Подготовка к переговорам - (курсовая)
p>Готов ли я к тому, чтобы контролировать устанавливающиеся взаимоотношения?Чрезвычайно важным элементом на любых переговорах, причем вызывающим обычно больше всего беспокойства, является качество рабочих отношений которые устанавливаются с противоположной сторон. Хорошие рабочие отношения позволяют нам эффективно справляться с возникающими у нас трудностями. Плохие, в свою очередь могут привести к срыву сделки даже тогда, когда по крайней мере, на бумаге для обеих сторон было бы лучше, если бы они достигли согласия. Качество взаимоотношений не достигается случайным образом. Оно представляет собой продукт того, как мы ведем друг с другом дела. Хорошо подготовленный участник переговоров обдумывает то, как следует взаимодействовать с партнером, а затем планирует шаги, которые позволили бы двигаться в этом направлении. Для построения эффективных рабочих отношений такие шаги должны вести к взаимопониманию, развивать доверие и уважение друг к другу, стимулировать взаимное убеждение (а не принуждение), обеспечивать баланс на уровне разума и эмоций, само собой разумеется, способствовать развитию общения.
Наиболее распространенные ошибки.
Смешивание взаимоотношений и сути дела
Среди наиболее распространенных и свойственных людям ошибок, к которым склонны участники переговоров, можно выделить стремление сваливать в одну кучу людей и проблемы. То есть у нас частенько проявляется тенденция к смешиванию вопросов взаимоотношений. Если не суметь привести черту между двумя этими вещами во время подготовки к ведению переговоров, возрастает вероятность того, что мы станем пытаться сохранить отношения, делая значительные уступки, и наоборот. Ни то, ни другое не сработает. Если существует какая-либо проблема во взаимоотношениях, например, отсутствие доверия или уважения, - то попытки справится с ней уменьшая цены или соглашаясь на их условия либо на какой-нибудь существенный пункт этих условий не приведут к снятию этой проблемы. Наоборот это может показать противоположной стороне, как добиваться от вас уступок: им надо всего лишь вести себя так, словно они обиделись или почувствовали к себе неуважение.
Предположение о том, что отношения представляют собой некую “данность”, а также что “это их вина! ” Вероятно, из-за того, что все мы проводим первые годы своей жизни, поддерживая отношения, которые практически не можем контролировать, многие участники переговоров склонны рассматривать свои взаимоотношения с партнерами с противоположной стороны как нечто, что“происходит само собой”- является продуктом конкретной ситуации. Если отношения портятся, наша типичная реакция заключается в том, чтобы обвинить в этом другую сторону. В обоих случаях можно предположить, что от нас мало что зависит, так зачем же готовиться? Подобные настроения ведут к самоуспокоению, и мы действительно оказываем мало влияния на качество отношений.
Хорошо подготовленный участник переговоров
Подготовлен к тому, чтобы не смешивать вопросы взаимоотношений и вопросы сути дела
Для того, чтобы отделить во время ведения переговоров вопросы взаимоотношений и сути дела друг от друга, а также успешно справиться с каждой из них, потребуется установить, что является вопросами или проблемами, имеющими отношение к сути дела, а что–проблемами взаимоотношений или человеческим фактором. Проблемы сути дела относятся к содержанию переговоров–ценам, условиям, срокам, датам и т. п. с другой стороны вопросы взаимоотношений оказывают непосредственной воздействие на сами переговоры; может сложиться ощущение, что необходимо разобраться с ними для того, чтобы достичь согласия по вопросам, относящимся к сути дела. Четко проводя различие между двумя типами проблем, можно облегчить ведение дел, не допуская компромиссного решения одного типа за счет других, таким образом, чтобы это могло принести неприятности в долгосрочной перспективе.
Подготовлен к тому, чтобы делать безусловно конструктивные шаги для улучшения отношений.
Любые шаги, которые будут сделаны должны быть “безусловно конструктивными”: делать то, что хорошо для одной стороны и помогает улучшать отношения, независимо от того, идет или нет навстречу противоположная сторона. приняв решение о“безусловности”своих действий, стороны принимают на себя ответственность и , в определенной степени, контроль над качеством рабочих отношений. Стремление к тому, чтобы быть конструктивными”, способствует созданию отношений на прочной основе. Эта основа должна учитывать интересы обеих сторон, а также помогать развивать отношения в желательном для обеих сторон направлении.
7. Обязательства
К каким обязательствам необходимо стремиться?
Очень часто люди готовятся к переговорам, думая о том, с чего начать. Умелые переговорщики приступают к делу с мыслью о том, как они хотели бы его завершить. Такой подход позволяет им наметить путь достижения своей цели. Завершая переговоры, если только не будет решено прервать их, стороны берут на себя обязательства. Они представляют собой соглашения о том, что будет делать каждая из сторон. Для того, чтобы переговоры могли считаться успешными, данные обязательства должны быть четкими, хорошо продуманными и долговременными. Только, обладая ясным представлением о том, какие обязательства будут желательны в качестве конечного итога каждого заседания, а также всех переговоров в целом, участники переговоров смогут полностью реализовать свою нацеленность на результат.
Наиболее распространенные ошибки.
Незнание того, как будет выгладить “выполнение”
Многие переговоры начинаются с тог, что участники называют один-два вопроса, по поводу которых они хотели бы договориться, например, цены и дату поставки. Во время ведения переговоров они обнаруживают (если им повезет), что имеется целый ряд других вопросов, которые в случае их игнорирования могут сорвать их соглашение: ими могут быть форма отгрузку товара, страхование, обеспечение качества и т. д. если они не смогут обсудить то, как будут подходить к решению подобных вопросов, и, возможно, как должны поступать в определенных непредвиденных случаях, если на переговорах они упустят все это из поля своего зрения, каждая сторона станет поступать по своему усмотрению. Последствиями этого могут быть разрушенные отношения, а также не слишком долгий срок действия подобной сделки.
Предположение о том, что каждый знает, чему посвящено заседание Другой распространенной ошибкой во время подготовки является предположение о том, что“каждый знает”, чему посвящено заседание, а следовательно, обе стороны согласны в отношении того, что должно быть достигнуто на переговорах. Широко распространенной предположение о том, что переговоры должны заключаться в том, чтобы выяснить, “как справиться с данной проблемой”, может и не означать. Что каждый согласен с тем, что результатом соответствующего заседания должен явиться определенный план действий. Для кого-то хорошим результатом переговоров может быть уже то, что произошел обмен информацией, а также были назначены дата и время следующего заседания. Хотя и не существует годного на все случаи жизни ответа в отношении того, каким должен быть результат каждого конкретного заседания, если приступить к делу, опираясь на непроверенные предположения, это может привести к всеобщему разочарованию.
Неспособность действия, необходимые для достижения соглашения Участники переговоров иногда не способны четко продумать всю последовательность действий, необходимых для того, чтобы достичь соглашения, которое было бы готово к осуществлению. То что у участника переговоров имеются полномочия взять определенные обязательства от имени своей стороны и он встречается с кем-то, кто, кажется, располагает такими же полномочиями, вовсе не означает, что данное заседание обязательно должно привести к окончательному соглашению даже, если вы достигните такого соглашения, оно сможет без сучка и задоринки реализоваться на практике (если вообще) сможет реализоваться). Мы очень часто забываем о том, что решение не всегда преобразуется в действие–особенно, если необходимые шаги не будут тщательно продуманы, а также если о тех, чье сотрудничество будет необходимо, забудут или не проконсультируются с ними.
Хорошо подготовленный участник переговоров
Планирование заранее обязательств по поводу конкретных действий. Не зная в точности, на чем сойдутся партнеры по переговорам, стороны должны постараться подготовить относительно полный перечень вопросов, которые, по их мнению, необходимо будет затронуть во время переговоров. Если бы можно было представить себе полное соглашение в виде книги, то вопросы были бы в ней заголовками глав. Если можно подготовить такой список перед началом переговоров–понятное дело, оставляя возможность вносить в него изменения по ходу дела, то в руках окажется контрольный список подлежащих обсуждению вопросов, помогающий их разрешению. Чем сложнее будут переговоры, тем в меньшей мере вам захочется оставлять из детали на волю случая. Таким образом, при ведении сложных деловых переговоров надлежит взять свой контрольный список вопросов и подумать над тем, что придется предпринять на практике, чтобы осуществить то, что предусматривается достигнутым соглашением.
Четкое определение цели, результата, а также процесса ведения ваших заседаний. При подготовке к ведению переговоров нужно посвятить некоторое время прояснению цели конкретного заседания: зачем вы собираетесь вместе? Как вы узнаете о том, что заседание прошло успешно? Одним из способов добиться того, чтобы цель стала более понятной и осязаемой, является, определение того, какой результат участники хотят видеть к моменту окончания этого заседания. Будет ли это какой-нибудь документ? Решение принять какие-то действия? как только вы осознаете, ради чего вы надеетесь достигнуть, вы сможете более эффективно спланировать процесс ведения заседания: сможете определить повестку дня, какие-то основные правила, может быть, даже получить какое-то представление о том, в каком помещении оно должно будет состояться или какое оборудование может понадобиться.
Планирование процесса формирования обязательств
Некоторые переговоры начинаются и заканчиваются на одном заседании, при этом участники переговоров могут принять и действительно принимают все необходимые решения. А также берут на себя соответствующие обязательства. Другие, в особенности в мире бизнеса и публичной политики, значительно более сложны. Для достижения некоего положительного итога требуется на только проведения серии встреч, на которых могли бы быть обсуждены соответствующие вопросы, но и определенная деятельность до и после каждого заседания, чтобы убедится в том, что вся необходимая информация собрана. С нужными людьми проконсультировались, а потенциальные затруднения должным образом изучены. Руководство такой последовательностью разных видов деятельности– одних с одной стороны, других с другой –требует такой координации и коммуникации, какой можно добиться лишь путем хорошей предварительной подготовки.
Когда начинается процесс подготовки к неким переговорам или следующим друг за другом заседаниям на длительных переговорах, часто бывает полезно подготовить черновик возможного окончательного соглашения. Он может быть неполным. Может и не быть предложением, которое будет сделано противоположной стороне. Тем не менее, он может стимулировать процесс мышления и прояснить представление о том, каких обязательств хотели бы достигнуть, а также могли бы реально ожидать. Кроме того, можно посвятить некоторое время размышлениям не только о том, что необходимо будет включить в договор для того, чтобы взятое обязательство оказалось надежным и исполненным, но и о том, как осуществить это обязательство. Какие для этого потребуются шаги? От кого следует получить согласие с тем, чтобы перейти от одного этапа процесса к следующему. Кто примет окончательное решение? Какого типа информация, инструменты и люди или ресурсы потребуются для выполнения самых разнообразных задач. Включая эффективное общение с противоположной стороной и с заинтересованными сторонними лицами, проведение мозговой атаки для разработки творческих решений, поиск объективных стандартов, способных помочь разрешить трудные вопросы, а также изучение альтернативных вариантов на случай ухода с переговоров. Часто бывает полезно нарисовать диаграмму разных видов деятельности или промежуточных результатов, которые потребуются для того чтобы. Чтобы переговоры были успешными, а также представить в виде списка то, что может понадобится для каждого из этих видов деятельности. Если удастся переложить все это на реально осуществимый график времени, то вероятность того, что вы справитесь со сложностями ведения переговоров, и окажетесь способны конструктивно управлять описанным процессом, увеличится.
Заключение.
Часто нам кажется, подготовка не имеет значения. Поскольку мы уверены, что нас не смогут заставить согласиться на что-то, мы не видим особой опасности в готовности выслушать противоположную сторону. Как говорится, “послушаем, если им есть что сказать”. Если сказанное ими нам понравиться, мы можем согласиться с этим. Если нет, мы всегда можем удалиться. Однако, многолетний опыт показывает. Что отсутствие подготовки весьма опасно. Откуда нам знать, что нам надо соглашаться, если у нас не будет под рукой каких-либо прецедентов или других ориентиров для сравнения, чтобы оценить вырисовывающееся соглашение? Откуда нам знать, что пора уходить с переговоров, если у нас не будет ни малейшего понятия о том, насколько велики шансы добиться своего в каком-либо другом месте? Однако, вероятно, еще более важным является то, что не чувствуя должной подготовки, мы передаем инициативу противоположной стороне. Мы уменьшаем вероятность того, что сможем выдвинуть какие-то хорошие идеи и аргументы, которые позволяют быстро разрешить стоящую перед нами проблему к обоюдному удовлетворению. Таким образом мы лишаем обе стороны переговорного процесса. Возможности творческого подхода.
Подготовка действительно требует много времени, однако она, по всей видимости, экономит больше времени, чем занимает. Хорошо подготовленный участник переговоров может сузить рамки возможного соглашения, сформулировать элегантные варианты или оценить промежуточные предложения значительно быстрее и мудрее, чем человек, который не готов в такой степени, как он. На подготовку в среднем необходимо столько же времени, сколько, по вашему мнению, уйдет на сами переговоры лицом к лицу. Само собой разумеется, что некоторые вопросы тривиальны и не требуют значительной подготовки. При рассмотрении других, однако, на карту поставлено многое, они приводят к трудно разрешимым разногласиям и могут, вероятно, касаться нескольких участвующих в переговорах сторон. В этом случае тщательная подготовка окажется весьма кстати. Независимо от складывающейся ситуации, если не пожалеть времени на подготовку к переговорам, то можно утверждать, что в долгосрочной перспективе с большей долей вероятности это будет способствовать его экономии.
Обобщая сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что
важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является хорошая подготовка концентрация на предмете ориентированное на решение проблемы мышления стремление выработать общую позицию учет личностных качеств партнера реализм соблюдение интересов гибкость и т. д.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. И. С. Дараховский, Т. В. Прехул Бизнес и менеджер
Москва, 1992г.
2. Фишер Р. , Эртель Д. Подготовка к переговорам
Москва, Филинъ, 1996г.
3. Филиппов А. В. Психология и этика деловых отношений. - М. : АО Изд. Дом, 1996г
4. Мицич П. Как проводить деловые беседы. – М. : Экономика, 1996
