Реферат: Использование компьютера для подготовки текста

Слияние документов

В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

·    главный документ, содержащий постоянную информацию;

·    документ — источник для хранения переменной информации.

Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.

Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.

     В разных текстовых редакторах имеются различные возможности создания таблиц (в основном рисование).

     WinWord имеет встроенные средства создания и изменения таблиц. Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст, графика, ссылки на данные других документов.

     Можно создать пустую таблицу и потом заполнить ее данными или преобразовать имеющийся текст в таблицу.

     При редактировании таблиц можно выполнять такие действия как: перемещение по таблице, выделение всей таблицы и отдельных ее элементов, вставку и удаление строк, столбцов и ячеек, форматирование текста в ячейках, изменение размеров таблицы, объединение ячеек и разбивку таблицы.

     Многие текстовые процессоры имеют встроенные средства создания и обработки графических изображений в виде отдельных графических объектов или в виде рисунков, включающих один или несколько объектов.

     Кроме того, они позволяют импортировать в документ рисунки, подготовленные другими программами. При импортировании рисунка может выполняться встраивание в документ (хранение рисунка в документе) без связи с исходным файлом, или связывание с исходным файлом.

     Встроенные рисунки можно обрабатывать средствами самого текстового процессора, а связанные рисунки – с помощью внешнего графического редактора.

Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word 6.0 документу присваивается тип .DOC, а в текстовом процессоре Lexicon - тип ТХТ. Большинство текстовых процессоров используют следующие три операции со хранения данных.

·    Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируя сохранность более свежей копии проектируемого документа на случаи возможной его утраты.

·    Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохранения отредактированного документа и выхода в операционную систему.

·    Выйти без сохранения Эта операция позволяет выйти в операционную систему без сохранения документа, с которым работали.

В текстовых процессорах, имеющих многооконный режим работы, предусматриваются одна операция выхода и отдельные операции сохранения и скрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается несохраненный измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, следует ли сохранить документ или нет.

Текстовые процессоры с помощью резервных файлов обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа — текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл ему присваивается тип ВАК, а отредактированная версия рассматривается как текущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или он присваивается по умолчанию (например, .TXT, или .DOC). Таким образом сохраняется только последняя, измененная версия документа, более ранние версии теряются Хотя содержание текущего  резервного файлов не одинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты текущего файла) представляется очень ценной Как мы покажем в дальнейшем, автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т. п.

         Так как в основном предварительная подготовка текста при помощи компьютера осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения, то в предыдущих разделах работы главное внимание уделялось именно программному аспекту рассматриваемой темы. Но вид конечного продукта – печатного текстового документа во многом зависит от используемого устройства печати.

         В современной практике печати текстов с помощью компьютеров используются принтеры разных типов и марок. Все их разнообразие можно разделить на следующие категории:

         - матричные принтеры;

         - струйные принтеры;

         - лазерные принтеры.

         Самыми первыми были изобретены матричные принтеры. Они отличаются тем, что сделанная с их помощью распечатка текста выглядит как множество упорядоченно расположенных точек. Это заметно снижает эстетическую привлекательность распечаток, сделанных при помощи данного вида принтеров. Следует отметить, что конструкция матричных принтеров постоянно совершенствуется и современные модели могут поспорить по качеству распечатки со струйными принтерами.

         Струйные и лазерные принтеры вошли в обиход значительно позже. Распечатка текстов с их использованием отличается высоким качеством и внешней привлекательностью. К тому же данным типам принтеров свойственна высокая скорость печати.

         Итак после того, как текст подготовлен в электронном виде с помощью какого-либо текстового редактора его можно распечатать. Все текстовые редакторы поддерживают распечатку текста. Для этого либо нужно выбрать соответствующий пункт меню, нажать на кнопку панели инструментов или нажать на клавиатуре специальную комбинацию клавиш. Мощные текстовые процессоры позволяют перед печатью смоделировать ее на экран, чтобы пользователь увидел как набранный текст будет выглядеть на бумаге. Это очень мощное средство для правильного задания параметров разметки страницы  и получения именно того результата распечатки, который планировался изначально.

В последнее время компьютерные технологии продвигаются очень интенсивно, и это способствует бурному развитию программного обеспечения. Каждые полгода выходят продукты с множеством нововведений. В полной мере это касается и программ для использования компьютера при подготовке текста. С каждым разом все больше и больше функций заключают в себе данные программы, что в конечном итоге способствует упрощению технологии подготовки текста с использованием компьютера, делает ее более гибкой, адаптируемой к реальным условиям работы. Еще 10-15 лет назад для рядового пользователя были недоступны такие возможности современной компьютерной подготовки текста как введение в состав документа различных значков, изображений, повышающих его информативность, осуществляемую непосредственно при вводе текста проверку орфографии, грамматики, различные приемы автоматизированного форматирования абзацев, списков и других элементов текста, внедрение в текстовый документ различных автоматизировано полученных графиков и диаграмм. 

Стоит отметить еще одно немаловажное обстоятельство современного развития технологии в области использования компьютера при подготовке текста, а именно преемственность в работе нового специализированного в данной предметной области программного обеспечения. Его развитие поставлено таким образом, что с каждой новой версией программа сохраняет предыдущий набор возможностей и пользователь может использовать как старые, так и новые функции, последние введены лишь для облегчения работы с программой.

Нельзя не упомянуть и о совершенствовании различных периферийных устройств для конечной распечатки текста. Появление таких устройств как лазерные и струйные принтеры позволило значительно улучшить качество печати текстов. Сейчас распечатка, сделанная на современном оборудовании по своему качеству не уступает лучшим образцам типографской печати.

1    Гончаров Р.В., Любимов М.Ф. Информатика. Задачи, примеры и контрольные задания. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1999.

2    Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные системы и сети. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

3    Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Текстовый процессор MS Word. Лабораторный практикум. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

4    Microsoft Word “Help”.