Реферат: Создание макроса

С фрагментами текста можно проделать следующие операции. Предварительно выделив фрагмент текста можно выровнять его по левому, правому краю, по центру или по ширине. Можно выбрать шрифт. Изменить междустрочный интервал. Можно ввести текст в виде  списка. Разбить весь текст на несколько колонок. Ввести его в виде таблицы.

Не все использованные шрифты одинаково выводятся как на принтер так и на экран, поэтому при открытии меню <Формат>, <Шрифт> при открытии в нижней части шрифта нужно обращать внимание на совместимость шрифтов, т.е. как они выводятся на принтер.

Для ввода греческих и математических символов в меню <Сервис>, <Настройки>, <Команды>, <Вставка>, <Математическая формула>. Этот значок перетаскивается на панель задач, где он появляется в виде кнопки. При ее нажатии появляется обширный перечень различных форм для написания математических формул. Возможен второй вариант. Выбирается  из меню <Вставка>, <Символ>. Выбирается нужный символ и вставляется.

Для подготовки документа к печати. Необходимо задать параметры страницы меню <Файл>, <Параметры страницы>. Там задаются поля, размер бумаги, источник бумаги, макет. После того, как они заданы в меню <Файл>, <Предварительный просмотр> смотрим как расположен текст в том виде, в котором он будет выведен на печать.

2. Практика. Технология создания макроса в табличном процессоре MS Excel 97.  Создание специальной кнопки для запуска макроса и размещения ее на панели инструментов.

   Если при работе с Microsoft Excel для Windows у вас возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то вы можете записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинации клавиш. Макрос может быть назначен так же графическому объекту.

   Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications. Текст макроса можно вызывать для редактирования.

                                                   Создание макросов

     К часто повторяющимся действиям можно отнести выбор нужного формата. Процедуру создания макросов мы рассмотрим на примере макроса “Число”, который будет устанавливать для выделенной области числовой формат. Требуемый числовой формат создадим заранее в категории форматов Все форматы.

   Для записи макроса выполните следующие действия:

     Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появится окно диалога “Запись макроса”.

     Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса — Число. Помимо стандартной информации (когда и кем был записан макрос) вы можете ввести в поле ввода Описание краткое описание назначения макроса. После этого нажмите кнопку OK. Начиная с этого момента осуществляется запись макроса. На экране появляется кнопка Остановить макрос. Если вы нажмете на ней кнопку мыши, то запись макроса будет закончена. Другим признаком режима записи макроса является появление слова “Запись” в строке состояния.

     Теперь вам нужно выполнить последовательность действий, которая и будет записана в макрос. В нашем случае последовательность действий следующая: выделите ячейки, которые вы собираетесь форматировать, и нажмите Ctrl+1; в появившемся окне диалога “Формат ячеек” выберите вкладку “Число”, а на ней категорию форматов Все форматы. Из появившегося списка форматных кодов выберите требуемый код, после чего нажмите кнопку OK.

     В заключение вам остается завершить запись макроса. Кроме нажатия на кнопку Остановить макрос вы можете воспользоваться альтернативным способом: в списке опций пункта основного меню Сервис выберите Запись макроса, а затем — Остановить запись.

     Если кнопка Остановить макрос отсутствует с экрана, то ее легко можно восстановить. Для этого нажмите правую кнопку мыши на любой панели инструментов и в появившемся списке выберите пункт Настройка. Появится список категорий кнопок. Выберите среди них категорию Макрос. Появится набор кнопок, который содержит кнопку Остановить макрос. Нажмите на ней кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместите кнопку на нужную вам панель или просто на экран. Для выхода из режима настройки панелей нажмите кнопку Закрыть.

     После окончания записи макроса он появляется в списке макросов под именем “Число”. Для вызова макроса выполните команду Сервис | Макрос. Появится окно диалога со списком макросов. Найдите требуемый макрос и нажмите кнопку Выполнить. Результатом работы макроса “Число” будет ввод форматного кода в выделенные ячейки таблицы.

     В Excel предусмотрена возможность вызывать макрос при помощи клавиши быстрого вызова или назначить макросу пункт меню в списке опций меню Сервис. Обе эти возможности можно реализовать одновременно. Для этого при выполнении 3 шага процедуры создания макроса, после ввода имени, нужно нажать кнопку Параметры. Появится окно диалога.

Назначить макросу пункт меню или клавишу быстрого вызова можно и после того как макрос создан. Для этого выполните команду Сервис | Макрос. Появится окно диалога со списком макросов. Выделите нужный и нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога, в котором вы можете сделать все необходимые назначения.

     При записи макроса можно включать режим с относительными ссылками. Этот режим позволяет использовать записанный макрос для любой области рабочей книги. Режим с относительными ссылками нужно включать при записи макросов, которые используют ссылки на адреса рабочей книги.

     Разберем два примера макросов. Один записан в обычном режиме, а другой— с относительными ссылками, после чего сравним их работу.

Пример 1. Вывод на экран названий месяцев

     При составлении различных отчетов и сводок в качестве названий строк часто используются названия месяцев. Создадим макрос, который будет выводить на экран столбец с названиями месяцев в ячейках A1:A12. Для этого выполните следующие действия:

·    Установите курсор в какую-нибудь ячейку книги, за исключением A1.

·    Выполните команду Сервис | Запись макроса | Начать запись. Появляется окно диалога “Запись макроса”.

·    Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса Месяц_абс. В поле ввода Описание введите текст: Вводит названия месяцев. Нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·    Введите клавишу быстрого вызова макроса. Для этого перейдите в поле ввода Ctrl, переключитесь на латинский регистр, удалите находящуюся там букву и введите букву m. После этого нажмите кнопку OK. Начиная с этого момента, осуществляется запись макроса.

·    Выполните последовательность действий, которую будет выполнять макрос: установите курсор в ячейку A1; введите слово январь; поместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки A1, при этом указатель мыши изменит вид на черный крестик; нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, продолжите выделение до ячейки A12.

·    Нажмите на кнопку Остановить макрос.

Если вы не выполните условие 1 шага, то есть курсор будет находиться в ячейке A1, то макрос будет правильно работать только в том случае, когда вы перед нажатием клавиш Ctrl+m поместите курсор в ячейку A1.

Макрос записан и теперь нажатие клавиш Ctrl+m вызовет появление в ячейках A1:A12 названий месяцев. При записи макроса мы не включали режим записи с относительными ссылками, поэтому названия месяцев будут появляться только в ячейках A1:A12. Для устранения этого неудобства предназначен режим записи с относительными ссылками.

Пример 2. Создание макроса с относительными ссылками

     В этом примере вам предстоит создать макрос с относительными ссылками для размещения заголовка таблицы продаж компьютеров в произвольном месте рабочей книги.

     Перед созданием макроса включите режим записи с относительными ссылками. Для этого выполните следующие действия:

·    Выполните команду Сервис | Запись макроса | С относительными ссылками.

·    Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса — Заголовок. В поле ввода Описание введите текст: Вводит названия компьютеров.

·    Нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога “Запись макроса”.

·    Введите наименование добавляемого пункта меню: Типы ЭВМ. Нажмите кнопку OK.

·    Выполните последовательность действий, которую будет выполнять макрос: введите заголовок таблицы: Тип компьютера; нажмите клавишу Enter; введите тип 1 компьютера CP_35_SR и нажмите клавишу Tab. Аналогично введите следующие типы компьютеров CP_40_SR, CP_55_LS, CP_55_SX. Выделите четыре ячейки с введенными типами компьютеров, выберите команду Формат | Столбец, а затем команду Подгон ширины (поскольку названия типов компьютеров не умещаются полностью в ячейке).

·    Нажмите на кнопку Остановить макрос.

     После окончания записи макроса в меню команды Сервис появится пункт с названием Типы ЭВМ, которое мы ввели на 4 шаге.

     Для выполнения макроса “Заголовок” нужно нажать кнопку мыши на пункте с названием Типы ЭВМ. В том месте таблицы, где расположен курсор, появится заголовок следующего вида: Тип компьютера                  CP_35_SR      CP_40_SR      CP_55_LS      CP_55_SX

     Этот макрос отличается от макроса, созданного в примере №1 тем, что заголовок таблицы можно поместить в любом месте текущей рабочей книги.

Редактирование макросов

     В этом разделе мы рассмотрим вопросы изменения текста макроса, его удаления и переименования. Здесь же будет рассказано о том, как записать новую последовательность действий в уже существующий макрос.

     Одним из способов внесения изменений в записанный макрос является запись нового макроса. Однако это не всегда удобно, а часто бывает и утомительно из-за большого объема работы. В следующем примере мы изменим формат вводимых чисел в макросе “Число”.

Пример 3. Редактирование текста макроса

     В этом примере вам предстоит изменить текст макроса.

     Для входа в режим редактирования макроса выполните команду Сервис | Макрос. Появляется окно диалога “Макрос”, в котором после выбора нужного для редактирования макроса становятся доступными кнопки, в том числе кнопка Редактирование.

     Редактировать можно и непосредственно в модуле с текстом макроса. Текст макроса “Число” расположен в модуле 1, расположенном после 16 листа рабочей книги. Используя кнопки прокрутки листов найдите модуль 1 и нажмите кнопку мыши на его ярлычке. Перед вами появится текст макроса “Число”, записанный на языке Visual Basic:

Число Макрос Форматный код “# #??” Быстрый вызов: Ctrl+x

Sub Число()

    Selection.NumberFormat = “# #??”

End Sub

     Первые две строки составляют комментарий, последующие — текст макроса. Редактирование сводится к тому, что вместо форматного кода “# #??” вводится форматный код “# #??,00”.

     Действуя аналогичным образом, вы можете внести более серьезные изменения в текст макроса. Фактически вы имеете возможность изменять текст программы Visual Basic, реализующий макрос. Это открывает перед вами большие возможности в написании собственных программ.

Удаление макросов

     Если макрос назначен клавише быстрого доступа, графическому объекту или кнопке, то процесс удаления является стандартным. Вы выбираете опцию Макрос пункта Сервис основного меню. Появляется окно диалога “Макрос”, содержащее список макросов текущей рабочей книги. После выбора макроса, который вы предполагаете удалить, станут доступными кнопки окна диалога “Макрос”, в том числе кнопка Удалить. Для удаления выбранного макроса вам достаточно нажать эту кнопку.

     Макрос можно удалить и другим способом. Если макрос записан в отдельном модуле, то нужно удалить модуль. Для этого нужно сделать его активным, а затем нажать правую кнопку мыши на его ярлычке. Появится окно диалога, в котором нужно выбрать команду Удалить. Если модуль содержит и другие макросы, то нужно выделить весь текст удаляемого макроса и нажать клавишу Del на клавиатуре.

     Объекты, которым был назначен макрос, удаляются из режимов редактирования этих объектов.

     Определенную трудность представляет процесс удаления строк с названиями макросов из пункта Сервис основного меню. Для их удаления вы можете использовать окно диалога “Редактор меню”, которое открывается нажатием кнопки Редактор меню, расположенной на панели инструментов “Visual Basic”. Вы можете выбрать требующийся пункт меню из списка Меню. При этом в следующем списке Элементы меню появляются опции этого пункта меню. Вы можете выбрать и удалить нужную строку нажатием кнопки Удалить.

Кнопка Сброс окна диалога восстанавливает стандартное состояние всех пунктов основного меню Excel.

После нажатия кнопки Сброс восстановить ранее сделанные в пункты меню назначения с помощью клавиш Ctrl+Z невозможно. Можно только закрыть файл без сохранения всех сделанных изменений, а затем открыть его снова.

     Окно диалога “Редактор меню” можно вызвать и без использования кнопки Редактор меню. Для этого нужно выполнить следующие действия:

·    Сделайте активным какой-нибудь модуль. Если в рабочей книге нет ни одного макроса, то создайте какой-нибудь макрос (например, не выполняющий никаких действий).

·    Выберите пункт Сервис текущего меню. Появится ниспадающее меню, в котором присутствуют дополнительные опции, одной из которых является Редактор меню

·    Установите курсор на команду Редактор меню и нажмите клавишу Enter. Появится требуемое окно диалога.

Не создавайте макрос, восстанавливающий пункты меню. Делайте эту работу вручную и вы избежите неприятностей, связанных с потерей информации.

Создание специальной кнопки для запуска макроса.

В меню Сервис выбираем Настройка, в категории выбирается Макрос .  Затем удерживая левой клавишей мыши перетаскиваем настраиваемую кнопку на панель задач. Затем при первом ее нажатии появляется перечень настроеных макросов, из которых выбирается нужный.

Список литературы.

1. Excel 97 для windows 95. Справочник Штайнер Й.1998

2. Excel 97: Общие и экономические расчёты. Матюшок В.М. 1999

3. Word 97 для Windows 95. Справочник