Курсовая работа: Проектирование базы данных и систем управления базой данных в среде Microsoft Access

7)  Аналогичные операции произведем с остальными таблицами, получим:

3.2 Построение запросов

Microsoft Access предлагает ряд инструментов, которые позволяют получить ответы на поставленные перед базой данных вопросы. Access предлагает два способа задания запросов.

1.  С помощью мастеров.

2.  В режиме конструкторов.

Мастер запросов выполняет пошаговую процедуру задания запроса. Режим конструктора позволяет не только задать запрос, но и модифицировать существующий. Запросы позволяют получить информацию, ограничивая диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. Запросы можно сохранять и использовать многократно.

Практическое применение:

1.  Открываем запросы.

2.  Создаём новый запрос с помощью мастера.

 

4.Создаём новый запрос с помощью конструктора.

 

5. Создадим запрос на повторяющиеся записи.

3.3 Применение языка SQL в MS Access

Язык SQL – Structured Query Language используется в отличии от других языков программирования исключительно в задачах управления БД. С помощью SQL можно заставить программу выполнять на сетевом сервере.

3.3.1 Использование выражения SELECT

Команда SELECT состоит из служебного слова за которым следует список необходимых полей и выражение FROM, имя таблицы.

SELECT и FROM служебные слова SQL:

SELECT – название командные.

FROM – предложение, представляющее источник данных.

Список полей – параметры конструкций.

В качестве параметра списка полей допускает «*».

Например, чтобы получить полное содержание таблицы :

SELECT *FROM имя таблицы.

Порядок выполнение запроса на SQL:

1.  Открыть БД.

2.  В окне выбрать запросы.

3.  Создать конструктор.

4.  Добавить таблицу.

5.  Вид/Режим SQL.

3.3.2 Фильтрация данных

Фильтрация данных с помощью предложения WHERE команды SELECT используется в тех случаях, когда необходимо ограничить множество записей возвращаемых запросом.

Конструкции SELECT предложение WHERE занимает место после FROM.

Синтаксис:

SELECT _ список полей _ FROM _ список полей _ WHERE _ имя поля _ оператор _ значение (Or/And). За служебным словом WHERE следует набор предикатов в формате имя поля _ оператор _ значение. Количество предикатов неограниченно.

В качестве аргумента оператора используется любой из обычных операторов аргумента.

Значения – величина соответствующего типа (символьные литералы; слова, которые помечаются в кавычки).

Предикату может предшествовать служебное слово NOT, обозначающее унарный оператор отношения. Предикаты склеиваются с помощью операций конъюнкций (+), дизъюнкции Or.

Операторы применяющиеся в предложении WHERE:

1) Оператор BEETWEN сопровождается сл. сл. And использующий в контексте предложения WHERE для задания границ интервала, величины аргумента.

SELECT*FROM _ Music _ WHERE _ Artist BETWEEN ‘Elvis’ AND ‘Rolling Stones’.

В этом примере команда SELECT возвратит набор данных, содержащих сведения об альбомах исполнителей, имена которых содержат сведения об альбомах исполнителей и попадают в интервал от P до R.

2) Оператор IN. Он позволяет задавать искомые значения в полях таблиц. Синтаксис конструкций IN в контексте команды SELECT имеет вид: SELECT _ список полей _ FROM _ имя таблицы. WHERE _ имя поля _ IN _(значение 1, значение 2, … )

Например:

SELECT*FROM _ Music _ WHERE _ Publisher ‘Polygram’ ’Elektra’ ‘Capitol’

Указанная команда SELECT вернёт все строки данных, которые имеют отношения к звукозаписям, выпущенным компанией «Polygram», «Elektra», «Capitol».

Логические операторы конъюнкции (AND) и дизъюнкции (OR) требует наличие двух операторов. Оператор NOT – унарный оператор. Предложение WHERE может содержать любое число предикатов, соединяющих вместе логическими операторами сгруппированных с помощью круглых скобок.

SELECT*FROM Music WHERE _ Publisher =‘Capitol’ AND LastName = _ ‘Cocker’ OR LastName = ‘Merchat’.

3.3.3 Сортировка данных

Сортировка данных конструкции выражения SELECT позволяет упорядочить возвращённые наборы данных по возрастанию или убыванию значений полей.

Этой цели служит приложение ORDER BY. После которого указывается одно или несколько выражений вида: имя поля _ [Порядок сортировки, раздел. запятой]. Аргументы имя поля указывают на поля таблиц перечисленные в предложении FROM. В качестве необез. параметра – порядок – порядок сортировки допустимо использовать сл. сл. ASC и DESC возвращает по возрастанию и убыванию соответственно.

SELECT*FROM _ Music _ ORDER BY Artist DESC , Title Asc

3.3.4 Группировка столбцов

Предложение GROUP BY применяется для группировки данных в столбцах. К нему необходимо обращаться при использовании так называемых агрегатирующих функций языка SQL. Например SUM. Группируя данные по определённым столбцам возвращающего набора следует включать в группу, либо все столбцы набора данных, либо те из них, которые не использованы в качестве аргументов агрегатирующих функций.

Предложение GROUP BY применяется в тех случаях, когда необходимо получить только одну строку из группы строк, в определённых структурах, которых характеризуется практичные значения.

3.3.5 Использование предложения HAVING

Предложение HAVING подобно WHERE помогает ограничить объем множества данных, получаемых в результате выполнения SELECT.

HAVING позволяет включать любое число предикатов, объединенных посредством булевых логических операторов.

Листинг 1:

Демонстрирует пример использования HAVING и применение вложенного запроса.

1: SELECT * FROM Music WHERE ID =

2: SELECT Music_ID FROM TRACKS

3: GROUP BY Music_ID

4: Having CDATE (SUM (Track_Length))>CDATE (“0:6:0”)

Строка 1 содержит заголовок внешнего запроса.

В строках 2,3,4 расположен текст подчиненного запроса. Подзапрос группирует записи таблицы TRACKS в соответствии с полями MUSIC_ID.

Предложение HAVING осуществляет сравнение суммы, продолжительность звучания всех композиций данного альбома. С константой равной 6 мин.

В результате выполнения всего запроса будут возвращен набор записей таблицы. MUSIC для каждой из которых существует внешний ключ из таблицы Tracks и удовлетворяется условие подчиненного запроса.

В строке 4 демонстрируется пример употребления встроенной SQL функции CDATE, выполняющей преобразование числа значения DATE TIME.

В нашем случае с помощью CDATE осуществляется сопоставление функции внешних интервалов длительности звучания, выраженных в секундах.

3.3.6 Объединение таблиц

Реляционная БД предполагает наличие механизма объединения хранящихся в нескольких таблицах. Процесс и результат сбора данных об определенном объекте, которые хранятся в нескольких таблицах – объединение таблиц.

INNER JOIN – позволяет возвратить все записи для которых выполняется условие равенство, содержимого столбцов 2-х объединяемых таблиц.

Пример:

SELECT *

FROM MUSIC INNER JOIN TRACKS ON_MUSIC. ID, TRACKS. MUSIC_ID

Эта конструкция возвратит все записи таблиц MUSIC и TRACKS для которых MUSIC и TRACKS равны.

LEFT JOIN – Применяется в случаях, когда следует вернуть все записи левой таблицы, и только те строки правой, значения полей которой соотв. данным левой таблицы.

RIGHT JOIN – противоположно по значению оператора LEFT JOIN. При использовании этого оператора, возвращ. набор данных будет содержать

Практическое применение:

1. Оператор BEETWEN сопровождается сл. сл. And использующий в контексте предложения WHERE для задания границ интервала, величины аргумента.

2. Оператор IN. Он позволяет задавать искомые значения в полях таблиц.

3. Сортировка данных конструкции выражения SELECT позволяет упорядочить возвращённые наборы данных по возрастанию или убыванию значений полей.

4. Логические операторы конъюнкции (AND) и дизъюнкции (OR).

3.4 Анализ и оптимизация разработанной (модернизированной) БД и объектов управления данными

Для быстродействия БД в среде Access можно пользоваться анализатором быстродействия. Анализатор быстродействия недоступен для вызова проектов MS Access. Проектом БД называется программное средство, обеспечивающее подключение к БД MS SQL Server, который используется для создания приложений в архитектуре «Клиент- Сервер». Файл проекта не содержит данных, как объектов так и таблиц.

Последовательность проведения работ по оптимизации БД.

1)  Открыть БД Access быстродействие которой необходимо повысить.

2)  Выбрать Сервис – Анализ – Быстродействие.

3)  Выбрать вкладку соответствующую типу объекта БД, который нужно оптимизировать, выбрать вкладку все типы объектов для просмотра всех объектов.

4)  Выбрать имена оптимизированных объектов и нажать ОК.

5)  Повторить пункты 3,4.

Далее БД предложит:

1)  Совет

2)  Предложение

3)  Мысль

Предложение – подразумевает определенные компромиссы применяемые к оптимизации.

Для получения дополнительных сведений, целесообразно в мысли выбрать опцию таблицы и руководствоваться ею для совершенствования структуры БД.

3.5 Программирование управление структур свойствами макросов

3.5.1 Макросы. Общие сведения

Макрос представляет собой набор микрокоманд, которые создаются для автоматизации часто выполняемых задач. Группа макросов позволяет выполнять несколько задач последовательно. Основной компонент макроса – замкнутая инструкция, самостоятельная или в комбинации с другими макрокомандами, определяющая выполняемые в макросе действия. Если макросов много объединение родственных макросов в группы используются под одним общим именем.

Например: следующая группа макросов связанная с именем кнопки состоит из трёх родственных макросов: «Сотрудники», «Товары», «Отчёты». В каждом макросе выполняется макрокоманда «открыть форму».

В некоторых случаях требуется выполнять макрокоманду только при выполнении нескольких условий. Условие включения поля «Автор» и отношение «Равно» должно так же соединять и значение поле.

Если в макросе проверяется условие назначения, то для одних значений одно сообщение для других другое.

В подобных случаях условия позволяют определить порядок передачи управления между макросом в макросе. Условие задаётся любым логическим выражением, которое возвращает true или false. В зависимости от значений true или false управление передаётся разным макрокомандам.

После задания макрокоманд следует задать в нижней части макроса аргументы макрокоманды.

Основные правила задания аргументов макрокоманд.

1)  В общем случае следует задавать аргументы макрокоманд в том порядке в котором они перечислены.

2)  Если макрокоманда добавляется в макрос путём перетаскивания объекта БД из окна БД Access. Автоматически задаются подходящие аргументы для этой макрокоманды.

3)  Если макрокоманда имеет аргумент, вызывающий имя объекта БД значение этого аргумента и соответствующий тип объекта можно задавать автоматически перетащив объект из окна БД в поле аргумента.

4)  Для задания многих аргументов макрокоманд используется выражение перед которым используется «=».

3.5.2 Создание макросов

1) В окне БД выделить макросы

2) Создать

3) Добавить инструкции

·  Нажать иконку ”раскрытие” и выбрать имя макрокоманды.

·  В нижней части окна при необходимости указать аргументы макрокоманды, 2 значения которой являются объектами БД. Эти значения можно задавать путем перетаскивания.

3.5.3 Создание групп макросов

Чтобы объединить несколько макросов, необходимо создать группу макросов.

В условии макроса допускается использование любых выражений, которые возвращают значение true и false. Макрос будет выполняться, когда выражение true.

Таблица 1.

Город = ”Москва”	Поле город из которого запускается макрос, содержит значения ”Москва”
Dcount (”[Код Заказы]”,”Заказы ”)>35	Имеется более 35 значений
Dcount(”*”,”Заказано”,[Код Заказа]=Forms! ”[Пример формы]! [Код заказа]”)>3	Имеется больше 3 значений в заказано, у которых значение поля Код Заказа совпадает с Заказано.
Forms! [Товары]! [На складе]<5	Значение поля На складе в форме товары <5
Is Null ([Имя])	Поле имя содержит пустое значение
[Страна]=”Литва” And Forms! [Сумма продаж]![Объем заказов]>100	Поле Страна содержит значение Литва в котором Сумма продаж >100
Msg Box (”Изменить?”)=1	Нажать ОК. ОК – открывается ф-я Msg Box.

3.5.4 Запуск макроса

Можно запускать непосредственно в группе макросов из другого макроса, или процедуры обработки события, а также в ответ на событие в форме, отчете, элементе управления.

Запуск из окна БД

Сервис – макрос – включить макрос процедуру. VBA Do cmd. Run Macro ”Выход”.

Access реагирует на событие различных типов, возникающих в формах, отчетах и элементах управления. В том числе на нажатие кнопок.

Порядок действия:

1)  Открыть форму или отчет в конструкторе и вывести элементы управления.

2)  Перев. события и свойства в ответ на который должна выполняться процедура.

3)  Нажать кнопку Построить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров, том числе и Форум Компьютерс.

В данной курсовой работе была разработана база данных для конкретного предприятия. Для этого использовалась система управления базами данных (СУБД) – Microsoft Access. Проведены исследования и разработка основные объекты СУБД Microsoft Access: таблицы, запросы, формы, отчёты, страницы, макросы и модули. При проектировании были выполнены цели, поставленные во время планирования БД и СУБД. Разработанная база данных полностью отвечает предъявленным к ней требованиям. В работе применялись знания, полученные за время изучения курса "Информационное обеспечение систем управления" и из дополнительных источников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Г.М. Холодов. Лекции по предмету «Информационное обеспечение».

2. Г.М. Холодов, Т.И. Крыжановская. Лабораторный практикум по предмету «Информационное обеспечение».

3. Access – для самостоятельного освоения. А.И.Бородина, Л.И.Крошинская, Е.Н.Лядинская. Мн.:НО ООО «БИП-С»,2002. с.136.

4.Создание баз данных в СУБД Access. Анисимова Ж.Н. Мн.:БГУ,1998.

5.Access в примерах. Гончаров А. СПБ.:Питер,2000.

6.Практическое пособие по информатике. Microsoft Access. Шилина А.Л. Минск 2005.

7. www.forum3.ru