Методические рекомендации по работе бэк-офиса
4. Подписание договора и передаточного распоряжения.
5. Передача необходимых для перерегистрации документов.
6. Регистрация сделки в инвестиционном институте.
7. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации.
8. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об
оплате.
9. Денежные средства поступили на наш расчетный счет.
10. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации.
Теперь на примере вариантов “Покупка - перерегистрирует контрагент” и
“Продажа - перерегистрируем мы” определим перечень необходимых документов,
с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки.
Покупка - перерегистрирует контрагент
|№ |Содержание |Документы |Примеч.|
|этапа | | | |
|1 |Заключение сделки |Тикет | |
| |торговым отделом. | | |
|2 |Отправка подтверждения |Подтверждение сделки | |
| |сделки. | | |
|3 |Подписание договора и |Договор | |
| |передаточного |Передаточное распоряжение| |
| |распоряжения. | | |
|4 |Передача необходимых для|Доверенность |Если |
| |перерегистрации | |нужна |
| |документов. | |выписка|
|5 |Получение от контрагента|Копия уведомления | |
| |копии документа о |(извещения) о проведении | |
| |перерегистрации. |перерегистрации | |
|6 |Подготовка служебной |Служебная записка | |
| |записки в бухгалтерию об| | |
| |оплате ЦБ. | | |
|7 |Передача контрагенту |Платежное поручение | |
| |факсимильной связью | | |
| |копии документа об | | |
| |оплате. | | |
|8 |Получение от контрагента|Оригинал уведомления | |
| |оригинала документа о |(извещения) о проведении | |
| |перерегистрации. |перерегистрации | |
Продажа - перерегистрируем мы
|№ |Содержание |Документы |Примеч. |
|этапа | | | |
|1 |Заключение сделки |Тикет | |
| |торговым отделом. | | |
|2 |Получение |Подтверждение сделки | |
| |подтверждения сделки. | | |
|3 |Оформление договора и |Договор | |
| |передаточного |Передаточное распоряжение | |
| |распоряжения. | | |
|4 |Подписание договора и |Договор | |
| |передаточного |Передаточное распоряжение | |
| |распоряжения. | | |
|5 |Получение необходимых |Доверенность |Если |
| |для перерегистрации | |нужна |
| |документов. | |выписка |
|6 |Регистрация сделки в |Договор |В |
| |инвестиционном |Передаточное распоряжение |учетном |
| |институте. | |регистре|
|7 |Передача регистратору |Передаточное распоряжение | |
| |необходимых для | | |
| |перерегистрации | | |
| |документов. | | |
|8 |Получение от |Счет-фактура | |
| |регистратора счета на | | |
| |оплату услуг. | | |
|9 |Подготовка служебной |Служебная записка | |
| |записки в бухгалтерию | | |
| |об оплате счета. | | |
|10 |Оплата счета на |Платежное поручение | |
| |перерегистрацию | | |
|11 |Передача регистратору |Платежное поручение | |
| |платежного поручения | | |
| |об оплате услуг. | | |
|12 |Получение от |Уведомления (извещения) о | |
| |регистратора документа|проведении перерегистрации| |
| |о перерегистрации ЦБ. | | |
|13 |Передача контрагенту |Копия уведомления | |
| |копии документа о |(извещения) о проведении | |
| |перерегистрации. |перерегистрации | |
|14 |Получение от |Копия платежного поручения| |
| |контрагента | | |
| |факсимильной связью | | |
| |копии документа об | | |
| |оплате. | | |
|15 |Денежные средства |Выписка о движении | |
| |поступили на наш |денежных средств по счету | |
| |расчетный счет. | | |
При проведении операций с ценными бумагами в рамках договора с
клиентом на оказание посреднических услуг процесс исполнения поручения
клиента включает в общем случае дополнительно к перечисленному следующие
этапы:
1. Заключение договора на оказание посреднических услуг.
2. Получение от клиента поручения на сделку.
3. Подтверждение о принятии поручения на сделку.
4. Передача трейдеру распорядительной записки на заключение сделки.
5. Заключение сделки.
6. Сообщение клиенту о заключении сделки.
7. Подтверждение клиентом получения сообщения о заключении сделки.
8. Исполнение сделки по поручению клиента.
9. Отчет клиенту об исполнении поручения с приложением копий
документов, подтверждающих расходы по исполнению поручения.
10. Подтверждение клиентом целесообразности расходов по исполнению
поручения.
11. Выставление клиенту счета-фактуры на вознаграждение за оказанные
услуги.
12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии и движении денежных
средств и ценных бумаг.
Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или иным
этапом зависят от характера клиента (физическое, юридическое лицо,
предприниматель, резидент или нерезидент), от места учета прав по ценным
бумагам, принадлежащим клиенту, от условий исполнения обязательств по
договору на оказание посреднических услуг и т.п.
Таким образом, из вышеизложенного видно, что в процессе своей работы
бэк-офис сталкивается с большим объемом документов, которые в обязательном
порядке необходимо систематизировать для того, чтобы своевременно находить
нужный документ, сданный в архив.
Все документы (копии документов), проходящие по сделке целесообразно
формировать в «дело» под номером, соответствующим номеру договора. «Дело»
подкалывать в папку, содержащую опись находящихся в ней дел, и
поименованную в соответствии с принятой в компании систематизацией ( по
эмитентам, по видам сделок и т.п.)
«Дела» клиентов целесообразно формировать по договорам на оказание
посреднических услуг с приложением к каждому поручению клиента
документов по его исполнению и соответствующей отчетности.
В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров,
обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами, взаимодействует со
множеством других (помимо клиентов и контрагентов) сторонних организаций
(регистраторы, депозитарии, клиринговые компании и др.). В процессе
взаимодействия между ними происходит обмен документами, не связанными
непосредственно с исполнением сделки, а необходимыми для проведения
соответствующих сверок, для составления необходимой отчетности и т.п.
Документы по взаимодействию со сторонними организациями также целесообразно
формировать в «дела».
Как уже отмечалось, конкретная организационная структура бэк-офиса
компании определяется содержанием и объемом проводимых операций. Исходя из
анализа процесса исполнения и учета сделок, можно выделить следующие
основные участки, связанные с исполнением этапов сделок:
участок, занятый оформлением договоров,
участок, обеспечивающий перерегистрацию прав по ЦБ,
участок, обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций, связанных
с исполнением сделок,
участок, обеспечивающий контроль за исполнением обязательств по договорам,
отслеживающий расходы и доходы по операциям с ценными бумагами и
формирующий отчетность о состоянии собственного портфеля компании и
денежных средств, выделенных на его формирование.
При оказании компанией посреднических услуг необходим участок,
отслеживающий исполнение посреднических договоров и формирующий отчетность
о состоянии денежных средств и портфелей клиентов.
Информация об этапах формирования соответствующих документов, о
реквизитах полученных и сформированных документов, а также об этапах
исполнения обязательств по операциям с ценными бумагами и по договорам на
оказание посреднических услуг, отражается во внутреннем учете на каждом
участке по мере прохождения через участок первичных документов и исполнения
соответствующих этапов. Информация накапливается и систематизируется в
учетных регистрах, на основании которых проводится контроль и формируется
соответствующая отчетность.
Страницы: 1, 2
