Реферат: ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ
Общелитературные слова, без которых в изложении обойтись нельзя, надо использовать и избирательно. С учетом специфики делового стиля они обязаны нести смысловую нагрузку и не содержать в себе неопределенности и эмоциональной окраски. Например, не имеют смысловой нагрузки ничего не добавляющие к смыслу высказывания слова-спутники типа «конкретные задачи», «имеющиеся недостатки», воспринимаемые как надоедливый штамп; тавтологические сочетания, когда одно слово бессмысленно дублирует другое: «перспектива на будущее», «наиболее максимально», «первый дебют»; употребление рядом взаимоисключающих слов: «несомненно невероятно», «ужасно весело»; парафразы, когда конкретные названия предметов заменяются их существенными признаками: «кров над головой», «коронный номер», «царь зверей». Все это воспринимается как пустословие.
Содержат в себе неопределенность слова в переносном смысле (метонимы), однокоренные слова, сходные по звучанию (паронимы); взаимозаменяемые слова (синонимы), особенно многозначные, синонимичные другим словам только в одном из своих значений. Недопустима инверсия (продуманная перестановка слов в предложении) для давления на психику, употребление высокопарных слов, свойственных бульварной прессе. Это расценивается как сбой на газетчину (публицистику), самый неряшливый и вредный для литературного языка стиль. Большой эмоциональный заряд несут в себе метафоры (сочные образные сравнения), в деловой информации следует из этой категории слов употреблять только сухие метафоры и метафорические обороты со стертой от частого употребления образностью и превратившиеся в универсальные слова и речевые штампы, имеющие точное смысловое значение типа «сильно», «слабо», «мало», «много» и т.п. Для простоты и четкости выражения мысли в деловом стиле широко используются речевые штампы («в соответствии с решением», «в связи с необходимостью», «в целях укрепления»), канцеляризмы («заслушать», «ходатайствовать», «надлежащий»), нетипичные для других стилей словоизменения («закончить строительством", «передать по принадлежности»).
Особое внимание в деловом документе уделяется цифровому материалу. Ссылки на точные цифровые данные намного убедительней универсальных слов, таких как «большинство», «слабо», «недостаточно» и т.д. Внешне сухой и отвлеченный статистический материал , не отнимая много времени и не перегружая внимания достаточно убедительно выражает сложные явления. Статистика опирается не на единичные события, а на множество фактов, показывая в динамике развития и взаимодействия наиболее объективные закономерности, надо только суметь найти в обилии цифр действительно нужные данные, из которых с неизбежностью следует определенный вывод. Но цифрами нельзя злоупотреблять. Монотонное перечисление цифр (особенно чтение таблиц) быстро утомляет, поэтому в тексте объемом 5-7 страниц нормально воспринимается не более двух десятков цифр, при условии, что их восприятие подготовлено предыдущим содержанием, что они сгруппированы не более чем в семи группах по 2-3 цифры и рассредоточены по тексту. Их надо отбирать , анализировать и подавать в форме подведения итогов, средней арифметической, суммирования и т.п. Чтобы они лучше запоминались, их полезно сравнивать (или противопоставлять) с чем-либо наглядным и впечатляющим. При этом необходимо помнить, что числа лучше воспринимаются не в цифровом виде, а написанные буквами.
Не нужно злоупотреблять цитатами, так как цитатничество всегда ассоциируется с догматизмом и начетничеством, за которым теряется лицо автора и доверие к нему. Для специалиста не существует плагиата, и для пользы дела он должен не стесняясь заимствовать чужие мысли и излагать их своими словами.
Стилистически целесообразно пользоваться преимущественно короткими простыми предложениями, которые легко читаются и запоминаются. Критерием качества изложения должно быть примерное равновесие изобразительного (образ - это существительное) и повествовательного (действие - это глагол). Все остальное на грани излишеств и его надо тщательно взвешивать, так как любое слово или оборот органично, не вписывающиеся в тему изложения, вызовут у потребителя побочные ассоциации и приведут к рассеиванию внимания.
Большое значение для эффективного восприятия текста имеет ритм изложения (расположение смысловых единиц). Скорость умственной деятельности вчетверо выше зрительного восприятия, поэтому большая часть сознания при чтении не загружена и готова реагировать на любые побочные раздражители, непроизвольно приводя к переключению внимания. Устойчивое восприятие зрительной информации длится не более трех минут, и, чтобы удерживать читателя в состоянии сосредоточенности на протяжении чтения всего документа (15-20 минут для текста 5-7 машинописных листов – предельно допустимый объем экспертизы), необходимо излагать содержание текста квантовыми выбросами сведений, объединенными единой мыслью, спрессованной в короткий абзац. Постоянное переключение сознания с одной мысли на другую раньше, чем через три минуты непрерывного чтения, способствует поддержанию интеллектуальной активности и подавлению импульса переключения внимания.
Скорость чтения печатного текста определяется физическими возможностями речедвигательного аппарата. При сосредоточенном чтении потребитель как бы проговаривает текст про себя, усваивая 475-580 знаков в минуту (треть машинописного листа). Учитывая, что критический промежуток времени составляет три минуты, надо излагать каждую законченную мысль в рамках одной страницы, как бы сложна она не была, а лучше, когда машинописный лист содержит две – три четко сформулированных мысли. Изложение должно быть экспрессивным (упругим), без нанизывания падежей и деепричастных оборотов в предложении, употребления неконкретных выражений и длинных слов. Одномоментно при чтении воспринимается в среднем 5-7 однородных объектов, соответствующих одному длинному слову в 10-12 букв, двум коротким, не связанным словам, или четырем, объединенным одной фразой. Отклонение от этих норм резко снижает скорочтение, рассеивая внимание читателя. Весьма вредны длинные замысловатые предложения и не несущие смысловой нагрузки выражения – читателю приходится сбиваться с ритма, чтобы убедиться, что это обычное пустословие, не имеющее скрытого смысла.
Заключение.
Информационный материал завершается выводами и рекомендациями, как ответ на вопросы, поставленные во введении (поставлена задача – дается квалифицированный ответ). Обобщения и выводы - это домыслы знатока данной отрасли знаний, сделанные на основе анализа минимума исходных данных и дополненные его интуицией (опытом и здравым смыслом), которые ничем нельзя заменить при оценке событий с целью определения потенциальных возможностей исследуемой ситуации. Подготовленный читатель (руководитель, давший поручение) знает, что авторские догадки основаны на сведениях с различной степенью достоверности, в том числе и незначительной, поэтому автору нельзя претендовать на непогрешимость своих суждений – напротив, безапелляционность всегда настораживает и вызывает недоверие. В связи с этим, по возможности, следует точно передать в формулировке свое представление о вероятности прогнозируемых событий, используя оговорки типа: «очевидно», «возможно», «по-видимому» и т.п. Корректный, убедительный вывод - наиболее действенный инструмент воздействия на адресата с целью приобретения в нем единомышленника. Заключение читается и перечитывается потребителем несколько раз (многие руководители начинают читать с выводов и рекомендаций и только после этого знакомятся с содержанием), поэтому формулировки выводов должны быть краткими до такой степени, чтобы краткость не искажала смысла, но давала широкий простор ассоциативному мышлению, подготовленному усвоенным (осмысленным) изложением, а рекомендации необходимо составлять логичными, убедительными и реально достижимыми, чтобы внушить уверенность в успехе.
Автор не может беспристрастно судить о качестве предварительного варианта изложения, нужен объективный анализ со стороны коллег по работе, не знающих проблемы, но имеющих опыт составления подобных документов. Обсуждая с ними материал, надо терпеливо и благожелательно выслушивать все высказывания, даже тогда, когда они кажутся нелепыми (по Вашему мнению). Если оппонент счел необходимым сделать замечание, значит здесь что то есть и следует обязательно самому докопаться до причины, побудившей его на это. Допускаются сдержанные возражения только логического порядка. Получив одобрение коллег, можно приступать к редактированию (приведению в порядок) итогового документа. Предварительно сформулированная деловая информация тщательно редактируется и на ее основе создается итоговый документ.
Редактирование последовательно включает четыре этапа:
1. Правка – вычитка. При первом чтении поправки не вносятся, в случае надобности, делаются карандашные пометки на полях, а если потребуется зафиксировать неожиданно возникшую мысль, то это делается на отдельном листке. Чтобы осталось общее впечатление о документе, желательно первый раз прочесть материалы «на одном дыхании». Второе чтение - это языковая и стилистическая правка с последующей перепечаткой, чтобы пометки и помарки не отвлекали в последующей работе над текстом.
2. Правка – сокращение. Устраняются общие рассуждения (пустословие), длинноты, малосущественные места, однотипные примеры, сложные синтаксические конструкции и т.п. Допустимый объем текста итогового документа не должен превышать пяти машинописных листов (печать односторонняя).
3. Правка – переделка. Переложение заново неудачно сформулированных мыслей, в том числе и документа в целом, если это необходимо.
4. Оформление (окончательная обработка документа). Перепечатка набело через полтора интервала с абзацным отступом пять знаков от левого поля. Документы со сроком хранения не более трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа.
Предлагаемая последовательность редактирования деловой информации проверена многолетней, и более того, многовековой практикой.
Отредактированный итоговый документ направляется по инстанции руководству аппарата управления.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Среди работников умственного труда психологи различают такие склады ума:
- парадоксальный, носители которого способны на озарение гениальной идеей, дающей начало новой теории;
- собирательно – индуктивный, соответствующий творческой личности, способной к оригинальным обобщениям, ведущим к частным открытиям;
- собирательно – описательный, свойственный талантливым популяризаторам науки, обладающим острой наблюдательностью и образностью мышления;
- критически – аналитический, присущий ценным оппонентам, ничего не принимающим на веру, что способствует развитию основополагающих идей в рациональном направлении;
- заурядный, относящийся к скрупулезным исследователям, не боящимся скрупулезной работы и способным многократно повторять один и тот же эксперимент, добиваясь позитивных результатов в казалось бы беспросветной ситуации, беззаветным служителям науки.
Характер экспертной работы требует склада ума, близкого к трем последним категориям.
Чтобы вызвать интерес читателя, мало грамотно изложить принципиально верные положения, надо еще расположить адресата к сознательному усвоению. Человеческие возможности по восприятию и переработке текстовой информации сравнительно ограничены и определяются его индивидуальными психофизическими возможностями: темпераментом, читательской квалификацией, объемом знаний, скоростью мыслительно – речевых процессов, способностью быстро переключаться с одной мысли на другую и т.п.
Например, по темпераменту психологи делят всех людей на четыре типа:
- сангвиник: жизнерадостный тип, легко переключающийся с одной мысли на другую, ему импонирует разнообразие в изложении;
- холерик: энергичный и страстный тип, подвижный во внимании и предпочитающий темповую подачу материала в бодром тоне;
- флегматик: тип ровный в поведении, предпочитающий ровную форму изложения с солидными обоснованиями выдвинутых в нем положений;
- меланхолик: застенчивый тип, часто теряющийся в новой для него ситуации и склонный к сомнениям, поэтому, чем четче и решительней изложен материал, тем скорее рассеиваются его сомнения.
Скорочтение. Это быстрое выявление ключевого слова в просматриваемом отрывке текста, выделение для него смыслового ряда и определение на этой основе смыслового значения отрывка в целом – смыслового момента.
Бегло просматривая текст в поисках ключевого слова, подчеркивают только существенное, не взирая на знаки препинания и промежуточные слова. Разрывы между линиями подчеркивания показывают, что читать надо только по подчеркнутому, а не подряд, выхватывая значимые слова, образующие нужные для дела утверждения и понятия. Ключевые слова фиксируются на полях, и их последовательный набор составит оглавление документа – логику его изложения и последовательность подачи смысловых моментов.
Скорочтение без фиксации прочитанного – бессмыслица. Его основная цель - выборка привлекших внимание мест для последующего осмысления. Такие находки, равно как и возникающие по ходу просмотра текста собственные догадки, нельзя доверять памяти, так как по прошествии времени их трудно будет восстановить. Поэтому фрагменты, вызвавшие позитивные реакции, немедленно отчеркиваются на полях, а возникшие догадки фиксируются на вкладках. Если помечать в тексте нельзя, то пользуются обычной масштабной линейкой. Устанавливают ноль на первой строке страницы и отмеряют в миллиметрах начало и конец фрагмента. Например, запись «40 – 140 – 180» означает: страница – 40, начало – 140, конец – 180.
