с поставщиками и подрядчиками заполняются следующие регистры: по учёту расчетов учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы, а также начисление и выплата сумм заработной платы, денежного довольствия и стипендий, а также оплаты пенсий, пособий и иных социальных выплат. Аналитический учет расчетов с поставщиками за поставленные материальные ценности, оказанные услуги ведется в Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками; Карточке учета средств и расчетов. О расчётах по заработной плате скажу ниже.
Расчёты по оплате труда. Система оплаты труда определяется тарифной системой и формами оплаты труда. Тарифная система организации базируется на тарифной сетке (устанавливается система разрядов, классов, определяющих квалификацию работников и работ); тарифной ставке (устанавливается размер оплаты за определенный период времени); квалификационных требованиях к объему знаний, соответствующих определенному разряду или классу. Тарифная система должна учитывать установленный законодательством минимальный размер оплаты труда, ниже которого оплата труда отдельного работника не может быть установлена.
