Требования к оформлению кадровых документов
Требования к оформлению кадровых документов
СОДЕРЖАНИЕ
ПОНяТИЕ И ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 3
Трудовые контракты 5
Приказы по личному составу 8
Трудовые книжки 11
Личные карточки 13
Личные дела 15
Литература 21
Понятие и виды кадровых документов
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой
деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному
составу, персоналу). К таким документам относятся:
> трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
> приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе
сотрудника);
> трудовые книжки;
> личные карточки формы Т-2;
> личные дела;
> лицевые счета по заработной плате.
Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением
документов по следующей схеме:
| | |Трудовой контракт (договор) с работником | | |
| | | | | |
| | |Приказ о приеме на работу | | |
| | | | | |
|Запись в трудовой | |Личная карточка | |Лицевой счет по |
|книжке | |ф.Т-2и/или личное дело | |заработной плате |
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия
с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания
контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На оснований приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2
(или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где
поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится
лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производиться по следующей схеме:
| | |Заявление работника об увольнении | | |
| | | | | |
| | |Приказ об увольнении | | |
| | | | | |
|Запись в трудовой книжке | |Запись в личной карточке |
| | |ф.Т-2и/или личном деле |
Заявление об увольнении, работник пишет за две недели до
предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на
согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фирмы издает
приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается
запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов
поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа
производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок
оформления документов осуществляется по следующей схеме:
| | |Приказ по л/с о переводе на другую | | |
| | |должность | | |
| | | | | |
|Запись в трудовой | |Запись в личной карточке| |Запись в лицевом |
|книжке | |ф.Т-2 и/или личном деле | |счете по заработной|
| | | | |плате |
Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе
сотрудника на другую должность, на основании которого делается
соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в
личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в
бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее
изменение в лицевом счете по заработной плате.
Трудовые контракты
Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согласие сторон об
установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового
контракта, являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).
В соответствии со статьей 18 КЗОТ, РФ трудовой контракт должен
заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает
гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим
условиям труда.
При заключении контракта, рекомендуется указывать следующие основные
условия:
> место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его
адрес);
> конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной
профессии или должности, которую должен выполнять работник;
> дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой
контракт;
> оплату труда;
> обязанности, предприятия по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие
обязательства сторон. К их числу можно отнести:
> испытательный срок;
> совмещение профессий (должностей);
> повышение квалификации;
> дополнительный отпуск и др.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется
на следующие категории работающих:
> на постоянных работников;
> на временных работников;
> работающих на основном месте работы;
> работающих но совместительству.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии
с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка
на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную
руководством предприятия.
Согласно КЗОТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на
неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время
выполнения определенной работы.
В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника,
различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера:
за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой
вклад и др.
По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в
отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей
нормой, предусмотренной в организации.
Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений,
например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам
работы за год и т. п.
При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по
согласованию сторон следующие условия:
> основания увольнения работника;
> дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
> введение для работников полной материальной ответственности, кроме
случаев, предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем
и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на
предприятии, второй — у работника.
Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников
предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения
личных дел (75 лет). Если личные дела не заводятся, контракты формируются в
отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся
75 лет - "В", если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному
составу, и - 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.
Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод
сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не
исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу
(статья 18 КЗОТ РФ).
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют
самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, №2 л/с...).
Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для
внутренних документов.
Реквизит "заголовок к тексту" приказа по личному составу может быть
оформлен следующим образом: "О приеме на работу Зотова А.В.", "Об
увольнении Гудкова Л.И.", "Об изменении штатов АО" (если приказ касается
приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В
первой части приказа могут быть указаны причины его издания/например, факты
нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая
часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами:
"НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", которые печатаются от границы левого
поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника
(прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок
Страницы: 1, 2
