Реферат: Изучение системы и процесса управления. Выполнение обязанностей стажера – помощника на должностях организации

 

 

1.Описание основных функций подразделений:

А) Генеральный директор контролирует все подразделения компании. Помощниками в его деятельности являются коммерческий директор и технический директор.

Б) Коммерческий директор непосредственно контролирует договоры подрядов и работу бухгалтерии.

В) Технический директор составляет всю техническую документацию.

Г) Начальник участка строительства постоянно находится на объекте строительства. Ведет «Журнал производства работ», следит за выполнением рабочими техники безопасности, принимает материалы на склад, выдает оборудование, инструменты бригадам рабочих.

Д) Секретарь-менеджер находится в офисе компании, это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель; первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день, руководитель; первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар - чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет документацию, принимает факсимильные сообщения, проверяет электронную почту, оформляет бланки заказов на изделия, составляет наряд - задания и отправляет на производство, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, оформляет  (в том числе печатание) и рассылает  распределительные документы, письма, телеграммы. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Нужно уметь ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее.

На время прохождения практики, я должна была показать свои способности, а также стремление к получению навыков и специфических знаний и умение использовать их в повседневной работе фирмы.

 Специфические знания, которыми я должна обладать к концу своей практики на 100% являются следующими:

    знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

    знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;

    знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

    знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы.

Во время прохождения практики я поняла, что специфика и сложность моей работы была связана с тем, что я всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Я находилась в центре внутренних проблем фирмы и ее внешних контактов. Поэтому  моя работа в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Особенностью этой работы является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

 

2.Юридическое обоснование заключения договоров строительных подрядов и список документов, которые использует компания. (Приложение №2)

ООО «Строительная Компания ДЛКМ» является Подрядчиком строительных работ ОАО «ДНПП». На протяжении 5-ти лет на территории ОАО «ДНПП» были произведены следующие виды работ:

- капитальный ремонт основных корпусов предприятия, в которых расположены важные производства – более 70 000 квадратных метров кровельного покрытия; 

- капитальный ремонт наружных водосточных систем;

- капитальный ремонт внутренних канализационных систем.

        

        Все вышеперечисленные работы были выполнены с оценкой «хорошо» - и в этом контексте следует отметить Администрацию компании – опытную в данной сфере деятельности, хорошо сбалансированную управленческую команду, у которой имеется опыт работы с передовыми технологиями, отсюда - способность быстро осуществлять технологические и организационные нововведения совместно с Отделом капитального строительства ОАО «ДНПП».

     ООО «Строительная Компания ДЛКМ» использует в своей работе квалифицированную рабочую силу, знающих свою специальность начальников участков и прорабов, которые ежеминутно контролируют весь производственный процесс.

   В итоге, ОАО «ДНПП» получила надежную и долговечную кровлю.

   Администрация ОАО «ДНПП» уверена, что ООО «Строительная Компания ДЛКМ» является безусловным лидером в области устройства и капитального ремонта кровель.

1.4. Политика в сфере труда и социальных отношений

   Сложность  создания устойчивого работающего коллектива  во времена  нашего  «хаотического» движения  к постиндустриальному капитализму  заставляет руководителей особо отнестись к вопросам политики в сфере труда и социальных отношений.  

Для руководителя всегда было необходимо знать,  как побуждать людей работать на организацию. Поведение личности обычно направляется его наиболее сильной в данный момент потребностью.

Систематическое изучение мотивации с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду.

Это заставляет действовать руководителя  таким образом, чтобы удовлетворить потребность и проводить сбалансированную политику в сфере труда и социальных отношений.

С учетом классификации Маслоу потребности человека можно  упорядочить в следующем виде:

-     физиологические (жажда, голод, сон, сексуальные),

-     потребность в безопасности,

-     социальные потребности (любовь, принадлежность к определенной социальной группе),

-     потребность в уважении (самоуважение, успех, статус),

-     потребность в самовыражении.

Физиологические потребности и потребность в безопасности - это первичные потребности, которые должны быть удовлетворены прежде, чем потребности более высокого уровня смогут определять поведение.  Например, усиление чувства голода ставит потребность в пище на центральное место в поведении человека, отодвигая в сторону другие (например, удовлетворяющие потребности в собственном развитии).

 После изучения сферы труда и социальных взаимоотношений  в коллективе ООО «Строительная Компания ДЛКМ»  особо бы хотелось отметить моменты влияющие на удовлетворенность в работе:

   1. Многообразие предъявляемых работой требований к мастерству  (самовыражение).  На практике речь идет о том, насколько люди могут использовать на работе   свои сильные качества, о соответствии требований, предъявляемых работой, и уровня своего мастерства.

     2. Ясность содержания задачи и передаваемое  ею чувство отождествления с работой  (работа как она есть). Если первое место можно считать структурным фактором, то отождествление представляется активизирующим фактором.

     3. Представление о значении задачи для организации  (ценность, статус). Собственное ощущение важности работы и предположение о том, как другие представляют себе твою работу, образуют в совокупности  центральный  фактор  мотивации.

    4. Обратная связь. Положительное или отрицательное подкрепление, успешностью работы, увеличивает удовлетворенность работой.  Необходимо отметить, что мнение о работе других     само по себе увеличивает мотивацию, в то время как   “ ничего - не - говорение ”  снижает чувство удовлетворенности.

    5. Самодеятельность.   Возможность работать самостоятельно, сбалансированность власти и ответственности является пятым фактором, влияющим на удовлетворенность работой.  То же самое можно выразить и другими словами:  самодисциплина - это цена свободы.   Обычно  люди  готовы  заплатить  эту  цену.

Руководители ООО «Строительная компания ДЛКМ» не гонятся за прибылью. В результате чего, не нарушается баланс интересов всех членов коллектива компании.

  В первые дни своего пребывания в компании мне была прочитана вышеизложенная лекция о значимости установления сбалансированной политики в сфере труда и социальных отношений. Также об управлении предприятием, которое базируется на обоснованном применении руководителями управленческих технологий.

1.5. Оценка эффективности управления.

Управленческая технология - это искусство, мастерство и умение осуществлять управленческое для достижения поставленных целей. Управление включает совокупность:

методов и средств сбора и обработки информации, приемов эффективного воздействия на работников, принципов, законов и закономерностей организации и управления, систем контроля.

Существует четыре группы функций управления. Активизирующие направлены на реализацию текущих программ, тормозящие - это дань старым подходам и традициям (они, кстати, играют важную позитивную роль), потенциальные направлены на реализацию стратегических программ, нейтральные - это функции, влияние которых на процесс производства и управления минимален, они важны с социальной стороны производства. Все эти группы функций должны присутствовать в общем наборе функций грамотного руководителя. Но на практике, они активно сокращают тормозящие, нейтральные, а иногда и потенциальные функции, оставляя в основном активизирующие. Но парадокс заключается в том, что оставленный набор активизирующих функций начинает со временем распределяться   на   перечисленные   выше  четыре   группы.   От первоначального объема активизирующих функций остается существенно меньше, что может обернуться серьезной дестабилизацией в работе предприятия.

К современным руководителям относят лиц с «индивидуальным подхо­дом», помогающим подчиненным учиться на собственном опыте и поддержи­вающих в сотрудниках дух предпринимательства и творчества. Такие руководи­тели успешно решают основные проблемы человеческих отношений, к кото­рым принято относить: умение реагировать на не предсказуемые реакции под­чиненных; преодоление информационного «голода» в коллективе; четкую фор­мулировку требований к сотрудникам; установление с ними надежной обратной связи; способность отделить «зерна от плевел», поскольку люди не всегда пра­вильно интерпретируют события и не всегда говорят то, о чем думают.

Они ставят перед собой задачу дать людям возможность достаточно зарабатывать, чувствовать удовлетворение от своего труда, участвовать в управление предприятием, создавать условия для самостоятельного решения проблем. В этом уважении к личности человека проявляется высшая суть гума­низма менеджмента.

Руководитель не должен стремится ужиться с каждым. Это нужно в от­ношении действительно ценных, нравственно зрелых людей. Но объективным в отношении каждого руководитель должен быть обязательно. Современный руководитель выступает в нескольких ипостасях:

1. Это управляющий, облеченный властью. Руководящий коллективом.

2. Это лидер, способный вести за собой подчиненных, используя свой авторитет, высокий профессионализм, положительные эмоции.

3. Это дипломат, устанавливающий контакты с партнерами и властями, успешно преодолевающий внутренние и внешние конфликты.

4. Это воспитатель, обладающий высокими нравственными качествами, способный создать коллектив и направляющий его развитие в нужное русло.

5. Это - инноватор, понимающий роль науки в современных условиях, умеющий оценить и без промедления внедрять в производство то или иное изобретение.

6. Это просто человек, обладающий высокими знаниями и способно­стями, уровнем культуры, честностью, решительностью характера и в то же время рассудительностью, способностью быть образцом во всех отношениях.

И в заключении мне было объяснено, что на время прохождении практики я буду являться лицом компании. Я должна уметь применять все описанные функции, конечно же с помощью непосредственных руководителей.

 

Глава 2. Взаимодействия предприятия с внешней средой.

Хозяйственные правоотношения.

Любая коммерческая организация существуют в окружении, в среде, состоящей из множества элементов: рынок, с его предложениями и запросами, правительство с его налоговыми и законодательными требованиями, заказчики, по отношению к которым организация имеет свои обязательства, меняющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню исполнителей, возрастающие запросы наемных работников, деятельность конкурентов, последствия экономических кризисов и т.п. Среда влияет на организацию и накладывает свои требования.

Успех любого предприятия зависит от удачного выбора сферы, правильного определения стратегии и умелой тактики деятельности. Каждый предприниматель должен найти себя в хозяйственном пространстве-времени, найти свою хозяйственную нишу.

        Однако, существуют препятствия, которые в той или иной форме возникают на пути:  ненадежный сбыт, или социально-политическая неустойчивость в стране, инфляционные процессы и прочее.

В условиях административно-командной экономики хозяйственной деятельность предприятий торговли  сводилось выполнения централизованно установленных им заданий. Правовое регулирование  организации хозяйственных деятельности представляло собой развитую систему норм, в которую вводились те или иные критерии  достижения поставленных предприятием плановых задач, выполнение договорных обязательств, и с уровнем этих показателей связывалось формирование поощрительных фондов, премирование отраслей, подотраслей, объединений, предприятий и их подразделений. На разных этапах периода 60-х - 80-х годов менялись отдельные блоки этой системы, совершенствовались методы в зависимости от задач, выдвигавшихся в каждом пятилетии и даже по годам пятилеток. Тем не менее сущность хозяйственных связей неизменно состояла в определении степени выполнения плановых директив. Проблема  решения правовых вопросов организации хозяйственных связей состояла только в том, чтобы подобрать наиболее совершенную методологию в определенной отрасли,  подотрасли , конкретного звена народного хозяйства.

Преобразования , происходящие в течении последних 14 лет  поставили во главу взаимную  экономическую  заинтересованность  и ответственность сторон, хотя расценки на отдельные виды капитального строительства остались на уровне 1984 года и пересчитываются при помощи коэффициентов.

Хозяйственные связи, устанавливающие юридически обязательные правоотношения  участников, возникают из  заключенных  ими  договоров либо по другим основаниям,  предусмотренным законом. Иначе говоря, основаниями возникновения  хозяйственных связей являются различные  юридические факты, среди  которых  главное  место   занимают  договоры строительных подрядов, которые я уже упоминала и перечень их имеется в приложении № 2. 

   Заключение.

Выводы.

Финансовая  неустойчивость  часто  объясняется  недостатком собственных оборотных средств. Она зависит от величины собственных средств, особенно прибыли, а именно от коммерческих результатов деятельности акционерных обществ, а также стоимости его активного имущества, меняющегося от колебания цен на материальные ресурсы. Следовательно, в бухгалтерском балансе усиливается значение правильности выбора метода количественной оценки имущества. В России применяют оценку имущества   по первоначальной стоимости за вычетом износа, что не позволяет учесть инфляцию и реальную рыночную стоимость активов на дату составления баланса.

Об устойчивости финансового состояния предприятия можно судить прежде всего по соотношению между доходами и расходами. Превышение доходов над расходами, выполнение и перевыполнение плана прибыли обеспечивают устойчивость финансового положения. Тогда предприятие будет иметь возможность своевременно осуществлять капитальные вложения, финансировать прирост норматива собственных оборотных средств, образовывать фонды экономического стимулирования, выполнять обязательства перед своими кредиторами.

Поступление выручки от реализации продукции во многом зависит от порядка расчетов между поставщиком и потребителем. Формы этих расчетов устанавливаются в договорах и контрактах. При безналичных расчетах отгрузка и оплата товаров не совпадают во времени, что приводит к появлению дебиторской или кредиторской задолженности, т.е. от формы расчетов зависит скорость оборота денежных средств. Под влиянием трудностей связанных со структурными изменениями в экономике страны, предприятие не рискует брать кредиты в коммерческих  банках, тем самым снижая размеры оборотного капитала.

Длительный спад промышленного производства, деформация его структуры, инфляция определили финансовое положение предприятий:

постоянное снижение результативности их работы - прибыльности и рентабельности.

 

Рекомендации.

На основе изученных материалов о деятельности можно предложить проводить следующие мероприятия:

 Пополнять источники собственных средств необходимо в основном за счет  повышения общей рентабельности производства, рентабельности реализуемой продукции и рентабельности ресурсов, а также балансовой прибыли в целом и той ее части, которая направляется на пополнение источников собственных средств в виде отчислений в резервный капитал и фонды, фондов накопления и остатка нераспределенной прибыли.

Функционируя в условиях рынка, ООО "Строительная Компания ДЛКМ" перешло к более широкому использованию рыночных методов регулирования своей деловой активности. Имеющиеся трудности в бюджетной, денежно-кредитной и платежно-расчетной сферах оказывают влияние на составление и организацию финансов предприятия.

      Также,  для   улучшения   финансового   состояния   можно порекомендовать такие меры, как инвентаризация активов предприятия и освобождение их от "балласта" неликвидов и залежалых запасов, ускорение расчетов с покупателями и заказчиками, необходимость ориентации на возможно большее количество покупателей с целью уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями, договоренность с кредиторами об отсрочке части платежей и другие мероприятия.