Перебування іноземних делегацій в Білорус

Перебування іноземних делегацій в Білорус

17

До нас їде... делегація, або Про те, хто гірше за татарина

Один з семінарів столичної бізнес-школи, який мені вдалося відвідати цього року, був присвяченому правильному складанню програми перебування іноземних делегацій. Перш ніж перейти до розгляду конкретних інструментів планування зустрічей "на вищому рівні", тренер поцікавився у групи: "Яке питання в першу чергу приходить вам в голову, коли ви взнаєте, що до вас скоро приїжджають партнери або іноземні гості?" Одна із слухачок семінару боязко відповіла і одночасно запитала: "Навіщо?" Другим по популярності було питання чи "Надовго?", в зв'язку, з чим всі присутні зразу ж пригадали сакраментальний анекдот про тещу. Нагадаю: теща роздягається в передпокої, чемний зять приймає її пальто. Чи "надовго ви до нас, мама?" - "Так поки не набридну, зять!" - "Що, навіть чаю не поп'єте?!" Оскільки ж за всіма правилами, без грубих порушень протоколу, витримати цю "нашестю", яка чомусь в інформаційному листі про приїзд цих чудових людей була названа "дружнім візитом"?

Підготовка програми перебування і організація прийому представників іноземних держав грунтуються на дотриманні положень протокольної практики і її особливостей, витікаючих з національних традицій і культури Білорусі. Слово "протокол" означало у візантійській дипломатії першу частину складеного в урочистих виразах документа, в якому перераховувався склад учасників переговорів. В даний час протокол надає собою зведення правил, відповідно до яких регулюється порядок різних церемоній, форми одягу, офіційного листування і т.д.

Будь-яке порушення цих правил створить труднощі для сторони, що припустилася порушення, оскільки вона повинна буде принести вибачення і знайти спосіб виправити помилку.

Протокол допомагає створити дружню і невимушену обстановку на зустрічах, переговорах, прийомах, що сприяє взаєморозумінню і досягненню бажаних результатів. Неправильно розсаджені гості на прийомі, не по етикету одягнені учасники переговорів - кожна з цих і багатьох інших "дрібниць" здатна гальмувати, охолоджувати, а іноді і погіршувати відносини між партнерами і перешкоджати їх подальшому позитивному розвитку. І навпаки, саме протокол сприяє успішному рішенню ділових питань.

Порядок в'їзду, виїзду і перебування представників іноземних держав в Білорусі

При запрошенні іноземного ділового партнера до Білорусі виникає ряд питань, які необхідно вирішувати швидко і юридично грамотно. До таких відносяться наступні:

як правильно оформити запрошення?

як отримати візу на в'їзд в країну?

як реєструвати прибулих?

як скласти програму перебування?

Оформлення запрошення

Іноземці можуть в'їжджати в нашу країну тільки за наявності в'їзних віз. Підставою для отримання зарубіжним партнерам візи на в'їзд в країну є запрошення приймаючої сторони. Переважна більшість іноземних партнерів прибуває до Білорусі по ділових однократних в'їзних візах, що дають право один раз в'їхати в країну, знаходитися на її території протягом вказаного у візі терміну і виїхати назад. Ділова віза видається на строк до 90 днів, а якщо вона не була використана протягом терміну її дії, то продовженню не підлягає.

Запрошення, необхідне для отримання ділової візи, оформляється на бланку запрошуючої організації з вказівкою реквізитів і реєстраційного номера, підписується керівником і скріпляється друком. Запрошення повинне містити наступну інформацію про партнера:

прізвище і ім'я;

число, місяць і рік народження;

підлога, громадянство, номер паспорта;

посада;

мета поїздки (переговори, виставка, семінари і т.п.);

маршрут проходження;

дату в'їзду і виїзду з країни.

Крім того, в запрошенні указується повне найменування приймаючої організації, прізвище і посада запрошення, що підписало, а також перераховуються її зобов'язання по забезпеченню дотримання правил перебування і реєстрації на території Республіки Білорусь запрошеними іноземними громадянами.

Запрошення може бути адресовано як безпосередньо запрошуваній особі, так і консульській установі Республіки Білорусь і прямує у вигляді листа або передається факсом. Рішення про видачу однократної ділової візи консульськими установами ухвалюється в строк до 5 робочих днів з моменту подачі візової заявки. Як виняток візи можуть бути виданий іноземним громадянам в міжнародних пунктах пропуску через Державну межу Республіки Білорусь (єдиним таким пунктом в Білорусі поки є консульський пункт в аеропорту "Мінськ-2"), а також в консульському управлінні МЗС Білорусі. Цей порядок розповсюджується, як правило, на іноземних громадян, що прибувають з країн, де відсутні консульські установи Республіки Білорусь. В цьому випадку приймається тільки оригінал запрошення.

В'їзд в Республіку Білорусь і виїзд іноземних громадян назад дозволяється по дійсних паспортах або замінюючим їх документах за наявності віз, якщо інший порядок не встановлений відповідними угодами Республіки Білорусь з іноземними державами.

У ряді випадків двосторонніми міждержавними угодами передбачається безвізовий в'їзд в нашу країну.

Для продовження візи запрошуюча організація не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну дії візи повинна звернутися в підрозділ паспортно-візової служби МВС (ОВІР) за місцем проживання з мотивованою заявою.

Реєстрація

Приймаюча сторона зобов'язана протягом 3-х діб, виключаючи святкові і вихідні дні, поклопотатися про реєстрацію паспортів іноземних громадян в органах внутрішніх справ, що дають право проживання перебування на підставі письмового обігу приймаючої організації. За реєстрацію і продовження терміну реєстрації (після продовження органами внутрішніх справ терміну дії візи) утримується державне мито.

За умови мешкання іноземних громадян в готелі паспорта реєструються адміністрацією готелів. Від реєстрації звільняються:

особи, прибулі на строк до 3 діб, не рахуючи святкових і вихідних днів;

обличчя, паспорти ООН, що мають, і члени їх сімей;

члени делегацій, що прибувають до нашої країни на запрошення Президента, Національного збору і Кабінету Міністрів Республіки Білорусь. Співробітники іноземних дипломатичних представництв, консульських установ, представництв міжнародних організацій проходять реєстрацію в МЗС.

Програма перебування

До приїзду зарубіжних партнерів звичайно готується дві програми: загальна, призначена для гостей, і докладна (робоча) - для організаторів прийому.

Програма для гостей є розписаним по днях і годиннику графік перебування їх в країні (на білоруській або російській мові і на мові гостей), який вручається їм на початку візиту.

В робочій програмі відображаються всі організаційно-технічні деталі прийому іноземних партнерів. Звичайно вона включає наступні пункти:

зустріч (в аеропорту або на вокзалі) і персональний склад зустрічаючих;

визначення місць живлення;

сприяння в проходженні прикордонного і митного контролю;

отримання і доставку багажу, транспортне забезпечення;

розміщення (а перед цим своєчасне бронювання місць) в готелі або в підготовленому наперед іншому місцепроживання;

роботу перекладачів;

ділова частина (бесіди, переговори і т.п.);

прийоми (сніданки, коктейлі, обіди, вечері);

культурна програма (відвідини театрів, музеїв і ін);

проводи.

По кожному пункту указується відповідальний виконавець.

Програма для гостей і приймаючої сторони розробляються на всі дні візиту. В програмі кожного дня слід залишати вільне для особистих справ гостей.

Зразок робочої програми перебування іноземних партнерів:

Затверджую

Генеральний директор

___________________

(підпис)

"___" _______ 2004 р.

Програма

перебування німецької делегації в кількості 3 чоловік, що прибувають в ОДО "Караван історій" для вирішення питань по взаємній співпраці.

Склад делегації:

Герман фон Берг - президент фірми "ННН"

Фріц Вольф - керівник відділу закупівель

Хельга Редігер - менеджер

Прибуття 27 листопаду 2004 р.

Убування - 29 листопаду 2004 р.

Відповідальний за прийом делегації - начальник відділу маркетингу Лазарчик Олександр Петрович (тел. робочий ________________, мобільний _________________).

Дата	Час	Заходи	Відповідальні особи
27.11 28.11 29.11	9.00 10.30 11.30 12.00 - 14.00 14.00 - 15.00 15.00 - 17.00 17.00 - 21.00 10.00 - 14.00 15.00 - 16.00 16.00 - 19.00 21.00 - 23.00 10.00	Зустріч в аеропорту "Мінськ-2" Розміщення в готелі "Планета" Уточнення програми перебування Урочистий прийом на честь приїзду гостей. Початкова стадія переговорів Обід в ресторані (назва) Продовження переговорів Вільний час: відвідини театру (назва) Продовження переговорів Підписання угоди про співпрацю Вільний час: екскурсія (прогулянка) по місту Урочиста вечеря в ресторані "Раковській бровар" Від'їзд з готелю "Планета" і проводи в аеропорту "Мінськ-2"	Лазарчук А.П. Лазарчук А.П. Петров И.И. Макаров П.И. Левченко С.Н. Савичев В.И. Калинина А.П. Тарасова В.П. Васькова А.Н. Макаров П.И. Веремева Н.Н. Завьялов И.А. Лазарчук А.П.

Страницы: 1, 2, 3