Синхронизация информационных и производственных потоков
на рынке ценных бумаг, осуществляется при помощи вспомогательных
подразделений (бухгалтерия, касса, отдел исполнения операций)
2. Обеспечение деятельности основных производственных подразделений,
связанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечивающими
подразделениями (техническая служба, хозяйственная служба, канцелярия,
курьерская служба, служба связи)
3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие
подразделения под непосредственным контролем руководства фирмы.
4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть
санкционирован руководством фирмы.
Схема внешнего документооборота компании ХХХ
Принципы построения внешнего документооборота компании ХХХ
1. Все документы, требующие официального ответа, проходят регистрацию у
менеджеров фирмы.
2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков исполнения
различными подразделениями, производится руководством фирмы.
3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки
производится менеджерами.
4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подпись
руководством в установленном порядке.
5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менеджеров
фирмы.
6. На подпись руководству фирмы документы передаются через административный
отдел.
Внутренний документооборот.
Виды документов внутрифирменного использования.
1. Приказ.
2. Служебная записка.
3. Заявка на командировку.
4. Командировочное удостоверение.
5. Заявление.
6. Договор подряда.
7. Расписка.
8. Заявление-обязательство.
9. Меморандум.
10. Запись беседы.
Распорядок дня
Официальное рабочее время
1. Начало рабочего дня 9.00
2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45
3. Окончание рабочего дня 18.00
4. Выходные дни - суббота и воскресенье
В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие чего
сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не
выполнены запланированные на день работа или задание
если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни,
сотрудники привлекаются к работе к выходные дни
обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пределами
официального времени и в выходные дни
Основные виды служебной деятельности
1. Работа с документами
2. Организация и/или проведение встреч и бесед
3. Телефонные переговоры
Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров
1. Прямое указание начальника
2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями
3. Предложения клиентов или партнеров.
Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки
служебных обязанностей, по личной инициативе запрещается.
Защита коммерческой тайны в компании ХХХ
Коммерческая тайна
Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действительную или
потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации
принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут
составлять коммерческую тайну, определяется законами или другими правовыми
актами. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну,
определяется предпринимателем. Разглашение, передача или утечка информации,
составляющей коммерческую тайну, влечет дисциплинарную, гражданско-правовую
ответственность, в том числе обязанность возместить убытки.
Банковская тайна
1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операций
по счету и сведений о клиенте.
2. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только
самим клиентам или их представителем.
3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральный
Банк России, кредитные и аудиторские организации.
4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к
ответственности в форме возмещения убытков.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.
1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов.
2. Регламенты работы с финансовыми инструментами.
3. Подробная структурная схема подразделений и их взаимосвязи.
4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами.
5. Остатки на расчетных счетах фирмы.
5. Текущие лимиты, графики прихода и расхода денежных средств, обороты
компании.
Различные подразделения используют в своей работе различные
технологии.
Административный отдел пользуется текстовыми редакторами, в основном Word
6.0. для Windows и графическими редакторами типа Chartist, которые
позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц
и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel
или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остается только
техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и
выводу его на печать.
Канцелярия использует электронную систему учета документации, разработанную
нашими программистами специально с учетом особенностей работы
инвестиционной группы.
Телефонисты: при помощи телефонной сети Компании возможно переключение
любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.
Факс и модем используются для передачи информации по сетям нашим
контрагентам, для получения от них необходимой нам информации а также для
пополнения баз данных, используемых в Компании.
Брокерские подразделения используют особый вид программного обеспечения -
систему электронных торгов “РТС-1” и “РТС-2”. Она позволяет выставлять свои
котировки на корпоративные бумаги, полностью владеть информацией о
котировках всех участников рынка и совершать сделки в режиме on line,
набирая параметры сделки и контрагента на компьютере. Эта информация
передается с помощью модема в центр РТС и также транслируется на остальных
участников рынка в считанные секунды. Эта программа произвела революцию на
рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пользователями являются все
крупнейшие инвестиционные компании и банки не только РФ, но и Запада,
работающие на нашем рынке корпоративных бумаг, ее котировками пользуются
западные инвесторы при работе с ценными бумагами российских эмитентов.
Также используется система Российский фондовый рынок AK&M net, она на
работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи
ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для
информации о котировках, ее информация является достаточным оправданием при
работе с налоговой инспекцией. Также эта система дает подробную информацию
об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом
эмитенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую
информацию, представляющую интерес для участников рынка.
Расчетный отдел (наше законодательство не предусматривает только
электронную форму совершения сделки, ему необходимы договорные отношения
между ее участниками) back office использует собственную программу учета,
разработанную нашими программистами и позволяющую учитывать совершенные
управлением торговых операций сделки, их прохождение в части платежей и
перерегистрации прав собственности на бумаги.
Юридическое управление использует в своей работе справочно-правовые системы
Гарант, Консультант Плюс и Эталон. При помощи их мы всегда в курсе
последних изменений законодательной базы, всегда возможно найти любой
законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать
информацию по интересующему вас вопросу или понятию. Это значительно
облегчает работу юристов при аудите финансовых схем.
Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета Abacus,
специально адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них
предусмотрены законодательством особые условия). Наша инвестиционная группа
ведет активную деятельность на своем рынке, объемы перерабатываемой
информации огромны, между тем каждый финансовый документ должен найти свое
отражение в бухгалтерском учете. При бумажном ведении бухгалтерского учета
это было бы невозможно, а при помощи Abacus несколько бухгалтеров в
состоянии одновременно изменять информацию каждый по своему направлению и
давать главному бухгалтеру информацию о состоянии Компании в режиме on
line, что необходимо при принятии любых управленческих решений.
Кадровое управление - электронная система учета кадров, позволяющая
отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями
законодательства.
Аналитический отдел - пример на схеме
Схема организации информационных потоков в аналитическом отделе
Как мне кажется, максимальное использование передовых технологий
хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им
использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность
Компании работать в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не
отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.
-----------------------
Генеральный директор
касса
back
office
депозитарный
отдел
отдел гос. ценных бумаг
брокерский
отдел
отдел клиентских счетов
отдел
маркетинга
аналитический
отдел
отдел исполнения операций
отдел управления активами
технический
отдел
хозяйственный отдел
административный отдел
группа
корр. отношений
отдел долговых ценных бумаг
отдел корпоративных ценных бумаг
дилинговое
управление
зам директора
зам директора
зам директора
бухгалтерия
зам директора
зам директора
Дилерские
подразделения
Подразделения гос. ценных
бумаг
Брокерские
подразделения
Подразделения управления
активами
Обеспечивающие
подразделения
Бухгалтерия Отдел исполнения операций Касса
Руководство
Техническая служба
Хозяйственная служба
Транспортная служба
Служба связи
Канцелярия
Курьерская служба
Менеджеры
прием, регистрация и рассылка
входящих и исходящих
документов
входящие документы
Подразделения гос. ценных
бумаг
Брокерские
подразделения
Подразделения управления
активами
Дилерские
подразделения
исходящие документы
Руководство
АКМ, RBC
АКМ
д
р
у
г
и
е
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
АКМ
Электронная почта
Сервер
ПК1
получение,
поддержание,
обновление
Рез-ты торгов
Электронные версии газет
База
данных
Регулярные отчеты
Электронные версии газет
Интерфакс
Информация из Internet
ПК5
переводы
иностранных
материалов
Информация из Internet
Справочники, каталоги и др
БД на бумажных носителях
Книги, газеты в печатном виде
Информация в печатном виде
Рез-ты торгов РТС-1, РТС-2
RBC котировки
Рез-ты торгов РТС-1, РТС-2
Электронные версии газет
RBC котировки
ПК3
обработка и поддержка
базы данных
ПК2
регистрация, обработка,
сканирование
ПК4
подписка, получение, выдача информации, поиск в Internet
