Реферат: Офисные программы (текстовый редактор WORD)

Кнопка Обычный режим.

Переход в полноэкранный режим

Чтобы вывести на экран возможно большую часть документа, можно переключиться в полноэкранный режим. В этом режиме на экран не выводятся отвлекающие внимание элементы экрана, такие как панели инструментов и полосы прокрутки.

-   В меню Вид выберите команду Во весь экран.

·     Примечания

·        Чтобы воспользоваться командами меню в полноэкранном режиме, поместите указатель в верхнюю часть окна документа, и строка меню откроется. На вкладке Вид (меню Сервис, команда Параметры) можно задать параметры, которые будут определять, какие элементы управления должны оставаться на экране в полноэкранном режиме.

·        Чтобы отменить полноэкранный режим и вернуться к предыдущему режиму, выберите команду Вернуть обычный режим на панели инструментов Во весь экран или нажмите клавишу ESC.

Режим разметки

Режим, в котором документ изображается так, как он будет напечатан. Например, заголовки, сноски, столбцы и объекты в рамке изображаются на своих действительных местах. В режиме разметки текст можно редактировать и форматировать; например, перетаскивать объекты в рамке на другое место.

Чтобы перейти в режим разметки, выберите команду Разметка страницы в меню Вид или нажмите кнопку Режим разметки на горизонтальной линии прокрутки.

Кнопка Режим разметки.

Режим электронного документа

Режим, в котором разметка документа изображается упрощенно с целью упрощения просмотра документа на экране. Например, текст изображается символами большего размера, длина строк устанавливается равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде.

По умолчанию в режиме электронного документа автоматически открывается область переменного размера — так называемая схема документа — в которой изображается структура документа. Используйте схему документа для быстрого перемещения по документу и определения собственного положения в нем.

Чтобы перейти в режим электронного документа, выберите команду Электронный документ в меню Вид или нажмите кнопку Режим электронного документа на горизонтальной полосе прокрутки.

Кнопка Режим электронного документа.

Деление окна

1.   Поместите указатель на вешку разбивки в верхней части вертикальной полосы прокрутки.

2.   Когда указатель примет вид      , перетащите линию разбивки на нужное место.

ü Советы

·        Чтобы вернуться к одному окну, щелкните дважды линию разбивки.

·        Чтобы перемещать или копировать части длинного документа, разбейте окно на две части. В одной области найдите текст или рисунки, которые требуется скопировать или переместить, а в другой области — место назначения этого текста или рисунков, а затем выделите их и перетащите через линию разбивки.

Масштаб документа

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде.

1.   Щелкните стрелку у поля Масштаб

2.   Выберите нужный масштаб.

Таблицы

Создание таблицы

Наиболее быстрый путь создания простой таблицы, — например такой, которая имеет одинаковое количество строк и столбцов — с помощью кнопки Добавить таблицу.

С помощью новой команды Нарисовать таблицу можно легко создать более сложную таблицу, — например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку — метод, сходный с рисованием таблицы от руки.

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки, либо можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого как база данных или электронная таблица.

Добавление строк и столбцов в таблицу

1.   Выберите строку, ниже которой будут вставляться новые строки, или выберите столбец, правее которого будут вставляться новые столбцы. Выберите такое же количество строк или столбцов для вставки.

Нажмите кнопку Добавить строки                   или Добавить столбцы

·     Примечания  

Можно также использовать инструмент Нарисовать таблицу для прорисовки строки или столбца в нужном месте.

ü Советы

·        Чтобы добавить строку в конец таблицы, щелкните последнюю ячейку последней строки, а затем нажмите TAB.

·        Чтобы добавить столбец справа от последнего столбца в таблице, щелкните за пределами самого правого столбца. Выберите команду Выделить столбец в меню Таблица, а затем нажмите кнопку Добавить столбцы.

Удаление из таблицы ячеек, строк или столбцов

1.   Выделите ячейки, строки или столбцы для удаления. При удалении ячеек включите режим отображения символов ячейки. При удалении строк включите режим отображения символов строк.

2.   Выберите команду Удалить ячейки, Удалить строки или Удалить столбцы в меню Таблица.

3.   При удалении ячеек выберите нужный параметр.

Выделение элементов в таблице

Чтобы	Действие
Выделить ячейку	Щелкните левую границу ячейки.
Выделить строку	Щелкните  левую границу строки.
Выделить столбец	Щелкните верхнюю часть столбца таблицы или границу.
Выделить несколько ячеек, строк или столбцов	Переместите указатель при нажатой кнопке мыши через ячейку, строку или столбец, или выделите одну ячейку, строку или столбец, а затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните другую ячейку, строку или столбец.
Выделить текст в соседней ячейке	Нажмите клавишу TAB.
Выделить текст в предыдущей ячейке	Нажмите клавиши SHIFT+TAB.
Выделить всю таблицу	Щелкните таблицу, а затем нажмите ALT+5 на цифровой клавиатуре. NUM LOCK должна быть выключена.

ü Совет.  

·      Кроме того, для выделения строк, столбцов или всей таблицы щелкните таблицу, а затем выберите команду Выделить в меню Таблица, или используйте соответствующие сочетания клавиш (см. таблицу на стр. 7)                                                                  

Объединение нескольких ячеек в одну

Можно объединить две или более ячейки, расположенные в одной строке или одном столбце, в одну ячейку. Например, можно объединить несколько ячеек, расположенных в одной строке, для создания заголовка таблицы, общего для нескольких столбцов.

Чтобы быстро объединить несколько ячеек, выделите их, а затем нажмите кнопку Объединить ячейки.

При слиянии нескольких ячеек в столбец для создания вертикально ориентированного заголовка таблицы, общего для нескольких строк, используйте команду Направление текста (меню Формат) для изменения ориентации заголовка текста. Нельзя изменять направление текста на странице Web.

Сортировка списка или таблицы

1.   Выделите фрагмент, который следует отсортировать.

2.   Выберите команду Сортировка (для таблиц) или Сортировка текста (для списка) в меню Таблица.

3.   Выберите параметры сортировки.

ü Совет

 ·     Кроме того, существует возможность отсортировать отдельный столбец таблицы.

Выполнение вычислений в таблице

1.   Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.

2.   Выберите команду Формула в меню Таблица.

3.   Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула.

4.   В списке Вставить функцию выберите функцию. Например, для складывания чисел выберите SUM.

Для ссылки на ячейки таблицы введите их в скобках в формулу. Например, для ссылки на ячейки A1 и B4 введите =SUM(a1,b4).

5.   В поле Формат числа введите формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.

·     Примечание.   Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки можно обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

Вставки

Вставка принудительного разрыва страницы

1.   Щелкните место, откуда следует начать новую страницу.

2.   Выберите команду Разрыв в меню Вставка.

3.   Выберите Начать новую страницу.

Вставка номеров страниц

1.   Выберите команду Номера страниц в меню Вставка.

2.   Выберите из списка Положение, где следует печатать номера страниц: вверху страницы, в верхнем колонтитуле, или внизу страницы, в нижнем колонтитуле.

3.   Установите остальные параметры.

Вставка сноски или концевой сноски

1.   Установите курсор туда, куда следует вставить знак сноски.

2.   Выберите команду Сноска в меню Вставка.

3.   Выберите Обычную или Концевую.

4.   Введите текст сноски в область сносок. Для возврата к основному тексту документа щелкните его.

Вставка текущей даты и времени в документ

1.   Поместите курсор туда, куда необходимо вставить дату или время.

2.   Выберите команду Дата и время в меню Вставка.

3.   Укажите нужный формат даты и времени в списке Форматы.

Для автоматического обновления даты при печати документа установите флажок Обновлять автоматически. В противном случае в документе будут печататься фиксированные дата или время.

Вставка полей

1.   Щелкните то место документа, куда следует вставить переменные данные.

2.   Выберите команду Поле в меню Вставка.

3.   Укажите категорию, а затем выберите имя поля.

Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, нажмите кнопку Параметры.

·     Примечания

·        Для получения сведений об определенном поле или параметре выберите имя поля или параметр, а затем нажмите клавишу F1.

·        Для изменения кода поля ѕ например, добавления или изменения ключей ѕ отобразите код поля (выделите поле и нажмите клавиши SHIFT+F9), а затем внесите необходимые изменения.

·        Чтобы вложить поле в другое поле, сначала вставьте внешнее поле. Затем сделайте видимыми коды полей и вставьте второе поле.

Вставка другого документа в открытый документ

1.   Установите курсор туда, куда следует вставить другой документ.

2.   Выберите команду Файл в меню Вставка.

3.   Введите имя файла, который требуется вставить, в поле Имя файла.

Вставка элемента списка автотекста

1.   Установите курсор туда, куда следует вставить элемент списка автотекста.

2.   Выберите команду Автотекст в меню Вставка.

Чтобы увидеть полный список элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу SHIFT.

3.   Если подменю содержит список стилей абзацев (Обычный, Приветствие и т. п.), выберите стиль, связанный с нужным элементом автотекста.

4.   Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

ü Совет. 

·        Для вставки элемента списка автотекста также можно использовать следующую последовательность действий. Прежде всего, включите автозаполнение: выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем — команду Автотекст, после чего установите флажок Автозаполнение для автотекста и дат и нажмите кнопку OK. Далее введите в документ несколько первых символов имени элемента автотекста. Чтобы принять предложенный элемент списка автотекста, нажмите клавишу ENTER или F3. В противном случае продолжите ввод.

Рисунки

Вставка рисунка из файла

1.   Укажите место вставки рисунка.

2.   В меню Вставка выберите команду Рисунок, а затем — команду Из файла.

3.   Выберите файл, в котором содержится нужный рисунок.

4.   Щелкните рисунок, который необходимо вставить.

5.   Чтобы вставить рисунок как перемещаемый, т. е. вставить в графический слой, что позволяет задать его точное положение на странице и поместить впереди или позади текста и других объектов, установите флажок Поверх текста.

Чтобы вставить рисунок как встроенный непосредственно в позицию курсора, снимите флажок Поверх текста.

ü Совет

·        Чтобы уменьшить размер файла документа, вставьте в него не сам рисунок, а ссылку на него. Для этого в диалоговом окне Вставить рисунок (меню Вставка, подменю Из файла) выберите нужный рисунок, установите флажок Связать с файлом,

 а затем снимите флажок Хранить рисунок в документе. При этом теряется возможность редактирования рисунка, однако его по-прежнему можно просмотреть на экране и напечатать.

Вставка рисунка или картинки из Clip Gallery

1.   Укажите место вставки рисунка или картинки.

2.   В меню Вставка выберите команду Рисунок, выберите команду Картинки, а затем выберите вкладку Clip Art или Picture.

3.   Выберите категорию, а затем дважды щелкните нужный рисунок.

Автоматическое добавление названий к объектам при вставке

1.   Выберите команду Название в меню Вставка.

2.   Нажмите кнопку Автоназвание.

3.   Из списка Добавлять название при вставке объекта выберите элементы, название к которым должно добавляться автоматически при их вставке в документ.

4.   Выберите нужные параметры.

·     Примечание  

·    Название будет добавляться автоматически, когда в документ будет вставляться элемент типа, выбранного из списка Добавлять название при вставке объекта.