Быстрый поиск

Лабораторная работа: Особливості використання Access для створення баз даних

Завдання

Створити проект відповідно до предметної області заданої у варіанті. Реалізувати його засобами СУБД.

Предметна область: Договірна діяльність організації

Мінімальний список характеристик:

· шифр договору, найменування організації, термін виконання, сума договору, примітки вид договору;

· номер, П.І.П., адреса, телефон, посада, оклад співробітників, термін роботи даного співробітника по даному договору.

Хід роботи

I. Початок роботи з СУБД.

1. Спочатку запускаємо програму. Найнадійніший спосіб - через меню кнопки "Пуск" (рис.1) або через ярлик, розташований на робочому столі. В діалоговому вікні, що відкрилося, вказуємо на створення нової бази даних (рис.2), або натиснувши команду меню "Файл > Создать". Також вказуємо назву бази даних, в даному випадку підійде: "Договори".

Рис.1 - Запуск програми через головне меню

Рис.2 - Створення нової бази даних

2. Перед нами відкриється вікно "База даних" (рис.3). Це вікно є початковим елементом управління СУБД. На лівій панелі вікна "База даних" зосереджені елементи управління для виклику усіх типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми і так далі). На правій - елементи управління для створення нових об'єктів. Сюди ж додаються і створювані об'єкти. Вікно має панель інструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття редагування, видалення і тому подібне).

Рис.3 - Вікно "База даних"

II. Створення таблиць бази даних.

3. Запускаємо конструктор створення таблиць, зробивши подвійне клацання по відповідному елементу управління або натиснувши кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Перед нами відкриється вікно проектування структури таблиці (рис.4).

Рис.4 - Вікно проектування структури таблиці.

4. Далі задаємо структуру основної таблиці ("Договори") проектованої бази даних. Задаємо імена полів, їх описи і довжини (рис.5), згідно з приведеною нижче таблицею 1:

Таблиця 1 - Параметри полів основної таблиці "Договори"

Ім’я поля	Тип	Опис	Довжина
Шифр договору	Текстовий	Шифр договору	5
№ виконавця	Текстовий	Код виконавця, зайнятого договором	5
Організація	Текстовий	Найменування організації, пов'язаної з договором	30
Термін виконання	Дата/час	Термін виконання договору	-
Сума договору	Числовий	Сума коштів по договору	-
Вид договору	Текстовий	Примітка щодо виду договору	30

Рис.5 - Створення структури таблиці "Договори".

5. Вкажемо наявність ключового поля (в даному випадку поле "№ виконавця"). Це можна зробити через контекстне меню (натиснувши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля і вибравши пункт "Ключове поле" контекстного меню), давши команду меню "Правка > Ключове поле" або натиснувши на кнопку з ключем панелі інструментів Microsoft Access. Про те, що поле задане ключовим, свідчить значок ключа поряд з ім'ям поля у вікні проектування структури таблиці (рис.5).

6. Збережемо в поточній базі даних створену таблицю. Зробити це можна за допомогою команди меню "Файл > Зберегти" або за допомогою кнопки з дискетою панелі інструментів Microsoft Access. Вкажемо ім'я таблиці, що зберігається, "Договори". Зачиняємо вікно проектування структури таблиці і бачимо, що у вікні "База даннях" з'явився новий елемент - тільки що створена таблиця "Договори". Створена таблиця була збережена не у вигляді окремого файлу на диску, а в структурі бази даних.

7. Шифр договору в створеній таблиці було позначено ключем. Це було зроблено з розрахунком, що в структурі бази даних буде ще одна таблиця з виконавцями договорів. Такий підхід має ряд переваг, до яких можна віднести, наприклад, спрощення (автоматизацію) введення даних про абонентів, гнучке управління списком категорій, виключення помилок в позначенні категорій, економію ресурсів пам'яті комп'ютера та ін.

Створимо за допомогою конструктора другу таблицю - "Співробітники". Імена полів, їх описи і довжини (рис.6) приведені в таблиці 2:

Таблиця 2 - Параметри полів додаткової таблиці "Співробітники"

Ім’я поля	Тип	Опис	Довжина
№ виконавця	Текстовий	Код виконавця, зайнятого договором	5
ПІП	Текстовий	Прізвище, ім'я та по-батькові співробітника	50
Адреса	Текстовий	Адреса співробітника	40
Телефон	Текстовий	Телефон співробітника	20
Посада	Текстовий	Посада співробітника в організації	30
Оклад	Числовий	Заробітна плата співробітника	-
Термін роботи, дн	Текстовий	Термін роботи даного співробітника по даному договору	50