Реферат: Microsoft Access

Группировка записей в отчете

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям.

1          Откройте отчет в режиме конструктора.

2          Нажмите кнопку Сортировка и группировка    на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3          Укажите порядок сортировки данных в отчете.

4          Выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки.

5          Задайте значения свойств группы, перечисленных в следующем списке. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, необходимо задать значение «Да» по крайней мере для одного из свойств Заголовок группы (GroupHeader) или Примечание группы (GroupFooter).

·           Заголовок группы (GroupHeader). Добавляет или удаляет заголовок группы, определяемой полем или выражением.

·           Примечание группы (GroupFooter)

. Добавляет или удаляет область примечаний группы, определяемой полем или выражением.

·           Группировка (GroupOn). Определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка. При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства.

·           Интервал (GroupInterval). Определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.

·           Не разрывать (KeepTogether). Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

Целостность БД.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.

·           Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

·           Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значение «Длинное целое». А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в обеих ячейках свойства Размер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации».

·           Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам.

·           Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести пустое значение в поле «КодКлиента».

·           Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.

·           Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Формы или отчеты, не связанные с таблицей, запросом или инструкцией SQL (имеющие пустое значение свойства Источник записей (RecordSource)). Примером свободной формы может служить диалоговое окно.

Запросы по нескольким таблицам.

·           В режиме конструктора запроса переместите с помощью мыши поле из списка полей одной таблицы или запроса в соответствующее поле (поле, имеющее одинаковый или совместимый тип данных, содержащее похожие данные) из списка полей другой таблицы или запроса.

При использовании этого типа объединения из обеих таблиц или запросов выбираются записи, только если значения объединенных полей равны.

Примечания  

·           Числовые поля могут быть объединены, только если свойство Размер поля (FieldSize) имеет значения Байт (Byte), Целое (Integer) или Длинное целое (Long Integer).

·           Тип объединения можно изменить таким образом, что из таблицы или запроса будут выбраны все записи, не зависимо от того, содержит ли вторая таблица или запрос соответствующие им записи.

Сортировка записей в таблице.

Выполнение сортировки записей для формы или подчиненной формы в режиме формы или для таблицы, запроса, формы или подчиненной формы в режиме таблицы допускается даже в том случае, когда уже применен фильтр. Также для сортировки данных, отбираемых фильтром, следует указать порядок сортировки в окне расширенного фильтра, а для сортировки результатов запроса следует задать порядок сортировки в режиме конструктора запроса.

При выполнении сортировки записей имеется возможность выполнить простую сортировку, при которой все записи сортируются или по возрастанию, или по убыванию (но не в том и другом порядке одновременно). При указании порядка сортировки записей в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра имеется возможность выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.

Вне зависимости от используемого способа сортировки записей Microsoft Access сохраняет порядок сортировки при сохранении формы или объекта в режиме таблицы и повторно применяет его при новом открытии объекта или при создании новой формы или отчета на основе этого объекта.

Особенности сортировки записей

·           При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он перейдет и к новой форме или отчету.

·           В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.

·           Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных.

·           Если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

·           Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.

·           Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Val([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.

·           При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.

·           Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.

Добавление новых данных в режиме таблицы.

1          Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2          Нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись  .

3          Введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.

4           В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.

Для удаления записей небх выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.

Создание структуры БД.

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1          Определение цели создания базы данных.

2          Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3          Определение необходимых в таблице полей.

4          Задание индивидуального значения каждому полю.

5          Определение связей между таблицами.

6          Обновление структуры базы данных.

7          Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8          Использование средств анализа в Microsoft Access.