Реферат: Методичка по Excel 2000

Реферат: Методичка по Excel 2000

Содержание

1    Основы работы в программе Excel 2

1.1     Ввод данных. 2

1.2     Формат ячеек. 3

1.3     Обрамление. 3

1.4     Автоформат, условное форматирование. 3

1.5     Ввод формул. 4

1.6     Суммирование и другие функции. 4

1.7     Сортировка. 5

1.8     Работа с листами – переименование, вставка, удаление, копирование. 5

2    Расширенные возможности Excel 6

2.1     Графики. 6

2.2     Настройка параметров страницы.. 7

2.3     Перенос в Word и обратно. 7

2.4     Условное форматирование и Фильтрация. 8

2.5     Структурные таблицы.. 9

2.6     Поиск, Замена и Макросы.. 9

2.7     Собственные функции и Visual Basic. 9

 

 

 

июнь 2004г.

® Огородиков Сергей        yar_sergo@mail.ru

июнь 2004г.
Основы работы в программе Excel

Программа Microsoft Excel – входит в пакет программ Microsoft Office и предназначена для создания электронных таблиц, вычислений в них и создания диаграмм. Как и в программе Microsoft Word в программе Excel можно создавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы, проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.

1.1    Ввод данных

В программе Excel существует несколько типов данных:

• текстовый
• графический
• числовой

Числовой в свою очередь состоит из

• Числовой (целые числа и числа с дробной частью)
• Денежный (после числа указывается обозначение валюты)
• Процентный (20% = 0,02 )
• Дата и время

(число дней начиная от 01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

При вводе данных Excel автоматически пытается распознать тип:

пример текста ;    12;    1.2 или 1,2 ;     123р. ;  18%;       27/05/04  или 27.05.04;

Для изменения типа значения выделите нужные ячейки (белым крестиком) и откройте Формат-Ячейки… и откройте закладку Число. Выберите нужный формат и нажмите кнопку ОК

Программа Excel округляет числовые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмите кнопку  - для увеличения числа цифр после запятой или  - для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат кнопки, аналогичные кнопкам программы Word:

Для определения параметров текста (шрифта) – воспользуйтесь кнопками

·     Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель управления  и выбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель целой и дробной части    , или  .

на закладке Дата выбрать Разделитель компонентов даты  . или / или  –

• Для продолжения значений (арифметическая прогрессия) используется механизм автопродолжения.

Для продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютер рассчитывает разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний угол этих ячеек (курсор становится черным крестиком ) и, удерживая левую кнопку мыши – потянуть вниз.

Автопродолжение действует для всех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или уменьшаются), а текст – повторяется!

Так, например, можно быстро создать список товаров с номером (см. рис. справа)

1.2    Формат ячеек

Для изменения типа значения ячейки предназначены кнопки:

 - денежный формат,  - процентный,  - числовой.

Для любых выделенных ячеек в главном меню Формат выберите пункт Ячейки… В открывшемся окне можно полностью настроить все свойства ячеек:

• тип – число, дата, денежный,
• Выравнивание – по горизонтали и по вертикали;
• Шрифт - размер и цвет текста,
• Границы - обрамление ячеек
• Вид - цвет ячеек…

Это же окно можно вызвать нажатием правой кнопки мыши и выбором Формат ячеек…

1.3    Обрамление

Для изменения обрамления, цвета заливки и цвета текста выделенных ячеек предназначены кнопки:   

Для более сложного обрамления необходимо открыть  главное меню Формат, выбрать пункт Ячейки… на закладке Границы – определить цвет и тип линий обрамления. После этого выбрать границы – внешние и/или внутренние и нажать кнопку ОК

1.4    Автоформат, условное форматирование

Для автоматического оформления таблиц в программе Excel необходимо нажать на одну из ячеек таблицы и открыть главное меню Формат пункт Автоформат.

В открывшемся окне выбрать тип оформления таблицы и нажать кнопку ОК

1.5    Ввод формул

Выполнение расчетов в таблицах Excel осуществляется при помощи формул.

Для создания формулы, которая будет вычисляться для каждой строки таблицы, необходимо в пустой ячейке ввести знак = после этого нажать на ячейку первого числа (вместо чисел появляется адрес ячейки!), после этого  ввести на клавиатуре действие (+,-,*,/) и нажать на вторую ячейку.

После нажатия на клавишу [Enter] или [Tab] в ячейке появится вычисленное значение.

Формулы, как и данные, можно продолжать при помощи автопродолжения

Для некоторых вычислений требуется использовать фиксированную строку или столбец, для этого в формуле используется знак $. Например для таблицы умножения в ячейке F4 необходимо исправить формулу на =$B4*F$2, т.е. зафиксировать первый столбец B  и первую строку таблицы 2

Если для всей таблицы используется единая константа то необходимо фиксировать и столбец и строку, т.е. в формулах использовать $J$2

Например, в таблице товаров вычислить налог, значение которого может меняться см. рис.

1.6    Суммирование и другие функции

Для суммирования по столбцу или строке достаточно нажать кнопку:

при этом появляется пунктирная рамка, показывающая ячейки, которые будут просуммированы. Для изменения области суммирования достаточно выделить нужные ячейки и нажать клавишу [Enter]

            Для вызова других функций нажмите кнопку , расположенную рядом с

При этом появится окно выбора функций.

Все функции разбиты по категориям.

Наиболее полезными являются

«10 недавно использовавшихся» - это те функции, которые Вы используете

«Математические» - это функция СУММ(),  ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…

«Статистические» -  это среднее СРЗНАЧ(), отклонение от среднего СТАНДОТКЛОН()

 «Дата и время» - работа с датами, функции ТДАТА() – выдают текущую дату или  текущее время в зависимости от формата ячейки.

1.7    Сортировка

Для сортировка таблицы по одному из столбцов достаточно нажать на ячейку столбца, по которому Вы хотите сделать сортировку (Выделять столбец не нужно!)

и нажать кнопку:  - для сортировки по алфавиту (по возрастинию)

или кнопку:  - для сортировки против алфавита (по убыванию)

см. также п.2.4

1.8    Работа с листами – переименование, вставка, удаление, копирование

В отличии от программы Word, в программе Excel существует несколько листов, обычно они выглядят как закладки внизу экрана Лист1,Лист2, Лист3

Каждый из листов представляет собой плоскость, размером 256 столбцов и 65 536 строк  Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес (как на шахматной доске) A1, F3, G8….

Страницы: 1, 2